System HR. Co to i jak ułatwia procesy zarządzania zasobami ludzkimi?

System HR to jedno z kluczowych narzędzi usprawniających pracę działów personalnych. Automatyzuje dużą część powtarzalnych zadań, od obsługi kadrowej i ewidencji czasu pracy, aż po wsparcie procesów rozwojowych. W praktyce oznacza to mniej administracji, większą kontrolę nad danymi i możliwość skupienia się na działaniach, które realnie wzmacniają organizację. Firmy zyskują niższe koszty operacyjne, wyższą zgodność z przepisami, a pracownicy i menedżerowie klarowne procesy i łatwy dostęp do info

Jak wskazuje raport Deloitte Global Human Capital Trends, aż 54% organizacji zwiększyło wykorzystanie oprogramowania HR w ciągu ostatnich trzech lat, a 58% firm planuje wdrożenie lub modernizację systemów HRIS. Dane te pokazują rosnące znaczenie technologii HR w codziennej pracy działów personalnych i podkreślają trend automatyzacji procesów kadrowych.

Czym jest system HR? 

Systemy Human Resources to nowoczesne, zintegrowane oprogramowania wspierające kompleksowe zarządzanie zasobami ludzkimi w organizacjach o różnych profilach działalności, strukturach i skalach operacyjnych. Umożliwiają automatyzację procesów kadrowych, centralizację danych oraz standaryzację kluczowych działań HR - od rekrutacji, przez rozwój kompetencji, aż po analitykę personalną. To rozwiązania, które stanowią fundament cyfrowej transformacji działów HR, pozwalając firmom zwiększać efektywność operacyjną, minimalizować ryzyko błędów oraz budować nowoczesne podejście do zarządzania kapitałem ludzkim. 

Systemy HR są odpowiednie dla organizacji o różnej wielkości i  złożoności procesów kadrowych. 

  • W przypadku małych i średnich przedsiębiorstw pomagają przede wszystkim uporządkować podstawowe procesy, usprawniając i przyspieszając codzienną pracę działów HR. 
  • W większych firmach systemy HR wspierają już bardziej rozbudowane funkcje, w tym rozwój kompetencji, szkolenia, oceny okresowe i raportowanie, umożliwiając menedżerom podejmowanie decyzji na podstawie twardych danych. 
  • W dużych korporacjach pełnią funkcję strategiczną - łączą zarządzanie talentami, planowanie sukcesji, rozbudowaną analitykę HR oraz koordynację procesów w skali międzynarodowej, co umożliwia sprawne i efektywne zarządzanie personelem w wielu oddziałach i lokalizacjach.

System HR, kadrowo-płacowy a HCM/HRM?

System HR to oprogramowanie, które obejmuje przebieg całego cyklu życia pracownika. Jego głównym celem jest centralizacja informacji oraz automatyzacja procesów, co pozwala na sprawne zarządzanie personelem, redukcję błędów administracyjnych i poprawę komunikacji między działem HR, menedżerami i pracownikami. Jak wskazuje raport Business Research Insights, 74% organizacji korzysta już z chmurowych systemów HR, a 62% firm poprawiło swoje możliwości analityczne dzięki narzędziom HR. Dane te pokazują, że automatyzacja i analiza danych stają się standardem w zarządzaniu personelem, a nowoczesne technologie HR przestają być opcją, a stają się koniecznością.

Warto odróżnić system HR od nowoczesnego oprogramowania kadrowo-płacowego, które koncentruje się głównie na podstawowej administracji pracowniczej oraz rozliczeniach płacowych. Jeszcze inną rolę pełnią rozwiązania HCM/HRM (Human Capital Management/Human Resource Management). Mają one charakter bardziej strategiczny, ponieważ służą nie tylko działaniom operacyjnym, ale też planowaniu i rozwojowi kapitału ludzkiego w organizacji. Obejmują takie obszary, jak zarządzanie talentami, budowanie ścieżki kariery, planowanie sukcesji czy rozwój kompetencji.
Wdrożenie systemu HR może przybierać różne formy, zależnie od struktury i wymagań organizacji.

