-
Company
-
Sectors
-
IT solutionsIT solutions
-
Cybersecurity
-
IT infrastructure
- Apollo ECI
- Data Center
- ECI Telecom
- Neptune ECI
- LAN and WiFi network systems
- Hosting services
- Backup systems
- OT network systems
- IT consulting
- Servers, arrays, networks
- Outsourcing services
- Guaranteed power supply systems
- Low-current installations
- Computer and printing equipment
- Service contracts
- Cloud services
- Virtualization
-
ERP and BI systems
-
Systems for production
-
Warehouse management systems (WMS)
-
Personnel and HR systems
-
Systems for universities
- University Study Management System
- Teta EDU
- Student e-file
- Online Candidate Registration
- OPTiDrop App
- Student Extranet
- Electronic Attendance List
- System of Academic Career Offices
- Electronic Room Reservation System
- OPTicamp academic teacher electronic ID card
- OPTicamp electronic PhD student ID card
- OPTicamp electronic student ID
-
Workflow and applications
-
CMS system and websites
-
Chatbots
-
Web platforms and applications
-
Other technologies
-
-
Knowledge
-
Contact
Transformacja cyfrowa w fakturowaniu. KSeF jako nowy standard w obrocie gospodarczym
KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur to ogólnokrajowy system informatyczny, którego celem jest usprawnienie obiegu faktur elektronicznych, zwiększenie bezpieczeństwa transakcji oraz ułatwienie rozliczeń podatkowych zarówno dla małych i dużych przedsiębiorców, jak i administracji. Już w 2026 roku jego stosowanie ma stać się nie tylko standardem, ale też wymogiem, do którego będzie musiał stosować się każdy podatnik prowadzący działalność gospodarczą lub mający siedzibę firmy w Polsce.
Zgodnie z założeniem Krajowy System e-Faktur ma ujednolicić sposób rozliczania dokumentów księgowych między podmiotami gospodarczymi i ułatwić związaną z tym komunikację firm z instytucjami skarbowymi.
Co to jest i jak działa KSeF?
Krajowy System e-Faktur jest rozwiązaniem informatycznym umożliwiającym wystawianie, wysyłanie oraz odbieranie faktur drogą elektroniczną. Każda z nich ma postać faktury ustrukturyzowanej, czyli zapisanej w formacie XML, zgodnie ze wzorem określonym przez Ministerstwo Finansów. Kluczowym założeniem KSeF jest uszczelnienie systemu podatkowego oraz wzmocnienie kontroli nad obiegiem dokumentów. Stanie się to możliwe, ponieważ FV zaraz po wystawieniu otrzymuje numer identyfikacyjny i pojawia się w centralnym rejestrze, co zapewnia natychmiastowy dostęp do danych zarówno nabywcom, jak i administracji skarbowej. Cały proces ma zwiększyć bezpieczeństwo obrotu gospodarczego, uprościć obowiązki administracyjne oraz przyspieszyć obieg dokumentów między firmami a fiskusem.
Jakie są różnice między fakturą ustrukturyzowaną a tradycyjną e-fakturą?
Faktura ustrukturyzowana stanowi specyficzną formę faktury elektronicznej. Jest zapisana w formacie XML, a cała jej struktura oraz zawartość są ściśle ustandaryzowane - zgodnie z wytycznymi Ministerstwa Finansów. Dzięki temu możliwe jest automatyczne przetwarzanie dokumentu przez systemy informatyczne, wyeliminowanie konieczności ręcznego wprowadzania danych i zminimalizowanie ryzyka błędów. W przeciwieństwie do faktury ustandaryzowanej, tradycyjna faktura elektroniczna nie posiada jednolitej struktury. Zapisuje się ją najczęściej w formacie PDF, co z kolei może utrudniać jej automatyczną analizę i integrację z systemami księgowymi czy podatkowymi.
Kto musi korzystać z KSeF i czy jest to obowiązkowe?
