-
Firma
Firma
-
Sektory
Sektory
-
Rozwiązania IT
Rozwiązania IT
-
Wiedza
Wiedza
-
Wydarzenia
-
Kariera
Kariera
-
Kontakt
Co to jest system HRM i dlaczego warto go wdrożyć?
System HRM wspiera rekrutację, ocenę, rozwój kompetencji i planowanie potrzeb kadrowych, a zależnie od wybranego rozwiązania także bieżącą obsługę pracowników. Łączy dane z tych obszarów, automatyzuje powtarzalne zadania oraz dostarcza informacji potrzebnych menedżerom i zarządowi. Dobrze dopasowane rozwiązanie ogranicza czas poświęcany na administrację i pomaga lepiej planować rozwój zespołu.
Rekrutacja, oceny pracownicze, planowanie szkoleń i rozwój kompetencji wymagają aktualnych danych oraz stałej współpracy HR z menedżerami. Jeżeli organizacja obsługuje te procesy w osobnych arkuszach, dokumentach i wiadomościach, trudno śledzić ich przebieg, porównywać wyniki i planować potrzeby kadrowe. Dlatego warto wdrożyć system do zarządzania zasobami ludzkimi, w którym wszystkie zaangażowane osoby pracują na tych samych danych, a zadania i odpowiedzialności są jasno określone.
Spis treści
Co to jest system HRM i dlaczego warto go wdrożyć?
System HRM - co to jest i czym się różni od oprogramowania HR?
Jak działa system HRM?
Dane i dokumentacja pracownicza
Czas pracy, nieobecności i delegacje
Kadry, płace i świadczenia pracownicze
Rekrutacja, wdrożenie i odejście pracownika
Oceny, szkolenia i rozwój kompetencji
Samoobsługa pracowników i menedżerów
Raporty i wymiana danych z innymi systemami
Jakie systemy HRM są dostępne na polskim rynku?
Typowe systemy HRM
Gotowe aplikacje wspierające dział HR
Czy warto wdrożyć system HRM?
Jak wdrożyć system HRM?
Podsumowanie
FAQ
System HRM – co to jest i czym się różni od oprogramowania HR?
System HRM (z ang. Human Resource Management System) to oprogramowanie wspierające zarządzanie zasobami ludzkimi, od rekrutacji i wdrożenia nowych osób po oceny, szkolenia, rozwój kompetencji i planowanie zatrudnienia. Gromadzi dane wykorzystywane w tych procesach, automatyzuje wybrane zadania i obiegi oraz ułatwia współpracę działu HR z menedżerami i pracownikami. Może również wspierać planowanie ścieżek kariery i analizę danych personalnych.
Systemy HR to szerokie określenie oprogramowania wspierającego zarządzanie pracownikami. Może obejmować zarówno bieżącą administrację, jak i rekrutację, oceny, szkolenia czy analizy personalne. Systemy HRM skupiają się na procesach związanych z pozyskiwaniem, oceną i rozwojem pracowników oraz wykorzystaniem danych przy planowaniu zatrudnienia i podejmowaniu decyzji personalnych.
W praktyce granica między tymi pojęciami bywa płynna, a producenci różnie nazywają swoje rozwiązania. Dlatego przed wyborem systemu warto sprawdzić nie tyle jego nazwę, ile dostępne funkcje, możliwości integracji i zakres obsługiwanych procesów.
Tab. 1. Porównanie systemów kadrowo-płacowych, HR i HRM. Podział ma charakter umowny, ponieważ nazwy i zakresy systemów stosowane przez producentów częściowo się pokrywają. Źródło: opracowanie własne.