  • On-premise - model, w którym systemy instalowane są bezpośrednio na serwerach firmy i zarządzane wewnętrznie, co daje pełną kontrolę nad systemem, ale wiąże się z koniecznością utrzymania własnej infrastruktury i aktualizacji oprogramowania. 
  • Cloud/SaaS - modele działające w chmurze, które udostępniane są przez dostawcę jako usługa abonamentowa. Umożliwiają łatwy dostęp do narzędzi z dowolnego miejsca oraz szybkie skalowanie funkcjonalności w zależności od potrzeb firmy. Model cloud/SaaS jest coraz częściej wybierany przez organizacje każdej wielkości, ponieważ minimalizuje koszty infrastruktury, upraszcza aktualizacje i pozwala szybko wdrażać nowe moduły oraz funkcje analityczne. 

Jakie problemy firm rozwiązuje system HR?

Organizacje pozbawione systemu HR bardzo często borykają się z wieloma wyzwaniami, które utrudniają efektywną obsługę procesów związanych z zarządzaniem zasobami ludzkimi. Należą do nich m.in.:

  • Rozproszone dane – informacje o pracownikach często przechowywane są wielu różnych lokalizacjach, w rozproszonych tabelach excel, e-mailach lub dokumentach papierowych, co utrudnia dostęp do nich, wymaga dodatkowego czasu na ich porządkowanie i weryfikację oraz zwiększa ryzyko błędów.
  • Manualne procedury obarczone ryzykiem błędów – wiele działań, takich jak naliczanie urlopów, zatwierdzanie wniosków czy raportowanie, odbywa się ręcznie, co jest czasochłonne, zwiększa ryzyko pomyłek i obniża wydajność zespołów HR.
  • Brak raportowania i kontroli – bez centralnego systemu zarządzania ciężko jest monitorować kluczowe wskaźniki HR, np. rotację pracowników, czas obsługi kluczowych procesów czy poziom wykorzystania kompetencji. Rozproszone dane utrudniają tworzenie rzetelnych analiz, porównywanie trendów oraz szybkie reagowanie na problemy kadrowe. W efekcie organizacja traci możliwość świadomego planowania zatrudnienia, prognozowania potrzeb kadrowych czy oceny efektywności działań w oparciu o wiarygodne dane. 
  • Ryzyko niezgodności z przepisami – obowiązujące regulacje dotyczące ochrony danych osobowych, prawa pracy czy programów oszczędnościowych wymagają skrupulatnego prowadzenia dokumentacji, aktualizowania danych w odpowiednich terminach oraz prawidłowego naliczania i odprowadzania składek. Przy ręcznej obsłudze procesów łatwo o opóźnienia i pomyłki w dokumentach.

System HR skutecznie odpowiada na te wyzwania, centralizując wszystkie dane pracownicze w jednym miejscu, co ułatwia ich wyszukiwanie, aktualizację i kontrolę. Dzięki automatyzacji kluczowych procesów znacząco ogranicza liczbę działań wykonywanych ręcznie, redukując tym samym ryzyko błędów. Narzędzie zapewnia także możliwość precyzyjnego raportowania i prowadzenia analiz, ponieważ umożliwia monitorowanie istotnych wskaźników HR oraz prognozowanie potrzeb kadrowych. Co ważne, system zapewnia pełną zgodność z obowiązującymi przepisami prawa, automatyzując procesy związane z ochroną danych osobowych, kodeksem pracy i programami oszczędnościowymi. 

Kluczowe funkcje systemu HR

System HR obejmuje szeroki zakres funkcji wspierających codzienne i strategiczne procesy zarządzania zasobami ludzkimi. 