System KSeF jest dostępny od 2022 roku jednak dotychczas jego stosowanie nie było obowiązkowe. Już w 2026 roku ma się to zmienić, co w praktyce sprawi, że każda e-faktura wystawiana przez przedsiębiorcę działającego w Polsce będzie trafiała do odbiorcy poprzez KSeF. Nie ma znaczenia, czy będzie on aktywnym płatnikiem VAT, czy będzie z niego zwolniony. Przepisy przewidują jedynie 5 wyjątków, w których obowiązek e-fakturowania nie będzie miał zastosowania. Dotyczą one:
- Podatników prowadzących działalność poza Polską, którzy nie posiadają tutaj siedziby ani stałego miejsca prowadzenia działalności.
- Podatników mających stałe miejsce działalności w Polsce, lecz realizujących dostawę towarów lub usług, które mają miejsce poza granicami kraju.
- Faktur dokumentujących sprzedaż rozliczaną w ramach unijnych procedur specjalnych OSS i IOSS.
- Faktur wystawianych dla konsumentów końcowych oraz rolników ryczałtowych.
- Faktur w wersji uproszczonej.
W kwietniu 2025 roku Ministerstwo Finansów poinformowało o wprowadzeniu obowiązku wystawiania faktur elektronicznych dla wszystkich podatników, zarówno czynnych, jak i zwolnionych z VAT. Proces przejścia na e-fakturowanie będzie realizowany w dwóch kluczowych etapach, z możliwością dodatkowego odroczenia dla najmniejszych przedsiębiorców.
- Etap 1 (od 1 lutego 2026) - obejmie dużych przedsiębiorców, których wartość sprzedaży w 2024 roku przekroczyła kwotę 200 mln zł.
- Etap 2 (od 1 kwietnia 2026) – rozszerzy obowiązek e-fakturowania na wszystkie inne firmy, oprócz najmniejszych podatników, którzy mają bardzo małe transakcje (do 450 zł na jedną fakturę i do 10 tys. zł sprzedaży miesięcznie). W tych przypadkach obowiązek korzystania z KSeF zacznie obowiązywać od 1 stycznia 2027 roku.
Jakie korzyści wynikają z korzystania z KSeF?
KSeF to nowoczesne narzędzie, które znacząco usprawnia procesy fakturowania i rozliczeń podatkowych. Jego wdrożenie przynosi szereg korzyści zarówno dla przedsiębiorców, jak i dla administracji skarbowej, wpływając na większą efektywność, bezpieczeństwo i przejrzystość obrotu gospodarczego.
- Możliwość szybszego zwrotu podatku VAT — w ciągu 40 dni zamiast standardowych 60 dni.
- Wyeliminowanie konieczności samodzielnego przechowywania oraz archiwizacji większości faktur.
- Brak potrzeby sporządzania duplikatów faktur, ponieważ dokumenty w KSeF są bezpiecznie przechowywane i dostępne na żądanie.
- Zmniejszenie ryzyka błędów przy wystawianiu faktur dzięki standaryzacji formatu.
- Ułatwiona i zautomatyzowana wymiana faktur elektronicznych między podmiotami gospodarczymi.
- Możliwość automatycznego importu danych z faktur zakupowych do systemów finansowo-księgowych.
- Wprowadzenie jednolitego, obowiązującego formatu faktury.
- Zwolnienie z obowiązku dostarczania faktur (w tym w formacie JPK_FA) podczas kontroli i innych czynności sprawdzających.
- Uszczelnienie systemu podatkowego poprzez domniemanie autentyczności i integralności faktur.
- Gwarancja bezpieczeństwa i nienaruszalności danych przechowywanych w systemie.
- Zwiększenie transparentności i przejrzystości obrotu gospodarczego.
Jak KSeF współpracuje z systemami Comarch?
