Zarządzanie i archiwizacja specjalistyczną dokumentacją

Informacje zawarte w dokumentacji technicznej są jednym z najistotniejszych zasobów przedsiębiorstw z sektora utilities. Dlatego prawidłowa archiwizacja i zarządzanie dokumentacją techniczną to bardzo ważny element działalności firmy. Obsługa tych procesów bez użycia specjalizowanych narzędzi informatycznych jest czasochłonna i uciążliwa. Prawidłowo przeprowadzony proces archiwizacji oraz wdrożenie dedykowanej aplikacji informatycznej pozwalają na bezpieczne przechowanie dokumentów przez wiele lat w odpowiedniej „kondycji", skracają czas wyszukiwania oryginałów oraz informacji w nich zawartych dla szerokiego grona interesariuszy.

Zapytaj o rozwiązanie

Centralizacja dokumentacji w archiwum o jednolitej strukturze

Digitalizacja i archiwizacja dokumentacji 

Dzięki specjalizowanej aplikacji archiwizacja i kompleksowe zarządzanie dokumentacją techniczną nie będzie już wyzwaniem. Nasze kompetencje w obszarze archiwizacji dokumentacji technicznej Operatorów Systemów Dystrybucyjnych (OSD) obejmują przeprowadzanie analiz dokumentacji i opracowywanie niezbędnych dokumentów regulujących funkcjonowanie archiwum dokumentacji OSD (Instrukcja Archiwalna, Rzeczowy Wykaz Akt), wykonywanie operatów szacunkowych zgromadzonej dokumentacji, wdrażanie dedykowanej aplikacji do obsługi archiwum OSD uwzględniającej układ eksploatacyjny sieci elektroenergetycznej, archiwizacja i digitalizacja dokumentów realizowana przez doświadczony zespół pracowników.

Przejrzysty układ według ustalonych kategorii

Rozwiązanie ułatwiające standaryzację procedur w zakresie przechowywania i zarządzania dokumentacją techniczną w przedsiębiorstwie. Zapewnia bezpieczeństwo archiwizowanym dokumentom i pozwala na szybkie ich odszukiwanie. Ponadto zdalny i szybki dostęp do zdeponowanych w nim dokumentów oraz jednolitą strukturę archiwum. Oprogramowanie umożliwia przejrzysty podział dokumentów na zdefiniowane w systemie kategorie – dokumentacja prawna, powykonawcza i eksploatacyjna obiektów. Zarchiwizowane dokumenty są prezentowane według typu obiektu: WN, GPZ, linii SN, stacji SN/nn, linii nn, przyłączy oraz według aktualnego schematu eksploatacyjnego sieci.

Zobacz unikalne cechy rozwiązania, które czynią je tak praktycznym  

Archiwizacja i digitalizacja dokumentacji technicznej OSD to nie paszportyzacja, ale jej uzupełnienie. Wymaga wiedzy branżowej z zakresu elektroenergetyki i nie jest tożsama z usługami archiwizacji dokumentów biurowych. W rezultacie skraca czas budowy bazy wiedzy o urządzeniach.

Integracje

Wbudowane mechanizmy integracyjne dające możliwość połączenia archiwum z systemem klasy GIS.

Interfejs

Prosty i intuicyjny interfejs dający możliwość przeprowadzenia jego indywidualnej kastomozacji.

Skalowalność

Skalowalność i pojemność rozwiązania zapewniająca jego wydajność odpowiednio do ilości dokumentacji.

Bezpieczeństwo

Mechanizmy zapewniające kontrolę nad dostępem do informacji zawartej w dokumentach.

E-BOOK

Dlaczego organizacja potrzebuje technologii low-code?

O nowych możliwościach w zakresie cyfryzacji procesów biznesowych

Efektem osadzenia procesów na platformie low-code jest również istotna oszczędność czasu – praktycznej realizacji potrzeb i pomysłów w wielu aspektach i pozycjach budżetowych. Wynika to bezpośrednio ze zmian proceduralnych i organizacyjnych, które towarzyszą nowemu podejściu do procesu „ucyfrowienia” organizacji. W ich wyniku uzyskuje się oszczędności na procedurach przetargowych, zmniejszenie wydatków na rozproszoną infrastrukturę IT i jej obsługę, zmniejszenie zapotrzebowania na zasoby zewnętrzne, redukcję dodatkowego obciążenia wdrożeniowego pracowników, a w końcu, prawdopodobnie największe oszczędności wynikające z szybkiego wprowadzania optymalizacji procesów i uruchamiania innowacyjnych rozwiązań.

Fragment

Zobacz, jakie korzyści zapewnia archiwum dokumentacji technicznej

Centralizacja przechowywania i zarządzania dokumentacją ze standaryzacją procedur zapewniająca zdalny i szybki dostęp do informacji.

Skrócenie czasu dotarcia do informacji zawartej w dokumentach dla szerokiego grona interesariuszy.

Redukcja kosztów związanych z wielokrotnym powielaniem zarchiwizowanego dokumentu.

Systematyzacja dokumentacji formalno-prawnej wykorzystywaną w postępowań sądowych i administracyjnych związanych np. z służebnością przesyłu.

Krótszy czas potrzebny do rozstrzygania wątpliwości związanych m.in. z lokalizacją obiektów na etapie wektoryzacji w ramach budowy modelu sieci.

W stosunkowo krótkim czasie budujemy element składowy bazy wiedzy o infrastrukturze sieciowej.

Zarządzanie cyklem życia dokumentów 

Archiwizacja i digitalizacja dokumentów przeprowadzana jest zgodnie z ogólnie przyjętymi standardami i uwzględnia wytyczne zawarte w instrukcji archiwalnej. W ramach procesu dokumenty pozbawiane są elementów metalowych. W kolejnym etapie następuje sortowane, przepakowywanie w specjalne teczki oraz pudła archiwizacyjne, a następnie etykietowanie i indeksacja. Proces obejmuje digitalizację wybranej dokumentacji - w obrębie każdego typu dokumentacji wyszczególnionych zostaje kilkanaście rodzajów dokumentów, ujęcie i odtworzenie zmian historycznych nazw obiektów, ustalenie zależności strukturalnych i powiązanie do dokumentacji archiwalnej, powiązanie różnych dokumentów z adresem infrastruktury sieciowej z systemem paszportyzacji.


Chcesz wiedzieć więcej? Zapraszamy do kontaktu

Napisz, jakie masz potrzeby i oczekiwania,  a nasz konsultant skontaktuje się z Tobą i wspólnie dobierzemy najlepiej pasujące do Twojej działalności rozwiązania.