  • Zarządzanie dokumentacją pracowniczą - narzędzie umożliwia prowadzenie elektronicznych akt osobowych, które zawierają komplet kluczowych informacji oraz dokumentów dotyczących zatrudnienia, takich jak umowy i aneksy, badania okresowe, odbyte szkolenia i inne. Dodatkowo oferuje zautomatyzowany workflow zatwierdzania, który porządkuje obieg dokumentów i zwiększa efektywność współpracy między HR, menedżerami i pracownikami.
  • Ewidencja godzin pracy oraz absencji - system pozwala na precyzyjną ewidencję czasu pracy, w tym obsługę wniosków urlopowych, rejestrację zwolnień lekarskich, delegacji oraz integrację z systemami rejestracji czasu pracy. 
  • Obsługa płac i benefitów pracowniczych - system HR współpracuje z oprogramowaniem płacowym, ułatwiając zarządzanie wynagrodzeniami oraz benefitami pozapłacowymi. Pozwala tworzyć i aktualizować struktury płac, kontrolować dodatkowe świadczenia dla pracowników oraz zapewnia spójność danych kadrowych z procesami płacowymi. 
  • Planowanie rozwoju zawodowego i oceny efektywności - nowoczesne oprogramowanie umożliwia wyznaczanie celów oraz stosowanie metody OKR (Objectives and Key Results), czyli określania ambitnych celów i powiązanych z nimi mierzalnych wyników. System pozwala także przeprowadzać oceny pracownicze, planować i śledzić szkolenia oraz zarządzać kompetencjami zespołu. 
  • Employee Self-Service - dzięki ESS pracownicy mogą przeglądać i aktualizować swoje dane osobowe, składać wnioski urlopowe, zgłaszać nieobecności, sprawdzać harmonogram pracy oraz uzyskiwać dostęp do dokumentów i informacji o benefitach, co odciąża dział HR i przyspiesza codzienne procesy. 
  • Manager Self-Service - MSS daje menedżerom większą wygodę zarządzania zespołem. Mają oni dostęp do ewidencji czasu pracy, absencji, wynagrodzeń, ocen okresowych i kompetencji pracowników, mogą zatwierdzać wnioski oraz monitorować wyniki zespołu bez konieczności każdorazowego kontaktu z HR. 

Korzyści z wdrożenia systemu HR

Wdrożenie nowoczesnego systemu HR przynosi wymierne korzyści na wielu poziomach organizacji. Dla zarządu oznacza to przede wszystkim redukcję kosztów operacyjnych, dostęp do rzetelnych danych wspierających podejmowanie trafnych decyzji biznesowych oraz możliwość skalowania procesów HR wraz z rozwojem firmy i jej potrzebami. 

Namacalne efekty wdrożenia odczuwają także (a może przede wszystkim) działy HR, które dzięki zmniejszeniu czasochłonnych i powtarzalnych obowiązków administracyjnych mogą przeznaczyć więcej czasu na działania strategiczne, takie jak rozwój talentów czy planowanie kompetencji. 

Wdrożenie systemu nie pozostaje też obojętne dla samych pracowników, którzy zyskują wygodny dostęp do aktualnych informacji, możliwość samoobsługi w zakresie wniosków urlopowych, absencji czy szkoleń oraz większą przejrzystość procesów kadrowych. Menedżerowie natomiast mogą sprawniej monitorować pracę swojego zespołu, szybko zatwierdzać wnioski, analizować wyniki i kompetencje pracowników oraz podejmować decyzje kadrowe w oparciu o wiarygodne dane w czasie rzeczywistym.

Na co zwrócić uwagę przy wyborze systemu HR?

Wybór systemu HR warto zacząć od określenia potrzeb organizacji. Ważne, by uwzględnić jej wielkość oraz branżę, aby oprogramowanie sprawnie wspierało zarówno codzienne obowiązki, jak i działania strategiczne. Ważne, by wziąć również pod uwagę zgodność z polskim prawem pracy i przepisami o ochronie danych osobowych, co zapewnia bezpieczeństwo i zmniejsza ryzyko błędów czy naruszeń. Kolejnym istotnym aspektem jest możliwość integracji systemu HR z innymi używanymi w firmie narzędziami, takimi jak oprogramowanie płacowe, systemy rejestracji czasu pracy (RCP) czy platformy ERP. Dzięki temu zapewnimy sprawny przepływ danych i umożliwimy kompleksowe zarządzanie procesami kadrowymi.

Wdrożenie systemu HR – jak wygląda w praktyce?

Proces wdrożenia systemu HR obejmuje kilka istotnych kroków, które należy z odpowiednim wyprzedzeniem dokładnie zaplanować i precyzyjnie koordynować.

Krok 1. Analiza potrzeb

To pierwszy i według wielu osób jeden z najważniejszych etapów wdrożenia systemu HR. Polega na dokładnym przyjrzeniu się działaniom firmy i aktualnym procesom kadrowym, aby zidentyfikować problemy i wąskie gardła, określić priorytety, ustalić wymagania techniczne i funkcjonalne i co istotne zebrać opinie kluczowych interesariuszy, w tym działu HR, menedżerów i pracowników, aby wdrożenie odpowiadało rzeczywistym potrzebom wszystkich użytkowników i miało szansę stanowić realne wsparcie. 