Krajowy System e-Faktur służy przede wszystkim do automatycznej wymiany faktur o charakterze ustrukturyzowanym. Żeby wystawić fakturę w systemie, przedsiębiorcy będą zmuszeni skorzystać z odpowiedniego oprogramowania finansowo-księgowego, a następnie przesłać dokument do Krajowego Systemu e-Faktur, który podda dokument weryfikacji, sprawdzając jego zgodność z przyjętym standardem. Systemy Comarch zostały wyposażone w dedykowane moduły, umożliwiające ich pełną integrację z Krajowym Systemem e-Faktur.
Przedsiębiorcy korzystający z systemów finansowo-księgowych Comarch ERP (Optima, XL) mogą w prosty sposób generować, wysyłać i odbierać faktury ustrukturyzowane. System automatycznie sprawdza poprawność dokumentów XML, nadaje im unikalne numery w KSeF i na bieżąco aktualizuje statusy – dzięki temu eliminuje błędy i przyspiesza obieg faktur. Moduł e Fakturowania sam archiwizuje dokumenty zgodnie z przepisami, a regularne aktualizacje gwarantują, że wszystko jest zgodne z wytycznymi Ministerstwa Finansów. To rozwiązanie odciąża księgowość i zwiększa przejrzystość rozliczeń.
Podsumowanie
Mobilna aplikacja KSeF, opracowana przez Ministerstwo Finansów, pozwala na kompleksowe zarządzanie fakturami bezpośrednio na smartfonie. Obecnie dostępna bezpłatnie w Google Play i App Store dla użytkowników dobrowolnego KSeF, zostanie wkrótce rozbudowana do wersji 2.0. Dzięki temu dotychczasowe środowisko aplikacyjne pozwoli płynnie przejść do obligatoryjnego e-fakturowania, które wejdzie w życie od 1 lutego 2026 r.
Powiązane artykuły
Polityka prywatności
Klauzula Informacyjna - przetwarzanie danych osobowych w OPTeam S.A.
Ochrona prywatności użytkowników Internetowych serwisów OPTeam SA jest dla nas bardzo ważna.
Niniejsza polityka zawiera informacje dotyczące gromadzonych danych oraz zasad ich przetwarzania i wykorzystywania we wszystkich serwisach www prowadzonych i utrzymywanych przez OPTeam SA. Wykorzystanie i zbieranie informacji o użytkownikach Internetowych serwisów ograniczane jest do niezbędnego minimum wymaganego do świadczenia przez OPTeam SA usług na najwyższym poziomie. Polityka prywatności zawiera informacje na temat narzędzi stosowanych przez OPTeam SA w celu zapewnienia jak największej wygody korzystania z Internetowych serwisów (cookies, logi systemowe) oraz o danych zbieranych przez podmioty zajmujące się analityką serwisów. Polityka określa ponadto w jaki sposób chronimy Twoje dane, jakie prawa Ci przysługują oraz w jaki sposób możesz je wykonywać. Jednocześnie wskazane zostały narzędzia służące do zarządzania wyrażonymi przez Ciebie zgodami.
Jakie dane zbieramy?
OPTeam dokłada wszelkich starań, żeby Internetowe serwisy informacyjne były wygodne w użyciu. Dla zwiększenia wydajności serwisów stosowana jest technologia anonimowych cookies oraz pobierane są dane statystyczne o najczęściej poszukiwanych, za pomocą wyszukiwarki frazach, dzięki czemu aktualizowana jest na bieżąco nawigacja serwisu, żeby wyszukiwanie treści było wygodne i intuicyjne.
Przetwarzamy dane, żeby:
- dopasować prezentowane treści do potrzeb i zainteresowań użytkowników,
- zapewnić bezpieczeństwo usług,
- prezentować informacje o produktach i usługach dopasowane do potrzeb i zainteresowań użytkowników,
- dokonywać pomiarów, które pozwalają udoskonalać oferowane produkty i usługi.
Cookies (ciasteczka).
Serwis nie zbiera w sposób automatyczny żadnych informacji, z wyjątkiem informacji zawartych w plikach cookies.