| Obszar | System Kadrowo-płacowy | System HR | System HRM |
| Główne zastosowanie | Formalna obsługa zatrudnienia i rozliczeń. | Obsługa procesów w całym cyklu zatrudnienia. | Pozyskiwanie, ocena i rozwój pracowników oraz planowanie potrzeb kadrowych. |
| Typowe funkcje | Dokumentacja pracownicza, wynagrodzenia, czas pracy, nieobecności i rozliczenia. | Funkcje kadrowe, samoobsługa, rekrutacja, rozwój i raportowanie (zależnie od zakresu systemu). | Rekrutacja, wdrożenie pracowników, oceny, kompetencje, szkolenia, ścieżki kariery i planowanie zatrudnienia. |
| Charakter wsparcia | Administracyjny i rozliczeniowy. | Administracyjny i operacyjny, a zależnie od zakresu także rozwojowy i analityczny. | Operacyjny, rozwojowy i analityczny. |
| Wykorzystanie danych | Ewidencja zatrudnienia i przygotowanie rozliczeń. | Bieżąca obsługa procesów i raportowanie danych pracowniczych. | Analiza kompetencji, wyników i potrzeb kadrowych oraz wsparcie decyzji personalnych. |
| Rola menedżerów | Zwykle ograniczona do danych potrzebnych przy rozliczaniu czasu pracy i wynagrodzeń. | Zatwierdzanie wniosków, planowanie czasu pracy i dostęp do informacji o zespole. | Udział w rekrutacji, ocenach, planowaniu rozwoju i zarządzaniu kompetencjami. |
| Relacja z kadrami i płacami | Zarządzanie procesami kadrowymi i płacami jako główny obszar działania. | Może obejmować funkcje kadrowo-płacowe lub współpracować z osobnym rozwiązaniem. | Zwykle korzysta z danych kadrowych i łączy je z procesami rekrutacyjnymi, rozwojowymi i analitycznymi. |
Jak działa system HRM?
Zakres działania systemu HRM zależy od wybranych modułów i potrzeb organizacji. Może obejmować zarówno dokumentację pracowniczą, czas pracy i płace, jak i rekrutację, oceny, szkolenia oraz rozwój kompetencji.
Dane i dokumentacja pracownicza
Dział HR może przechowywać w systemie dane osobowe, informacje o zatrudnieniu, umowy, aneksy, kwalifikacje i pozostałe dokumenty kadrowe. Elektroniczna teczka pracownika ułatwia zarządzanie dostępem do dokumentów oraz kontrolę terminów ich przechowywania, badań lekarskich, szkoleń BHP i umów okresowych.
Czas pracy, nieobecności i delegacje
Pracownicy rejestrują czas pracy i składają wnioski urlopowe, a menedżerowie układają grafiki oraz zatwierdzają nieobecności. System może także obsługiwać pracę zdalną i delegacje, pobierać dane z rejestratorów czasu pracy oraz przekazywać je do naliczania wynagrodzeń.
Kadry, płace i świadczenia pracownicze
Jeżeli rozwiązanie obejmuje moduły kadrowo-płacowe, wspiera również naliczanie wynagrodzeń, rozliczanie umów cywilnoprawnych oraz przygotowanie dokumentów dla ZUS-u i urzędu skarbowego. Może także obsługiwać premie, świadczenia z ZFŚS, zapomogi, dofinansowania i pożyczki pracownicze.
Rekrutacja, wdrożenie i odejście pracownika
System pozwala m.in. publikować oferty pracy, gromadzić dokumenty kandydatów i prowadzić kolejne etapy rekrutacji. Po zatrudnieniu wspiera przygotowanie dokumentów, stanowiska i zadań wdrożeniowych, a przy zakończeniu współpracy – dopełnienie formalności i zwrot powierzonego sprzętu.
Oceny, szkolenia i rozwój kompetencji
W systemie można tworzyć arkusze ocen, katalogi kompetencji, plany szkoleń i ścieżki rozwoju. Zebrane dane pomagają rozpoznawać potrzeby szkoleniowe, planować awanse oraz śledzić zmiany w kwalifikacjach poszczególnych osób i całych zespołów.
Samoobsługa pracowników i menedżerów
Pracownicy mogą składać wnioski, sprawdzać grafiki, pobierać dokumenty i paski płacowe oraz aktualizować swoje dane. Menedżerowie zatwierdzają sprawy zespołu, kontrolują nieobecności i korzystają z informacji potrzebnych do planowania pracy bez każdorazowego udziału działu HR.
Raporty i wymiana danych z innymi systemami
Raporty mogą obejmować m.in. czas pracy, nieobecności, kwalifikacje, szkolenia i przebieg procesów personalnych. Integracja z systemami kadrowo-płacowymi, ERP, rejestracją czasu pracy i innymi aplikacjami ogranicza ręczne przepisywanie tych samych informacji.
