Elektroniczny obieg dokumentów

Decydując się na elektroniczny obieg dokumentów, warto postawić na rozwiązanie elastyczne i skalowalne, które spełni obecne, jak i przyszłe potrzeby organizacji. Dlatego specjalizujemy się we wdrożeniach systemów zarządzania dokumentacją i automatyzacją związanych z tym procesów, wykorzystując system DMS oparty na nowoczesnej technologii klasy low-code. W naszych realizacjach bardzo ważną rolę odgrywają użytkownicy – cały proces twórczy związany z cyfryzacją realizowany jest z ich udziałem na wszystkich jego etapach. Mamy za sobą implementację kilkuset zarówno standardowych, jak i unikalnych obiegów oraz procesów z wszystkich obszarów funkcjonowania organizacji.

Zapytaj o rozwiązanie

Zobacz możliwości nAxiom DMS w zakresie elektronicznych obiegów

Skuteczne narzędzie zarządzania e-dokumentacją

System rozwiązuje problemy pojawiające się podczas korzystania z tradycyjnej formy obiegu, takie jak opóźnienia w trakcie przekazywania czy dotarcie do aktualnie poszukiwanego dokumentu. Pozwala na zoptymalizowanie przepływu informacji, dzięki czemu osoby pracujące w formie zdalnej lub hybrydowej oraz w rozproszonych zespołach mają możliwość bieżącego i wygodnego dostępu do dokumentów, umów, faktur, korespondencji czy ewidencji delegacji. Elektroniczny obieg dokumentów daje natychmiastową informację o statusie spraw bieżących i wygodny wgląd do historii procesów, które obejmuje.

Eliminacja chaosu w dokumentacji i przepływie informacji

nAxiom DMS sprawdza się w szczególności tam, gdzie zmienił się model pracy – praca zdalna i hybrydowa, praca w systemie rozproszonym, udział przy konkretnych projektach. Jako elektroniczny obieg dokumentów może w prosty sposób zapobiegać chaosowi spowodowanemu koniecznością przekazywania wniosków czy faktur w sposób tradycyjny. Dzięki systemowi DMS każdy uczestnik procesu widzi, w którym miejscu powstał problem z zahamowaniem przepływu informacji mogąc jednocześnie wprowadzić zmianę docelowo go usprawniając.

Szybko i precyzyjnie wdrażane nowe obiegu dokumentów

Obok pakietu gotowych i łatwych w modyfikacji aplikacji nAxiom DMS pozwala na tworzenie nowych obiegów szybciej niż w tradycyjnej metodzie budowy oprogramowania. Dzięki temu organizacja może wdrażać zmiany wystarczająco szybko, aby być konkurencyjną na rynku oraz prawidłowo realizować swoje zadania statutowe. Przedsiębiorstwo może sprawniej zmieniać ogniwa w łańcuchu dostaw i dostosowywać sprzedaż do zmieniających się rynków i wymagań prawnych. Instytucja może dynamicznie reagować na zmiany przepisów, aby prawidłowo obsługiwać obywateli.

Uporządkowana biblioteka dokumentacji cyfrowej

System DMS oparty na nAxiom ma wiele zalet, które przekładają się na usprawnienie obiegów szczególnie w przypadku dużych i rozproszonych organizacji pracujących w trybie zdalnym lub hybrydowym. Wdrożenie go jako elektronicznego obiegu dokumentów to możliwość budowy i udostępnienia w pełni zabezpieczonej cyfrowej biblioteki, co dodatkowo pozwala na ujednolicenie procesu archiwizacji, zachowując przy tym wszystkie prawne wymogi oraz porządek. Wśród zalet rozwiązania są także możliwość szybkiego wyszukiwania danych, tworzenia kopii zapasowej oraz automatyzacji zadań cyklicznych.

nAxiom DMS to praktyczny elektroniczny obieg dokumentów

Elektroniczny obieg dokumentów nAxiom DMS to możliwość sprawnego podejmowania decyzji bez względu na lokalizację interesariuszy i ograniczenia czasowe. Narzędzie to daje natychmiastową informację o statusie spraw bieżących i wgląd do historii procesów, które obejmuje. Jest kluczowe w zarządzaniu na każdym szczeblu organizacyjnym i w każdej komórce przedsiębiorstwa i instytucji.

Integracja

Mechanizmy zapewniające współpracę z systemami klasy ERP, dziedzinowymi i innymi aplikacjami.

OCR

Integracja z OCR umożliwiająca automatyczne sczytywanie danych ze skanowanych dokumentów.

Priorytetyzacja

Mechanizm ustalania ważności dokumentów i automatycznego wyboru  ścieżek workflow procesu.

Kontrola

Monitorowanie przebiegu obiegów z opcją alertów przypominających o kolejnych krokach oczekujących na akceptację.

E-BOOK

Dlaczego organizacja potrzebuje platformy low-code?

O nowych możliwościach w zakresie cyfryzacji

Efektem osadzenia procesów na platformie low-code jest również istotna oszczędność czasu – praktycznej realizacji potrzeb i pomysłów w wielu aspektach i pozycjach budżetowych. Wynika to bezpośrednio ze zmian proceduralnych i organizacyjnych, które towarzyszą nowemu podejściu do procesu „ucyfrowienia” organizacji. W ich wyniku uzyskuje się oszczędności na procedurach przetargowych, zmniejszenie wydatków na rozproszoną infrastrukturę IT i jej obsługę, zmniejszenie zapotrzebowania na zasoby zewnętrzne, redukcję dodatkowego obciążenia wdrożeniowego pracowników, a w końcu, prawdopodobnie największe oszczędności wynikające z szybkiego wprowadzania optymalizacji procesów i uruchamiania innowacyjnych rozwiązań.

Fragment

Zobacz, jakie korzyści zapewnia nAxiom DMS jako elektroniczny obieg dokumentów

Sprawny przebieg procedury decyzyjnej eliminujący opóźnienia w obiegach dokumentacji.

Oszczędność czasu przeszukiwania archiwów i odnajdywania dokumentów oraz informacji.

Płynne przekazywanie dokumentacji między działami i osobami w ramach procesów.

Standaryzacji i przejrzystość procedury obiegów pozwalająca zachować płynność i porządek.

Ograniczenie kosztów przetwarzania i archiwizowana dokumentacji w wersji papierowej.

Wygodny i zdalny dostęp do dokumentacji ułatwiający realizację zadań w przypadku delegacji.

Profesjonalny system DMS i sprawne wdrażanie obiegów

Uważamy, że kluczowym momentem w procesie wdrażania lub wymiany systemu elektronicznego obiegu dokumentów jest wybór partnera, który ma pomóc w implementacji systemu. W OPTeam mamy swoje zasady: łatwo się z nami skomunikujesz, szybko odpowiemy, dotrzymamy obietnic, a dzięki naszym kompetencjom dostarczymy Ci odpowiednie rozwiązania. Zaprojektujemy i wdrożymy system elektronicznego obiegu dokumentów dopasowany do procedur i procesów obowiązujących w Twojej organizacji.


Chcesz wiedzieć więcej? Zapraszamy do kontaktu

Napisz, jakie masz potrzeby i oczekiwania,  a nasz konsultant skontaktuje się z Tobą i wspólnie dobierzemy najlepiej pasujące do Twojej działalności rozwiązania.