- Pliki cookies (tzw. "ciasteczka") stanowią dane informatyczne, w szczególności pliki tekstowe, które przechowywane są w urządzeniu końcowym Użytkownika Serwisu i przeznaczone są do korzystania ze stron internetowych Serwisu. Cookies zazwyczaj zawierają nazwę strony internetowej, z której pochodzą, czas przechowywania ich na urządzeniu końcowym oraz unikalny numer.
- Podmiotem zamieszczającym na urządzeniu końcowym Użytkownika Serwisu pliki cookies oraz uzyskującym do nich dostęp jest OPTeam SA, Tajęcina 113, 36-002 Jasionka.
- Pliki cookies wykorzystywane są w celu:
- dostosowania zawartości stron internetowych Serwisu do preferencji Użytkownika oraz optymalizacji korzystania ze stron internetowych; w szczególności pliki te pozwalają rozpoznać urządzenie Użytkownika Serwisu i odpowiednio wyświetlić stronę internetową, dostosowaną do jego indywidualnych potrzeb;
- tworzenia statystyk, które pomagają zrozumieć, w jaki sposób Użytkownicy Serwisu korzystają ze stron internetowych, co umożliwia ulepszanie ich struktury i zawartości
- utrzymanie sesji Użytkownika Serwisu (po zalogowaniu), dzięki której Użytkownik nie musi na każdej podstronie Serwisu ponownie wpisywać loginu i hasła.
- W ramach Serwisu stosowane są dwa zasadnicze rodzaje plików cookies: "sesyjne" (session cookies) oraz "stałe" (persistent cookies). Cookies "sesyjne" są plikami tymczasowymi, które przechowywane są w urządzeniu końcowym Użytkownika do czasu wylogowania, opuszczenia strony internetowej lub wyłączenia oprogramowania (przeglądarki internetowej). "Stałe" pliki cookies przechowywane są w urządzeniu końcowym Użytkownika przez czas określony w parametrach plików cookies lub do czasu ich usunięcia przez Użytkownika.
- W ramach Serwisu stosowane są następujące rodzaje plików cookies:
- "niezbędne" pliki cookies, umożliwiające korzystanie z usług dostępnych w ramach Serwisu, np. uwierzytelniające pliki cookies wykorzystywane do usług wymagających uwierzytelniania w ramach Serwisu;
- pliki cookies służące do zapewnienia bezpieczeństwa, np. wykorzystywane do wykrywania nadużyć w zakresie uwierzytelniania w ramach Serwisu;
- "wydajnościowe" pliki cookies, umożliwiające zbieranie informacji o sposobie korzystania ze stron internetowych Serwisu;
- "funkcjonalne" pliki cookies, umożliwiające "zapamiętanie" wybranych przez Użytkownika ustawień i personalizację interfejsu Użytkownika, np. w zakresie wybranego języka lub regionu, z którego pochodzi Użytkownik, rozmiaru czcionki, wyglądu strony internetowej itp.;
- "reklamowe" pliki cookies, umożliwiające dostarczanie Użytkownikom treści reklamowych bardziej dostosowanych do ich zainteresowań.
- W wielu przypadkach oprogramowanie służące do przeglądania stron internetowych (przeglądarka internetowa) domyślnie dopuszcza przechowywanie plików cookies w urządzeniu końcowym Użytkownika. Użytkownicy Serwisu mogą dokonać w każdym czasie zmiany ustawień dotyczących plików cookies. Ustawienia te mogą zostać zmienione w szczególności w taki sposób, aby blokować automatyczną obsługę plików cookies w ustawieniach przeglądarki internetowej bądź informować o ich każdorazowym zamieszczeniu w urządzeniu Użytkownika Serwisu. Szczegółowe informacje o możliwości i sposobach obsługi plików cookies dostępne są w ustawieniach oprogramowania (przeglądarki internetowej).
- Operator Serwisu informuje, że ograniczenia stosowania plików cookies mogą wpłynąć na niektóre funkcjonalności dostępne na stronach internetowych Serwisu.
- Pliki cookies zamieszczane w urządzeniu końcowym Użytkownika Serwisu i wykorzystywane mogą być również przez współpracujących z operatorem Serwisu reklamodawców oraz partnerów.
