Sprawna organizacja wydarzeń, konferencji, sympozjów, webinariów

Oszczędzaj czas i ogranicz koszty organizowanych wydarzeń – zarówno offline, jak i online – z praktycznym Systemem Obsługi Konferencji. Dzięki unifikacji działań związanych z rejestracją i obsługą narzędzie wspomaga sprawny przebieg wydarzeń i umożliwia ich organizację na najwyższym poziomie. System pozwala na łatwe zarządzanie wszystkimi etapami organizacji, zwiększa kontrolę nad procesami i zapewnia profesjonalną obsługę zarówno prelegentów, jak i uczestników. To nowoczesne rozwiązanie, które podnosi prestiż organizacji i wspiera budowanie pozytywnego wizerunku, jako organizatora wydarzeń na najwyższym poziomie.

Zapytaj o rozwiązanie

Zobacz, jak System Obsługi Konferencji wspiera obsługę wydarzeń

Dedykowana witryna

System daje możliwość tworzenia dedykowanej witryny dla każdego organizowanego wydarzenia, w oparciu o indywidualnie zaprojektowany szablon graficzny i z uwzględnieniem wymaganych funkcjonalności. W razie konieczności witrynę można również w łatwy sposób modyfikować zarówno pod względem wizualnym, jak i dostępnych na niej opcji. Posiada ona wyodrębnioną sekcją główną z informacjami o wydarzeniu, jak termin czy miejsce, wykazem prelegentów i partnerów, miejscem prezentacji materiałów i multimediów promocyjnych, a także formularzem zgłoszeniowym konfigurowanym pod względem ilości i rodzaju pól odpowiednio do charakteru wydarzenia.

Rejestracja uczestników 

Umożliwia  tworzenie rozbudowanych formularzy zgłoszeniowych, które można dostosować do specyfiki danego wydarzenia, uwzględniając różne typy wymaganych przy zapisie informacji (imię, nazwisko, dane kontaktowe, akceptacje regulaminów itp.), jak również formę uczestnictwa (słuchacz, prelegent, sponsor, przedstawiciel mediów). Ilość dostępnych pól zdefiniowanych i ogólnych pozwala daje szerokie możliwości tworzenia formularzy dopasowanych do rodzaju wydarzenia i związanych z tym formalności. Wszystkie dane są przechowywane w sposób zgodny z obowiązującymi przepisami dotyczącymi ochrony danych osobowych.

Obsługa zgłoszeń 

Umożliwia zarządzanie procesem rejestracji, od przyjęcia zgłoszenia, poprzez jego weryfikację, aż po akceptację i mailowe powiadomienie uczestnika o udziale wydarzeniu. Pozwala na ustawienie terminu zakończenia rejestracji, a także maksymalnej liczby uczestników dla wydarzeń i poszczególnych sesji z automatycznym generowaniem listy rezerwowej dla osób, które zgłosiły się po wyczerpaniu dostępnych miejsc. Zawiera rejestr uczestników dla każdego wydarzenia w opcją szybkiego generowania listy zawierającej komplet informacji zgodnych z przesłanym przez uczestnika formularzem zgłoszenia.

Repozytorium materiałów

Dedykowana przestrzeń, w której organizatorzy mogą udostępniać uczestnikom wszystkie istotne materiały związane z wydarzeniem – zarówno przed jego rozpoczęciem, w trakcie trwania, jak i po zakończeniu. Intuicyjny system pozwala z łatwością przypisywać materiały do wydarzenia, określać poziom dostępu dla wybranych grup uczestników, a także udostępniać pliki do pobrania lub wygodnego podglądu online. Dzięki temu uczestnicy mają szybki i wygodny dostęp do wszystkich zasobów w jednym miejscu, a organizatorzy nie muszą przesyłać ich indywidualnie.

