Systemy kadrowe Teta HR, Teta ME, Teta AIR. Poznaj różnice

Choć Teta HR, Teta ME i Teta AIR tworzą jedną rodzinę systemów kadrowo-płacowych, każdy z nich wspiera inny obszar pracy działu HR – od pełnej obsługi kadr i płac, przez wygodną samoobsługę, po lekką cyfryzację dokumentów. Łączy je wspólny cel: uproszczenie codziennych zadań, zwiększenie efektywności i usprawnienie przepływu informacji w organizacji. Odpowiedni wybór systemu pozwala dopasować narzędzie do wielkości firmy, stopnia złożoności procesów oraz potrzeb użytkowników.

Teta HR, ME i AIR to ekosystem rozwiązań wspierających zarządzanie kadrami i płacami w organizacjach o różnej wielkości i strukturze. Teta HR to system klasy enterprise, stworzony z myślą o średnich i dużych firmach o złożonych strukturach zatrudnienia. Umożliwia pełną obsługę kadrowo-płacową, przeprowadzanie rozbudowanych procesów HR oraz płynną integrację z systemami finansowo-księgowymi i ERP. Teta ME działa jako jego moduł rozszerzający, oferując pracownikom i menedżerom wygodny dostęp do danych kadrowych, wniosków i grafików oraz automatyzując codzienne procesy workflow i samoobsługi. Teta AIR to z kolei lekkie, chmurowe narzędzie, skoncentrowane na digitalizacji dokumentacji kadrowej i elektronicznych wnioskach pracowniczych, które może działać samodzielnie lub jako uzupełnienie istniejącego ekosystemu HR. Choć każdy z nich ma inny zakres funkcjonalności, łączy je wspólny cel  - usprawnienie pracy działów HR, automatyzacja procesów oraz wsparcie kadry w codziennych zadaniach.

Systemy kadrowe Teta – czym są i jakie potrzeby firm adresują?

Oprogramowanie Teta należy do portfolio Unit4 – globalnej holenderskiej firmy technologicznej, która koncentruje się na rozwiązaniach automatyzujących i upraszczających procesy back-office. Od lat wyznacza ono standardy dla organizacji, które oczekują wysokiej automatyzacji, pełnej zgodności z przepisami oraz szerokich możliwości integracji z innymi systemami biznesowymi.

Ekosystem Teta to nowoczesne narzędzia, które wspierają i przyspieszają obsługę procesów kadrowo-płacowych i spraw pracowniczych. Można wykorzystywać je w organizacjach o różnych profilach i skali działalności oraz poziomach dojrzałości operacyjnej. Adresują potrzeby związane z usprawnieniem obsługi kadr i płac, digitalizacją i samoobsługą pracowników, automatyzacją procesów HR, centralizacją danych i redukcją obciążeń administracyjnych, a także poprawą jakości i szybkości przepływu informacji w całych organizacjach. Dzięki szerokim możliwościom konfiguracji oraz integracji systemy Teta mogą pełnić rolę centralnej platformy HR lub stanowić kluczowy element większego ekosystemu IT, wspierającego zarządzanie kapitałem ludzkim. 

Z badań wynika, że coraz większa część specjalistów HR korzysta z narzędzi HR Tech, które automatyzują pracę i usprawniają procesy kadrowe, takich jak zarządzanie wnioskami, czasem pracy czy obieg dokumentów. Jak wskazuje najnowszy raport „HR TECH CHANGER 2024” przygotowany przez Polskie Forum HR, ponad 90% profesjonalistów HR wykorzystuje rozwiązania technologiczne wspierające codzienną pracę, a 88% respondentów wskazuje automatyzację rutynowych procesów jako największą korzyść wdrożenia nowoczesnych narzędzi HR Tech, co potwierdza rosnące znaczenie digitalizacji i automatyzacji w obszarze HR.

Jakie problemy firm rozwiązują systemy kadrowo-płacowe?

