Elektroniczne archiwum dokumentacji studenta

Usprawnij zarządzanie dokumentacją studentów w uczelni, kompletując w jednym miejscu wszystkie akta osobowe, podania, wnioski, zaświadczenia i wiele innych wymaganych formalności. Skorzystaj z e-Teczki Studenta będącej elektronicznym repozytorium, które zapewni pracownikom dziekanatu stały dostęp do informacji o przebiegu kształcenia i skróci czas potrzebny na obsługę spraw związanych z tokiem studiów. Zapewnij nowoczesną obsługę toku studiów z zachowaniem ciągłości i bezpieczeństwa dokumentacji.

Zapytaj o rozwiązanie

Poznaj funkcjonalności cyfrowego katalogu dokumentacji studenckiej z toku studiów

Usprawnij proces składania i obsługi wniosków

e-Teczka usprawnia komunikację między studentem a uczelnią w zakresie dopełniania formalności związanych z tokiem studiów. Ułatwia składanie podań, wniosków i zaświadczeń, kierowanych do dziekanatu drogą elektroniczną, bez konieczności osobistej obecności w uczelni. Skraca czas procedury decyzyjno-akceptacyjnej, zapewniając stały wgląd do statusu spraw i zgromadzonej dokumentacji zarówno pracownikom dziekanatu, jak i studentom w zakresie przyznawanych uprawnień.

Przechowuj wszystkie dokumenty w jednym miejscu

Cyfrowe repozytorium e-Teczka umożliwia wygodne archiwizowanie dokumentów pochodzących z wielu źródeł, składanych przez studenta w trakcie procesu rekrutacji i wytwarzanych podczas przebiegu studiów. W jednym spójnym katalogu akt osobowych studenta gromadzone są zarówno formalności powstałe w pełni elektronicznie, jak i zdigitalizowane z wersji papierowej. Wśród nich znajdują się zarówno akta osobowe, świadectwa potwierdzające wykształcenie, a także formalności powstałe w wyniku bieżącej obsługi studenta.

Zachowaj integralność archiwizowanych danych

Dodawanie, pobieranie, tworzenie i modyfikowanie dokumentów w e-Teczce odbywa się z wykorzystaniem mechanizmów uwierzytelniających i podpisów elektronicznych. Wszelkie zmiany w zbiorach danych mogą być dokonywane wyłącznie przez osoby upoważnione, a każda wykonana czynność jest automatycznie rejestrowana. Wykorzystane rozwiązanie OPTiSIGN integruje się z podpisami na uczelni, umożliwiając stosowanie podpisów seryjnych dla dokumentów. Natomiast technologia blockchain zapewnia dostęp do dyplomów z dowolnego urządzenia.

Innowacyjność narzędzi i technologii zastosowanych w e-Teczce

Dedykowany system elektronicznej teczki akt osobowych studenta działa niezależnie od zastanego systemu dziekanatowego i może być integrowany z już użytkowanym w uczelni oprogramowaniem. e-Teczka daje możliwość szerokiej integracji z użytkowanymi systemami i zapewnia dostęp do kluczowych funkcjonalności poprzez urządzenia mobilne, tablety i smartfony (Android, iOS), dzięki zastosowaniu elastycznego projektowania Responsive Web Design (RWD).

Technologia low-code

E-Teczka Studenta powstała w oparciu o elastyczną technologię low-code, jak niskokodowa platforma nAxiom.

Podpis elektroniczny

A aplikacji zastosowano innowacyjną technologię OPTiSIGN standaryzująca wszystkie podpisy elektroniczne.

Blockchain

Aplikacja umożliwia publikację dyplomów cyfrowych w oparciu o praktyczną technologię blockchain.

Bezpieczeństwo

W aplikacji wykorzystano dwuetapowe uwierzytelnianie zwiększające bezpieczeństwo dostępu i danych.

CASE STUDY

Jak usprawniliśmy zarządzanie dokumentacją w uczelni?

Wdrożenie aplikacji e-Teczka Studenta zbudowanej na platformie low-code nAxiom

E-Teczka Studenta” usprawnia komunikację między studentem a uczelnią w zakresie dopełniania formalności związanych z tokiem studiów. Ułatwia składanie podań, wniosków i zaświadczeń, kierowanych do Biura Obsługi Kształcenia drogą elektroniczną, bez konieczności osobistej obecności w uczelni. Skraca czas procedury decyzyjno-akceptacyjnej, zapewniając stały wgląd do statusu spraw i zgromadzonej dokumentacji zarówno pracownikom BOK, jak i studentom w zakresie przyznawanych uprawnień. Dodatkowo, automatyczne powiadomienia o statusie wniosków i dokumentów umożliwiały śledzenie postępów i wyeliminowały konieczność ręcznego monitorowania ich stanu.

Akademia Nauk Stosowanych WSGE im. A. De Gasperi w Józefowie

Sprawne i bezpieczne zarządzanie dokumentacją studenta z e-Teczką

Archiwizacja dokumentacji przez wymagany okres zgodnie z wytycznymi Ministerstwa Edukacji.

Zabezpieczenie dokumentacji przed uszkodzeniem, utratą i nieuprawnionym dostępem.

Stały dostęp do dokumentacji dla osób upoważnionych w wyznaczonym dla nich zakresie uprawnień.

Eliminowanie ryzyka występowania pomyłek, duplikowania dokumentów i informacji z toku studiów.

Mniejszy koszt generowania i przechowywania dokumentacji z przebiegu studiów.

Oszczędność czasu w związku z usprawnieniem procedur postępowania administracyjnego.

Digitalizacja i automatyzacja procesów obsługi studenta z e-Teczką

E-Teczka to wirtualne archiwum gromadzenia dokumentacji studentów, w tym akt osobowych i wszelkich innych formalności na bieżąco wytwarzanych w procesie rekrutacji i późniejszym przebiegu toku studiów w uczelni. Usprawnia procesy wnioskowania i decyzyjno-akceptacyjne, jak również porządkowanie i przechowywanie generowanych dokumentów. System spełnia regulowane przepisami prawa formalne wymagania w zakresie prowadzenia akt osobowych studenta, a pod względem funkcjonalności może być dostosowywany do indywidualnych warunków organizacyjnych i wewnętrznych procedur obowiązujących w danej uczelni. Zastosowane w elektronicznej teczce studenta rozwiązania zapewniają wysoką ergonomię użytkowania i bezpieczeństwo dla przechowywanych danych.


Chcesz wiedzieć więcej? Zapraszamy do kontaktu

Napisz, jakie masz potrzeby i oczekiwania,  a nasz konsultant skontaktuje się z Tobą i wspólnie dobierzemy najlepiej pasujące do Twojej działalności rozwiązania.