Jakie systemy HRM są dostępne na polskim rynku?
Na polskim rynku dostępne są zarówno samodzielne systemy HRM, jak i rozbudowane rozwiązania kadrowo-płacowe wyposażone w funkcje rekrutacji, ocen, szkoleń i zarządzania kompetencjami. Należą do nich m.in. systemy Comarch i Teta, które można dobrać oraz skonfigurować odpowiednio do wielkości organizacji i zakresu jej procesów HR.
Typowe systemy HRM
Jednym z takich rozwiązań jest Comarch HRM – aplikacja internetowa i mobilna współpracująca z modułami kadrowo-płacowymi systemów Comarch ERP. Obsługuje planowanie i ewidencję czasu pracy, urlopy, nieobecności, delegacje i pracę zdalną, a także rekrutację, oceny pracownicze, szkolenia i zarządzanie kwalifikacjami. Uzupełnia system kadrowo-płacowy o wybrane procesy HR i samoobsługę – pracownicy mogą m.in. składać wnioski i sprawdzać swoje dane, a menedżerowie zatwierdzać sprawy zespołu. Integracja zapewnia wymianę informacji między aplikacją a modułami kadrowo-płacowymi.
W ofercie OPTeam znajdują się także rozwiązania z rodziny Teta. Teta HR łączy obsługę kadr i płac z procesami twardego i miękkiego HR, m.in. rekrutacją, rozliczaniem czasu pracy, szkoleniami i świadczeniami socjalnymi. Uzupełnia ją Teta ME, która umożliwia pracownikom i menedżerom zdalną obsługę spraw personalnych.
Gotowe aplikacje wspierające dział HR
Innym sposobem cyfryzacji procesów HR jest wykorzystanie platformy low-code, na której można tworzyć aplikacje dostosowane do procedur organizacji. Przykładem takiego rozwiązania jest nAxiom wraz z pakietem gotowych aplikacji nAxiom HR. Obejmuje on m.in. elektroniczne teczki pracownicze, wnioski urlopowe, delegacje, rejestrację czasu pracy, premie i świadczenia z ZFŚS, wdrażanie i odejścia pracowników, oceny oraz rozwój kompetencji.
Organizacja może uruchomić tylko potrzebne aplikacje, dostosować obiegi dokumentów, reguły i ścieżki akceptacji, a z czasem dołączać kolejne procesy. Integracja z systemem kadrowo-płacowym pozwala automatycznie przekazywać dane między rozwiązaniami. nAxiom HR może więc uzupełniać używane oprogramowanie lub tworzyć środowisko obsługujące wybrane procesy HRM zgodnie ze sposobem pracy organizacji.
Czy warto wdrożyć system HRM?
System HRM przynosi największe korzyści organizacjom, które obsługują procesy HR w kilku niepołączonych systemach, wielokrotnie wprowadzają te same dane lub chcą lepiej planować rozwój pracowników. Skala korzyści zależy jednak od dopasowania rozwiązania do rzeczywistych potrzeb i prawidłowego wdrożenia.
- Sprawniejsza obsługa pracowników. Pracownicy szybciej załatwiają bieżące sprawy i łatwiej uzyskują potrzebne informacje, a menedżerowie nie muszą angażować działu HR w każdą decyzję. Skraca to czas realizacji wniosków i zmniejsza liczbę pytań kierowanych do specjalistów HR.
- Krótsza obsługa powtarzalnych spraw. Automatyczne obiegi wniosków, przypomnienia, generowanie dokumentów i przekazywanie danych między procesami ograniczają liczbę czynności administracyjnych. Zamiast na rutynowej obsłudze, dział HR skupia się na rozwoju kompetencji i planowaniu potrzeb kadrowych.
- Spójne dane pracownicze. Informacje o zatrudnieniu, nieobecnościach, szkoleniach, ocenach i kompetencjach są dostępne w powiązanych procesach. Brak konieczności wielokrotnego wpisywania tych samych danych zmniejsza ryzyko rozbieżności i ułatwia przygotowanie wiarygodnych raportów.