- Więcej informacji na temat plików cookies dostępnych jest pod adresem www.wszystkoociasteczkach.pl lub w sekcji "Pomoc" w menu przeglądarki internetowej.
- Strona korzysta z narzędzi analitycznych Google Tag Manager należących do Google LLC, 1600 Amphitheatre Parkway, Mountain View, CA 94043, Stany Zjednoczone, które pozwalają monitorować działania (tzw. zdarzenia) wykonywane przez Ciebie podczas wizyty na Stronie, takie jak np.: kliknięcie w przycisk, przesłanie formularza kontaktowego, pobranie pliku. W tym celu wykorzystywane są pliki cookies Google LLC dotyczące usługi Google Tag Manager. Szczegółowe informacje związane z przetwarzaniem danych przez Google Analytics są udostępnione przez Google na stronie: https://support.google.com/tagmanager/answer/9323295?hl=pl.
- Strona korzysta z narzędzi analitycznych Google Analytics należących do Google LLC, 1600 Amphitheatre Parkway, Mountain View, CA 94043, Stany Zjednoczone, które zbierają informacje na temat Twoich odwiedzin Serwisu, takie jak: wskazanie stron, które wyświetliłeś, czas, jaki spędziłeś na stronie czy przejścia pomiędzy poszczególnymi stronami. W tym celu wykorzystywane są pliki cookies Google LLC dotyczące usługi Google Analytics. Szczegółowe informacje związane z przetwarzaniem danych przez Google Analytics są udostępnione przez Google na stronie: https://support.google.com/analytics/answer/6004245.
- Strona korzysta z narzędzi analitycznych Google Search Console należących do Google LLC, 1600 Amphitheatre Parkway, Mountain View, CA 94043, Stany Zjednoczone, które pomagają monitorować, utrzymywać i rozwiązywać problemy związane z obecnością witryny w wynikach wyszukiwania Google. Szczegółowe informacje związane z przetwarzaniem danych przez Google Search Console są udostępnione przez Google na stronie: https://support.google.com/webmasters/answer/9128668?hl=pl. Wszelkie pozostałe informacje związane z prywatnością i bezpieczeństwem danych gwarantowanych przez Google, można znaleźć pod adresem: https://policies.google.com/privacy?hl=pl.
- Serwis korzysta z narzędzia analitycznego HotJar należącego do HotJar, Level 2, St Julian’s Business Centre 3, Eliza Zmmit Street, St Julian’s ST 1000, Malta, które śledzi Twoje zachowanie podejmowanie w obrębie Serwisu. W tym cellu wykorzystywane sa pliki cookies. Z pomocą HotJar analizowane są zachowania Użytkownika, tj. czas spędzony na poszczególnych stronach, przyciski, w które klika, linki, z których korzysta itp. Więcej informacji odnajdziesz w polityce prywatności HotJar: https://www.hotjar.com/legal/policies/privacy.
- Z narzędzia lead generation Bazo, które identyfikuje ruch na stronie (wizyty na podstronach serwisu). Narzędzie należy do Bazo Sp. z o.o., ul. Bohdana Dobrzańskiego 3, 20-262 Lublin, Regon: 364959893, NIP: 9462661611. Szczegółowe informacje związane z przetwarzaniem danych przez Google Analytics są udostępnione przez Google na stronie: https://bazo.io/pl/polityka-prywatnosci.
- Menadżera Kampanii LinkedIn, systemu reklamowego należacego do Microsoft z siedzibą Redmond, WA 98052-7329 USA. Więcej informacji odnajdziesz w polityce prywatności: https://www.linkedin.com/legal/privacy-policy?trk=homepage-basic_footer-privacy-policy.
- Menadżera Reklam Meta, systemu reklamowego należącego do Facebooka z siedzibą 1 Hacker Way, Menlo Park, CA 94025. Więcej informacji odnajdziesz w polityce prywatności: https://www.facebook.com/privacy/policy/?entry_point=facebook_help_center_ig_data_policy_redirect&locale=pl_PL.