Sprawdź unikalne funkcjonalności usprawniające organizację wydarzeń akademickich

System Obsługi Konferencji to zestaw profesjonalnych narzędzi, który wspomaga organizatorów w obsłudze wydarzenia, uczestników w dopełnieniu formalności, a prelegentów w obowiązkach wynikających ze zgłaszania wystąpienia. W swoich założeniach serwis ma być obdarzony wysokim stopniem ergonomii i intuicyjności, zwiększając tym samym użyteczność, jak również zainteresowanie wśród grup docelowych.

Baza noclegowa

Szybki dostęp do listy rekomendowanych obiektów noclegowych znajdujących się w pobliżu z linkiem umożliwiającym szybkie przejście do strony rezerwacji.

Interaktywna mapa konferencji

Umożliwia uczestnikom wydarzenia łatwe poruszanie się po obiekcie konferencyjnym poprzez wizualizację przestrzeni i generowanie tras dojścia między wybranymi punktami.

Kreator identyfikatorów

Kreator z funkcją projektowania i personalizacji, zintegrowany z modułem obsługi wydruku, umożliwia przygotowanie oraz szybkie generowanie identyfikatorów dla uczestników wydarzenia.

Lista obecności

Interaktywnej lista obecności uczestnictwa na wydarzeniu z możliwością wydruku jej odpowiednika  w tradycyjnej, papierowej wersji.

CASE STUDY

Jak ułatwiliśmy komunikację, wymianę informacji i współpracę partnerską stowarzyszenia?

Uruchomienie dedykowanego portalu internetowego i bota konwersacyjnego

Od początku naszej działalności staraliśmy się przedstawiać środowisko pracowników administracji akademickiej jako profesjonalnego partnera w dyskusjach na temat administracji szkolnictwa wyższego. Dotychczasowa strona internetowa i jej funkcjonalności dosyć mocno to ograniczała. Obecna strona nie tylko stanowi naszą wizytówkę online, ale także – poprzez nawiązanie współpracy z OPTeam – pokazuje, że środowisko pracowników administracji akademickiej jest istotnym graczem i że warto je wspierać. Również z tego powodu cieszymy się z nawiązanej współpracy.

Forum Administracji Akademickiej

Zyskaj pełne wsparcie dla wszystkich etapów organizacji wydarzenia

Automatyzacja procesów związanych rejestracją i ich kompleksowa obsługa zarówno w trakcie wydarzenia, jak i po jego zakończeniu.

Weryfikacja danych zarejestrowanych uczestników z opcją szybkiej modyfikacji zgłoszeń.

Rejestracja obecności na wydarzeniu z wykorzystaniem przyznanych kodów QR i aplikacji mobilnej.

Udostępnianie i pobieranie materiałów z wydarzeń poprzez serwis zarządzany przez organizatora wydarzenia.

Tworzenie szczegółowego planu dnia wydarzenia wraz z sesjami towarzyszącymi w ramach agendy.

Publikacja dowolnej ilości eventów prezentowanych w formie listy lub kalendarza z wykazem zakończonych, trwających i nadchodzących.

Dostęp do kluczowych funkcjonalności pozwalających na obsługę wydarzeń w zakresie ich wymagań.

Gwarancja bezpieczeństwa przetwarzanych danych osobowych i zgodność z przepisami RODO.

Zapewnienie dostępności cyfrowej zgodnej ze standardami normy dostępności cyfrowej WCAG 2.2.

System Obsługi Konferencji wsparciem dla organizatora i uczestników

Dzięki unifikacji działań związanych z rejestracją i obsługą system usprawnia organizowanie wydarzeń na najwyższym poziomie. Ze względu na personalizację interfejsu może być dostosowywany do indywidualnych wymagań, co czyni go narzędziem praktycznym i daje wygodę w użytkowaniu. Umożliwia publikację dowolnej ilości wydarzeń i sprawne zarządzanie nimi bez konieczności inwestowania w kolejne narzędzia i systemy.


Chcesz wiedzieć więcej? Zapraszamy do kontaktu

Napisz, jakie masz potrzeby i oczekiwania,  a nasz konsultant skontaktuje się z Tobą i wspólnie dobierzemy najlepiej pasujące do Twojej działalności rozwiązania.