Systemy kadrowo-płacowe adresują najważniejsze wyzwania związane z obsługą procesów personalnych w firmach. Wspierają organizacje w kluczowych obszarach, takich jak:

  • Błędy w rozliczeniach i niezgodność z przepisami – systemy na bieżąco aktualizują algorytmy i wskaźniki, dopasowując je do zmieniającego się prawa pracy i podatkowego. Dzięki temu minimalizują błędy podczas naliczania wynagrodzeń, składek i zasiłków.
  • Czasochłonny obieg dokumentów i brak samoobsługi – umożliwiają sprawny, w pełni cyfrowy obieg dokumentacji kadrowej, dostęp do pasków płacowych, informacji o wymiarze urlopu, ewidencji czasu pracy czy grafików. Dzięki temu pracownicy szybciej realizują codzienne formalności, a menedżerowie mogą na bieżąco monitorować i zatwierdzać operacje.
  • Powtarzalne, ręczne procesy HR – narzędzia eliminują konieczność wykonywania manualnych, powtarzalnych zadań, które są czasochłonne i mogą być przyczyną pomyłek wynikających z czynnika ludzkiego. Ujednolicają i przyspieszają procesy, takie jak rozliczanie wynagrodzeń, aktualizacja danych osobowych czy obsługa dokumentów, zapewniając spójność danych, skracając czas obsługi, jednocześnie odciążając pracowników HR, którzy mogą się skupić na bardziej strategicznych zadaniach. 
  • Problemy ze skalowalnością i bezpieczeństwem danych – systemy mogą efektywnie obsługiwać zarówno małe, jak i duże organizacje, zachowując przy tym wysoką wydajność i nie generując konieczności wprowadzania zmian w strukturze wewnętrznych procesów. Dzięki temu, że oferują zaawansowane mechanizmy bezpieczeństwa są gwarantem ochrony danych osobowych.

Teta HR – kompleksowe rozwiązanie kadrowe

Teta HR to nowoczesny system klasy enterprise, stworzony z myślą o średnich i dużych organizacjach, które potrzebują wszechstronnego, elastycznego i sprawdzonego narzędzia do kompleksowej obsługi kadrowo-płacowej. Doskonale sprawdza się w firmach i organizacjach, o złożonych strukturach zatrudnienia, wymagających pełnej automatyzacji działań.

Teta HR oferuje kompleksową funkcjonalność obejmującą m.in.:

  • Kadry i płace – ewidencja pracowników, obsługa umów, naliczanie wynagrodzeń i składek oraz generowanie raportów do ZUS i urzędów skarbowych;
  • Czas pracy – planowanie grafików, rozliczanie czasu pracy, obsługę systemów zmianowych i niestandardowych harmonogramów;
  • Procesy HR – cyfrowy obieg dokumentów, wnioski urlopowe, oceny okresowe, zarządzanie szkoleniami i kompetencjami.

Do istotnych atutów Teta HR należy zgodność z przepisami, możliwa dzięki przeprowadzaniu szybkich aktualizacji, które pozwalają dopasować system do zmieniających się regulacji prawnych, zapewniając poprawność rozliczeń i bezpieczeństwo procesów kadrowo-płacowych. Dzięki wysokiej skalowalności system sprawnie obsługuje zarówno mniejsze zespoły, jak i rozbudowane organizacje o rozproszonej strukturze, a także skomplikowane modele czasu pracy. Elastyczność i szerokie możliwości integracji tego narzędzia z systemami ERP, finansowo-księgowymi czy rekrutacyjnymi pozwalają w pełni dostosować je do indywidualnych potrzeb organizacji.

Ze względu na wysoki stopień zaawansowania technologicznego wdrożenie i konfiguracja systemu Teta HR wymagają wsparcia doświadczenia konsultantów oraz dokładnego planowania, co może wiązać się z dłuższym czasem uruchomienia. 