Logi systemów.
Logi systemów, czyli rejestr zdarzeń - utworzony w chronologicznej kolejności zapis informacji o zdarzeniach i działaniach dotyczących strony WWW. Zawierają one takie dane jak adres IP, z którego nastąpiło wejście na daną podstronę, adres tej strony oraz czas połączenia. Logi systemów wykorzystywane są przez OPTeam SA w szczególności w celach statystycznych oraz monitorowania bezpieczeństwa.
Zmiany w polityce ochrony prywatności Internetowych Serwisów Informacyjnych OPTeam.
Na zmiany w Polityce prywatności Internetowych serwisów OPTeam może wpłynąć zmiana technologii internetowej, zmiany powszechnie obowiązujących przepisów prawa, w tym w zakresie ochrony danych osobowych.
Zmiany polityki będą zamieszczane pod adresem http://www.opteam.pl/polityka-prywatnosci.
WŁĄCZANIE / USUWANIE / BLOKOWANIE PLIKÓW COOKIES W INTERNETOWYCH SERWISACH OPTEAM SA.
Internetowe serwisy OPTeam SA korzystają z plików cookies zgodnie z dokonanymi indywidualnie przez Użytkownika ustawieniami przeglądarki internetowej. W wielu przeglądarkach obsługa plików cookies jest domyślnie włączona. Korzystanie z Internetowych serwisów OPTeam SA, bez zmiany ustawień w przeglądarce dotyczących cookies, oznacza potwierdzenie zapoznania się z powyższymi informacjami i akceptację plików cookies. Jeżeli Użytkownik nie akceptuje plików cookies może w dowolnym momencie, w swojej przeglądarce internetowej, zmienić ustawienia lub wyłączyć obsługę plików cookies.
Korzystanie z Internetowych serwisów informacyjnych z włączoną obsługą plików cookies w przeglądarce oznacza, że pliki te zapisane będą w pamięci urządzenia użytkownika.
Więcej informacji na temat plików cookies dostępnych jest w sekcji „Pomoc” w menu przeglądarki internetowej użytkownika lub na poniższych stronach.
- Cookies w przeglądarce Chrome
- Cookies w przeglądarce Firefox
- Cookies w przeglądarce Opera
- Cookies w przeglądarce Safari
- Cookies w przeglądarce Internet Explorer
Użytkownicy, którzy po zapoznaniu się z informacjami dostępnymi w Internetowych serwisach informacyjnych, nie chcą żeby pliki cookies pozostały zachowane w przeglądarce internetowej urządzenia, powinni usunąć je ze swojej przeglądarki po zakończeniu wizyty w Internetowym serwisie informacyjnym.
ADMINISTRATOR DANYCH OSOBOWYCH.
Administratorem danych osobowych jest OPTeam S.A. z siedzibą w Tajęcinie, adres: Tajęcina 113, 36-002 Jasionka w Sądzie Rejonowym w Rzeszowie, XII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, pod numerem KRS 0000160492, NIP: 813-03-34-531, REGON: 008033000, kapitał zakładowy (kapitał wpłacony) 730 000 zł, Inspektor Ochrony Danych.
W OPTeam S.A. został powołany Inspektor Ochrony Danych, adres: Inspektor Ochrony Danych, Tajęcina 113, 36-002 Jasionka, adres e-mail: odo@opteam.pl.
Udostępnienie danych klienta.
OPTeam SA nie udostępnia danych powiązanych z plikami cookies żadnym podmiotom zewnętrznym.
Necessary cookies help make a website usable by enabling basic functions such as page navigation and access to secure areas of the website. The website cannot function properly without these cookies.
Functional cookies help the website function properly and ensure that the information you need is displayed quickly and accurately when you visit the website.
Statistical cookies help website owners understand how different users behave on the site by collecting and reporting information anonymously.
Marketing cookies are used to track users across websites. The goal is to display advertisements that are relevant and interesting to individual users and therefore more valuable to publishers and third-party advertisers.