Optymalne wykorzystanie pomieszczeń w uczelni

System Elektronicznej Rezerwacji Sal to rozwiązanie ułatwiające zarządzanie pomieszczeniami w uczelni. Dzięki kalendarzom i harmonogramom użytkownik w każdej chwili może zweryfikować dostępność pomieszczeń, a za pomocą funkcjonalnej wyszukiwarki odnaleźć wolne i dokonać jego rezerwacji. Zapobiega to powstawaniu konfliktów co do zajętości sal w uczelni i pomaga w optymalnym dysponowaniu zasobami.

Zapytaj o rozwiązanie

Poznaj funkcjonalności pomagające w zarządzaniu pomieszczeniami

Kalendarz rezerwacji

Zarządzanie odbywa się w oparciu o harmonogramy i z możliwością podglądu kalendarza rezerwacji indywidualnie przygotowanego dla każdego zdefiniowanego pomieszczenia w obrębie szkoły wyższej – auli, sal wykładowych i ćwiczeniowych, a także laboratoriów. W oparciu o nie użytkownik ma możliwość weryfikacji dostępności danego pomieszczenia w wybranym dniu, tygodniu czy miesiącu celem zaplanowania jego wykorzystania na potrzeby prowadzonych działań edukacyjnych czy naukowych.

Obsługa rezerwacji

W ramach formularza rezerwacji użytkownik ma możliwość definiowania parametrów rezerwacji: pomieszczenie, data rezerwacji, godziny rezerwacji. Rezerwacja pomieszczenia może być dokonana tylko w wolnych terminach, a w przypadku jego braku w systemie pojawi się informacja o niedostępności. W systemie przewidziano opcję anulowania rezerwacji, która jest dostępna dostępne w przypadku, gdy czas realizacji jest późniejszy niż data obecna. Dla rezerwacji, której czas realizacji jest późniejszy niż data obecna, jest możliwość edycji jej parametrów.

Wykaz pomieszczeń

Istnieje możliwość definiowania struktury pomieszczeń w ramach budynków uczelni. System pozwala na ręczne definiowanie auli, sal, laboratoriów oraz na import i synchronizację struktury pomieszczeń z zewnętrznych rozwiązań informatycznych uczelni. Użytkownik może wyszukać wolne pomieszczenie w ramach udostępnionego formularza. Użytkownik ma możliwość zdefiniowania daty i godziny rezerwacji, a system automatycznie wyszuka pomieszczenie dostępne we wskazanym terminie.

Obsługa konfliktów

System wspiera rozwiązywanie sytuacji konfliktu terminów rezerwacji poszczególnych pomieszczeń. Uwzględnia priorytety dla synchronizowanych z zewnętrznymi systemami informatycznymi harmonogramów zajętości pomieszczeń i pomaga w optymalnym planowaniu oraz tworzeniu harmonogramów wykorzystania auli, sal, laboratoriów.

Sprawniejsze planowanie zajęć z łatwiejszym zarządzaniem pomieszczeniami

Działalność uczelni opiera się na prowadzeniu zajęć w wymiarze dydaktycznym, jak i pozadydaktycznym. Dla jej efektywności kluczowe jest sprawne zarządzanie pomieszczeniami, tak aby zapewnić wykładowcy i studentom miejsce przystosowane do nauki.Organizację tego procesu ułatwia System Elektronicznej Rezerwacji Sal.

Historia rezerwacji

Formularz, w ramach którego użytkownik ma możliwość podglądu wygenerowanych rezerwacji wraz z ich statusem.

Edycja rezerwacji

Użytkownik ma możliwość wprowadzania zmian do dokonanej rezerwacji, np. zmiany daty oraz godziny rezerwacji.

Skalowalność systemu

System jest w pełni skalowalny i możliwy do zastosowania w rozbudowanych obiektach i dla komercyjnych rezerwacji pomieszczeń.

Raporty zajętości

System dostarcza statystki dotyczące zajętości pomieszczeń i pozwala na analizę stopnia ich wykorzystania.

E-BOOK

Dlaczego uczelnia potrzebuje platformy low-code?

Platforma niskokodowa jest drogą do indywidualizacji

Podjęcie decyzji o tym, aby budować swoje własne aplikacje na platformie low-code, zamiast zamawiania każdej z nich oddzielnie, generuje ogromne oszczędności. Poza pozbyciem się kosztów skomplikowanych postępowań przetargowych niejako „z marszu” eliminuje się koszty budowy i utrzymania środowiska dla każdej z wdrażanych aplikacji. Każda nowa aplikacja tworzona jest w tym samym środowisku platformy low-code, z tą samą infrastrukturą IT i z tym samym interfejsem użytkownika. Jest łatwo skalowalna do rosnących wymagań czy to technologii informacyjnych, czy też samej organizacji. Szkolenie nowych użytkowników ogranicza się głównie do poznania merytoryki i logiki obsługiwanych procesów.

Fragment

Zobacz, jakie korzyści zapewnia System Elektronicznej Rezerwacji Sal

Łatwiejsze organizowanie zasobów na potrzeby planowanych zajęć dzięki szybkiemu wyszukiwaniu i rezerwacji pomieszczeń.

Optymalizacja gospodarowania salami, aulami, laboratoriami dzięki historii dokonywanych rezerwacji.

Ograniczenie czasu związanego z organizacją zajęć i innych inicjatyw dzięki optymalnemu zarządzaniu salami.

Zapobieganie konfliktom w zakresie wykorzystywania pomieszczeń dzięki przejrzystym harmonogramom.

Poprawa komunikacji wewnętrznej w zakresie wykorzystywania pomieszczeń wynikająca z aktualnych informacji o dostępności.

Zwiększenie sprawności organizacyjnej prowadzące do lepszego wykorzystania pomieszczeń i znajdujących się w nich zasobów.

Analiza stopnia wykorzystania pomieszczeń

Połączenie Systemy Elektronicznej Rezerwacji Sal z Systemem Elektronicznej Legitymacji Studenckiej pozwala na dokonanie analizy wykorzystania pomieszczeń pod kątem określonych parametrów. Przykładowo można dokonać zestawienia, uwzględniając ilość osób i pojemności pomieszczenia lub wyposażenie dodatkowe pomieszczenia i częstość rezerwacji dodatkowych. Umożliwia to idealne planowanie sal w odniesieniu do zajęć i grup.

Chcesz wiedzieć więcej? Zapraszamy do kontaktu

Napisz, jakie masz potrzeby i oczekiwania,  a nasz konsultant skontaktuje się z Tobą i wspólnie dobierzemy najlepiej pasujące do Twojej działalności rozwiązania.