Teta ME – rozszerzenie Teta HR dla codziennej pracy

Teta ME stanowi rozszerzenie narzędzia Teta HR, które umożliwia pracownikom i kadrze menedżerskiej wygodny i szybki dostęp do danych oraz prostą obsługę procesów kadrowych i HR. Dzięki temu użytkownicy nie muszą wchodzić do pełnego, rozbudowanego systemu Teta HR, a działy zarządzania zasobami ludzkimi są odciążone od czasochłonnych czynności administracyjnych. Nie jest to samodzielny system kadrowo-płacowy, lecz warstwa aplikacyjna, która digitalizuje i upraszcza interakcję użytkowników z procesami HR, czyniąc funkcjonalności Teta HR bardziej dostępnymi i intuicyjnymi na co dzień. 

Do podstawowych funkcjonalności Teta ME należą:

  • Zarządzanie kadrami i płacami w trybie przeglądowym – dostęp do danych pracowniczych, pasków płacowych i ewidencji czasu pracy bezpośrednio przez użytkowników, bez konieczności logowania do pełnego systemu Teta HR.
  • Workflow HR i obieg dokumentów – cyfrowe składanie i zatwierdzanie wniosków urlopowych, wniosków kadrowych oraz innych dokumentów, automatyzacja akceptacji i powiadomień.
  • Samoobsługa pracownicza i menedżerska – pracownicy mogą sprawdzać harmonogramy, zgłaszać nieobecności i wnioski, a menedżerowie zatwierdzać wnioski oraz monitorować czas pracy zespołu.
  • Dostęp mobilny i webowy – możliwość korzystania z systemu z poziomu przeglądarki internetowej lub urządzeń mobilnych, co zwiększa wygodę i szybkość realizacji procesów HR.

Teta ME wyróżnia się intuicyjnym interfejsem, a co za tym idzie prostotą obsługi, co pozwala użytkownikom korzystać z funkcji samoobsługowych bez konieczności dodatkowych szkoleń. Narzędzie jest dedykowane organizacjom, które już korzystają lub planują wdrożenie systemu Teta HR i chcą zwiększyć dostępność oraz efektywność procesów HR dla pracowników i menedżerów. Jest optymalnym wyborem dla średnich i dużych przedsiębiorstw, w tym firm wielooddziałowych oraz organizacji zatrudniających dużą liczbę pracowników. 

System Teta ME nie jest w stanie zastąpić Teta HR – nie prowadzi pełnych rozliczeń kadr i płac i jest zależny od konfiguracji w systemie podstawowym. 

Teta AIR – nowoczesne wsparcie dla procesów kadrowych w chmurze

Teta AIR to nowoczesny system HR zaprojektowany z myślą o usprawnieniu codziennych procesów kadrowych i digitalizacji dokumentacji pracowniczej. Jako rozwiązanie działające w modelu cloud, nie wymaga własnej infrastruktury serwerowej, oferuje automatyczne aktualizacje i umożliwia wdrożenie w znacznie krótszym czasie niż tradycyjne rozwiązania on-premise. Teta AIR może działać zarówno jako samodzielna aplikacja, jak i we współpracy z Teta ME.

Wśród podstawowych funkcjonalności systemu Teta AIR można wymienić:

  • Elektroniczne teczki pracownicze – cyfrowa wersja tradycyjnej dokumentacji kadrowej, umożliwiająca bezpieczne przechowywanie, łatwy dostęp i szybkie wyszukiwanie dokumentów pracowników.
  • Obsługa wniosków kadrowych – możliwość składania, monitorowania i zatwierdzania wniosków pracowniczych (np. urlopy, zmiany danych) w pełni elektronicznie.
  • Cyfrowy obieg dokumentów HR – automatyzacja przepływu dokumentów kadrowych, która porządkuje informacje, minimalizuje błędy i skraca czas obsługi spraw pracowniczych w całym cyklu życia pracownika.