Krok 2. Konfiguracja

To etap, w którym wybrane oprogramowanie jest dostosowywane do potrzeb konkretnej organizacji i personalizowane tak, aby odzwierciedlało sposób, w jaki prowadzi swoje procesy kadrowe. Dzięki temu narzędzie działa zgodnie z realiami organizacji, automatyzuje rutynowe procesy i zmniejsza ryzyko błędów.

Krok 3. Migracja danych 

W tym kroku wdrożenia wszystkie informacje o pracownikach są przenoszone do nowego systemu HR. Zwykle obejmuje on również sprawdzenie jakości i kompletności danych oraz ich uporządkowanie.

Krok 4. Testy 

Na tym etapie przeprowadza się testy systemu, aby sprawdzić, czy wszystkie funkcje działają poprawnie i odpowiadają potrzebom firmy. Jest to czas, który pozwala wykryć i poprawić ewentualne błędy przed finalnym oddaniem systemu do codziennej pracy.

Krok 5. Szkolenie użytkowników

Szkolenia dla pracowników i menedżerów pozwalają nauczyć ich efektywnego korzystania z nowego systemu HR. Dzięki nim użytkownicy zdobywają praktyczne umiejętności, czują się pewnie w obsłudze systemu i mogą w pełni korzystać z jego funkcji.

Krok 6. Start systemu 

Etap, w którym system HR zaczyna funkcjonować na co dzień w organizacji, a wszystkie procesy kadrowe działają już w pełni w trybie rzeczywistym. 

Warto mieć na uwadze, że podczas wdrożenia mogą pojawić się różne trudności, takie jak niespodziewane opóźnienia, błędy w migracji danych czy niechęć pracowników przed zmianą. Można ich uniknąć poprzez dokładne planowanie, angażowanie kluczowych interesariuszy, testowanie procesów przed startem systemu oraz prowadzenie szkoleń i komunikacji wewnętrznej. W całym procesie wdrożenia dużą rolę odgrywa partner wdrożeniowy, który koordynuje wszystkie etapy projektu, zapewnia profesjonalne doradztwo i wsparcie w rozwiązywaniu ewentualnych trudności.

System HR a przepisy prawa i bezpieczeństwo danych

Nowoczesne systemy HR muszą działać w pełnej zgodności z obowiązującymi przepisami prawa. W ramach ochrony danych osobowych i RODO oprogramowanie umożliwia bezpieczne zarządzanie informacjami dotyczącymi pracowników oraz rejestrowanie wszystkich wprowadzonych zmian. System wspiera również przestrzeganie przepisów zawartych w Kodeksie pracy, m.in. w zakresie ewidencji czasu pracy, prowadzenia dokumentacji kadrowej i naliczania wynagrodzeń. Wdrożenie narzędzi takich jak PPK czy e-teczki ułatwia terminowe i zgodne z przepisami zarządzanie dokumentami pracowniczymi. 

Dodatkowo system HR oferuje zaawansowane funkcje audytu i kontroli dostępu, które pozwalają administratorom na bieżąco monitorować, kto wchodzi w posiadanie danych pracowników, jakie działania wykonuje oraz kiedy. Funkcje te nie tylko zwiększają bezpieczeństwo wrażliwych danych, ale także ułatwiają prowadzenie audytów i raportów, które są niezbędne do kontroli wewnętrznej oraz spełnienia wymogów prawnych.

Podsumowanie

Wdrożenie systemu HR przynosi największe korzyści, gdy organizacja potrzebuje usprawnienia procesów kadrowych, centralizacji danych i automatyzacji codziennych działań, a jednocześnie chce lepiej zarządzać rozwojem pracowników i podejmować trafne decyzje biznesowe, które opierają się na twardych insightach. Tego typu oprogramowanie sprawdza się zarówno w dużych organizacjach, jak i w mniejszych firmach, które planują rozwój i skalowanie procesów HR.

Strategiczne podejście do wdrożenia jest kluczowe, ponieważ pozwala dokładnie zidentyfikować potrzeby organizacji, dobrać odpowiednie funkcje systemu, przeprowadzić migrację danych i szkolenia w sposób przemyślany oraz zapewnić zgodność z przepisami prawa. Przemyślane wdrożenie zwiększa efektywność pracy działu HR, poprawia doświadczenie pracowników i menedżerów oraz maksymalizuje zwrot z inwestycji w nowe narzędzie.


Powiązane artykuły