- Większa kontrola nad przebiegiem procesów. System pokazuje status wniosków, terminy badań i szkoleń, etapy rekrutacji oraz realizację ocen. Określone ścieżki akceptacji i przypomnienia zmniejszają ryzyko opóźnień, przeoczenia terminów i pominięcia wymaganych czynności.
- Lepsze planowanie rozwoju pracowników. Dane o kwalifikacjach, ocenach i szkoleniach pomagają rozpoznawać potrzeby rozwojowe, dobierać szkolenia oraz planować awanse i rekrutacje wewnętrzne. Organizacja może trafniej wykorzystywać kompetencje dostępne w zespołach i wcześniej zauważać ich braki.
- Lepsza podstawa decyzji kadrowych. Raporty dotyczące czasu pracy, nieobecności, rekrutacji, szkoleń i kompetencji pomagają planować zatrudnienie, obsadę zespołów i rozwój pracowników.
- Możliwość rozbudowy rozwiązania. Systemy modułowe i aplikacje low-code można rozszerzać o kolejne funkcje, integrować z innymi narzędziami i dostosowywać do zmian w organizacji. Organizacja nie musi od razu wdrażać pełnego zakresu ani wymieniać całego rozwiązania po pojawieniu się nowych potrzeb.
- Wsparcie zgodności i ochrony danych pracowników. Zarządzanie uprawnieniami, historia operacji, kontrola terminów i elektroniczne przechowywanie dokumentów pomagają ograniczać ryzyko nieuprawnionego dostępu, braków w dokumentacji i przeoczenia terminów. Ich skuteczność zależy jednak od konfiguracji systemu, przyjętych procedur i właściwego zarządzania dostępem.
Jak wdrożyć system HRM?
Samo uruchomienie systemu HRM to tylko jeden z etapów wdrożenia. Wcześniej trzeba rozpoznać potrzeby organizacji, przygotować dane, skonfigurować rozwiązanie, połączyć je z używanymi narzędziami i przeszkolić użytkowników.
Dlatego warto zacząć od wyboru partnera, który poprowadzi projekt od doboru systemu, po jego utrzymanie i dalszy rozwój.
Na proces wdrożenia składają się:
- analiza potrzeb i procesów HR,
- wybór rozwiązania oraz zakresu wdrożenia,
- konfiguracja systemu, modułów i aplikacji,
- przygotowanie i migracja danych,
- integracja z innymi systemami,
- testy,
- szkolenie użytkowników,
- uruchomienie systemu,
- wsparcie techniczne i dalszy rozwój.
Podsumowanie
System HRM wspiera procesy od rekrutacji i wdrożenia pracownika, po oceny, szkolenia, rozwój kompetencji i planowanie zatrudnienia. Ułatwia dostęp do danych, skraca obsługę powtarzalnych spraw i pomaga menedżerom lepiej organizować pracę zespołów. Organizacja może wdrożyć gotowy system, np. Comarch HRM czy oprogramowanie Teta HR i Teta ME albo zbudować własne rozwiązanie na platformie low-code, np. wykorzystać gotowe aplikacje nAxiom HR. O powodzeniu projektu decydują trafny dobór narzędzia, integracja z używanymi systemami i dobre przygotowanie wdrożenia.
FAQ
1. Co oznacza skrót HRM?
HRM oznacza zarządzanie zasobami ludzkimi. Określenie Human Resources Management System odnosi się do oprogramowania wspierającego te procesy, m.in. rekrutację, ocenę, rozwój pracowników i organizację pracy.
2. Jakie są podstawowe funkcje systemu HRM?
Podstawowe funkcje systemu HRM obejmują rekrutację, wdrażanie pracowników, oceny, szkolenia, zarządzanie kompetencjami, ewidencję i rozliczanie czasu pracy, obsługę nieobecności i wniosków oraz przygotowywanie raportów.
3. Co system HRM umożliwia pracownikom i menedżerom?
System pozwala pracownikom samodzielnie obsługiwać wybrane sprawy, np. składać wnioski i pobierać dokumenty. Menedżerowie zatwierdzają sprawy zespołu i korzystają z danych potrzebnych do planowania pracy, rozwoju kompetencji i zarządzania kapitałem ludzkim. Zakres dostępu każdego pracownika zależy od roli i nadanych uprawnień.