Teta AIR jest szczególnie przydatna w organizacjach, które chcą rozpocząć cyfryzację od uporządkowania dokumentacji pracowniczej, zapewnić zgodność z przepisami dotyczącymi e-teczek oraz stopniowo rozbudowywać środowisko HR, bez konieczności natychmiastowego wdrażania pełnego systemu kadrowo-płacowego.

Teta HR, Teta ME i Teta AIR – porównanie systemów kadrowo-płacowych

Teta HR, Teta ME i Teta AIR to trzy nowoczesne systemy wspierające zarządzanie kadrami i płacami, które różnią się pod względem funkcjonalności, modeli wdrożenia i sposobem obsługi.

Teta HR Teta ME Teta AIR
Zakres funkcjonalny Kompleksowa obsługa kadr i płac, zarządzanie czasem pracy, raportowanie oraz integracja z systemami ERP i finansowo-księgowymi. Samoobsługa pracownicza i menedżerska, workflow, przegląd danych kadrowych i płacowych. Elektroniczne teczki pracownicze, wnioski kadrowe, cyfrowy obieg dokumentów.
Model wdrożenia On-premise Chmura (SaaS) Chmura (SaaS)
Skala organizacji Średnie i duże firmy Średnie i duże firmy Małe, średnie, duże firmy
Samoobsługa pracowników Tylko w ograniczonym zakresie i wyłącznie poprzez dodatkowy moduł Teta ME. Wysoka – samodzielny dostęp do wniosków, grafików i dokumentów kadrowo-płacowych (w pełni zależny od Teta HR). Wysoka – pełna samoobsługa dokumentów i wniosków kadrowych dostępna niezależnie, bez potrzeby korzystania z Teta HR.
Elastyczność i skalowanie Wysoka – możliwość dopasowania procesów, integracji z innymi systemami i rozbudowy funkcji. Średnia – ustawienia workflow i funkcji samoobsługi dostępne w ramach integracji z Teta HR. Ograniczona – system oferuje podstawowe funkcje HR, a pełną funkcjonalność uzyskuje po połączeniu z Teta HR.
Typowy klient Firmy o złożonej strukturze zatrudnienia, centra usług wspólnych. Organizacje korzystające z Teta HR, chcące usprawnić codzienne procesy HR. Firmy rozpoczynające cyfryzację dokumentów kadrowych lub potrzebujące samodzielnego, prostego narzędzia HR.
Koszt Większy budżet potrzebny na wdrożenie, utrzymanie i szkolenia. Mniejszy koszt wdrożenia jako rozszerzenie systemu podstawowego. Niewielkie nakłady w porównaniu do pełnego systemu kadrowo-płacowego.
Wpływ na pracę działu HR Umożliwia kompleksową obsługę wszystkich procesów kadrowo-płacowych, ale wymaga od działu HR pracy w rozbudowanym systemie i przeszkolenia. Automatyzuje codzienne zadania HR, upraszczając wnioski, dokumenty i monitorowanie grafiku pracowników. Pozwala szybko uporządkować dokumentację kadrową i obsługiwać wnioski w formie elektronicznej, odciążając dział HR w podstawowych procesach.
Wpływ na pracowników i kadrę menedżerską Zapewnia pełną, kompleksową obsługę kadrowo-płacową i zaawansowane procesy HR, umożliwiając działowi kadrowemu efektywne zarządzanie całą organizacją, raportowanie i integracje z innymi systemami. Ułatwia codzienną pracę HR oraz menedżerów, automatyzując obieg wniosków i dokumentów oraz udostępniając pracownikom i menedżerom szybki dostęp do danych i grafików. Upraszcza zarządzanie dokumentacją kadrową i wnioskami pracowniczymi w formie elektronicznej, przyspieszając podstawowe procesy HR i zapewniając pełną samoobsługę użytkowników.

Jak wybrać system Teta dopasowany do potrzeb organizacji? 

Tylko świadome dopasowanie systemu do profilu organizacji pozwala maksymalnie wykorzystać jego możliwości, zapewnić płynność procesów HR i realne wsparcie dla pracowników oraz menedżerów. Wybór odpowiedniego systemu Teta powinien opierać się na dokładnej analizie potrzeb organizacji i jej planów rozwojowych. Warto uwzględnić też liczbę pracowników, stopień złożoności struktur organizacyjnych, dojrzałość procesów HR oraz perspektywy rozwoju w okresie najbliższych lat. 

Do najczęstszych błędów popełnianych przy wyborze systemu kadrowego należy m.in. wybór najbardziej znanego lub najbardziej rozbudowanego narzędzia, zamiast rozwiązania najlepiej dopasowanego do faktycznych potrzeb. Brak rzetelnej analizy procesów przed wdrożeniem może prowadzić do nieefektywnego wykorzystania systemu, problemów z adaptacją użytkowników i koniecznością kosztownych modyfikacji w trakcie eksploatacji. Kolejnym częstym błędem jest niedoszacowanie potrzeb pracowników nietechnicznych, którzy korzystają z systemu codziennie.

Podsumowanie

Rozwiązania z rodziny Teta stanowią sprawdzony wybór dla organizacji, które chcą nowocześnie i efektywnie zarządzać kadrami i płacami. Systemy Teta wspierają specjalistów HR i działów kadrowych, automatyzując powtarzalne procesy, porządkując dokumentację, upraszczając obieg wniosków i zapewniając szybki dostęp do kluczowych informacji dla menedżerów i pracowników. Korzyści dla organizacji obejmują większą efektywność operacyjną, redukcję błędów i ryzyka związanego z rozliczeniami, poprawę zgodności z przepisami oraz skalowalność systemów, która pozwala rozwijać środowisko HR w miarę rosnących potrzeb firmy. Dzięki elastyczności i szerokim możliwościom integracji, Teta umożliwia dopasowanie systemu do specyfiki przedsiębiorstwa, wspierając zarówno codzienną pracę HR, jak i strategiczne decyzje kadrowe.

FAQ

1. Czy systemy Teta są zgodne z polskim prawem pracy?

Tak. Wszystkie systemy z rodziny Teta są projektowane zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa pracy i podatkowymi w Polsce. Systemy są regularnie aktualizowane, aby odzwierciedlać zmiany w przepisach, co minimalizuje ryzyko błędów w naliczaniu wynagrodzeń, składek czy raportowaniu do ZUS i urzędów skarbowych.

2. Jak długo trwa wdrożenie poszczególnych systemów?

Czas wdrożenia zależy od wybranego systemu i stopnia jego rozbudowania. Teta HR jako system klasy enterprise wymaga najwięcej czasu, ze względu na kompleksowość procesów i integracje. Teta ME wdraża się szybciej, ponieważ jest modułem uzupełniającym Teta HR. Teta AIR, działająca w modelu chmurowym, pozwala na najszybsze wdrożenie i szybkie uruchomienie samoobsługi dokumentów i wniosków kadrowych.

3. Czy można migrować z Teta HR do Teta ME?

Nie jest to migracja w tradycyjnym sensie – Teta ME działa jako moduł rozszerzający Teta HR. Oznacza to, że organizacje korzystające z Teta HR mogą wdrożyć Teta ME, aby udostępnić pracownikom i menedżerom funkcje samoobsługi i workflow, bez utraty danych ani konieczności przenoszenia całego systemu.

4. Czy Teta AIR może zastąpić system kadrowo-płacowy?

Teta AIR jest lekkim, chmurowym narzędziem do obsługi zadań kadrowo-płacowych, uruchamianym w modelu SaaS. Umożliwia obsługę najważniejszych procesów związanych z digitalizacją dokumentacji, obsługą wniosków pracowniczych, naliczaniem wynagrodzeń, rozliczaniem czasu pracy czy zarządzaniem umowami.


Powiązane artykuły