-
Firma
Firma
-
Sektory
Sektory
-
Rozwiązania IT
Rozwiązania IT
-
Wiedza
Wiedza
-
Wydarzenia
-
Kariera
Kariera
-
Kontakt
Wdrożenie systemu ERP w firmie – koszty, harmonogram i etapy
Wdrożenie systemu ERP (enterprise resource planning – planowanie zasobów przedsiębiorstwa) zaczyna się od analizy procesów. Konsultanci odpowiednio do potrzeb dobierają oprogramowanie, a następnie je konfigurują i integrują z systemami, przeprowadzają testy i szkolą pracowników. Zapewniają opiekę techniczną i – w razie potrzeby – wsparcie w rozbudowie systemu. Koszt takiego projektu zależy głównie od liczby uruchamianych modułów, integracji, zakresu prac przygotowawczych i zmian w systemie.
Prace nad wdrożeniem ERP – od analizy procesów po rozpoczęcie korzystania z systemu – trwają zwykle od 6 do 12 miesięcy. Firma nie może na ten czas wstrzymać działalności i jej pracownicy muszą pogodzić udział w projekcie z codziennymi obowiązkami. Warto więc wcześniej poznać dokładny przebieg prac, żeby zaplanować pracę zespołu i uzgodnić dogodny termin przejścia na nowe oprogramowanie.
Spis treści
Wdrożenie systemu ERP w firmie - koszty, harmonogram i etapy
Jak wdrożyć system ERP?
Etapy wdrożenia systemu ERP w firmie
Etap 1. Analiza procesów biznesowych
Etap 2. Identyfikacja trudności i dobór systemu ERP
Etap 3. Wdrożenie nowego systemu i integracja z obecnym oprogramowaniem
Etap 4. Personalizacja i kastomizacja systemu
Etap 5. Rozbudowa systemu o aplikacje dedykowane
Etap 6. Opieka serwisowa
Wdrożenie systemu ERP na przykładzie firmy produkcyjnej AiFO Components
Ile kosztuje system ERP?
Ile kosztuje wdrożenie systemu ERP?
FAQ
Jak wdrożyć system ERP?
Wdrożenie ERP zacznij od wyboru doświadczonego partnera, który zaplanuje i zrealizuje projekt. Sprawdź, czy rozważana firma oferuje:
- doradztwo IT;
- różne systemy ERP, dostosowane do skali działalności i potrzeb różnych firm;
- kompleksowe wdrażanie systemów ERP, w tym migrację danych i testy;
- integrację nowego oprogramowania z narzędziami już używanymi w organizacji;
szkolenia użytkowników; - opiekę techniczną i wsparcie w rozbudowie systemu w przyszłości.
Powierzenie projektu jednemu wykonawcy ułatwia koordynację prac i ogranicza liczbę uzgodnień między dostawcami. Ponieważ każda firma wdrożeniowa prowadzi projekty we własny sposób, już podczas pierwszej rozmowy zapytaj wykonawcę, jak u niego wygląda metodyka wdrożenia systemu ERP.
Etapy wdrożenia systemu ERP w firmie
Etapy wdrożenia ERP z reguły obejmują kilka kroków realizowanych według szczegółowego harmonogramu. Konsultanci współpracują z powołanym w organizacji zespołem projektowym, czyli osobami, które znają potrzeby poszczególnych działów i uczestniczą w podejmowaniu decyzji.
Proces wdrożenia systemu ERP rozpoczyna się od poznania procesów, przepływów zadań i ścieżek akceptacji oraz ustalenia wąskich gardeł i wyzwań, które skłoniły do podjęcia decyzji o wdrożeniu.
Część prac prowadzi się równolegle, np. podczas konfiguracji modułów pracownicy firmy mogą sprawdzać dane kontrahentów i wskazywać powielone kartoteki przed ich przeniesieniem do ERP.
Etap 1. Analiza procesów biznesowych
Żeby dobrze zaplanować wdrożenie ERP w przedsiębiorstwie, konsultanci muszą poznać sposób pracy działów objętych projektem. Podczas rozmów z kierownikami i pracownikami m.in.:
- Omawiają przebieg procesów, np. obsługę zamówienia od przyjęcia do rozliczenia – kolejność czynności i osoby odpowiedzialne za ich wykonanie.
- Analizują obieg danych i dokumentów, np. jakimi drogami zamówienia docierają z działu handlowego do magazynu, a faktury do księgowości.
- Sprawdzają, z jakich narzędzi korzystają pracownicy i jakie informacje zapisują poza głównym systemem, np. czy prowadzą dodatkową ewidencję zamówień w arkuszach lub uzgadniają terminy dostaw e-mailem.
- Ustalają, jak zespół obsługuje wyjątki, np. zmianę zamówienia przez klienta lub niepełną dostawę.
Zapisują przebieg procesów i potwierdzają go z pracownikami. Następnie wspólnie ustalają, które zasady pracy zachować, a które zmienić, aby uwzględnić te ustalenia podczas konfiguracji systemu.
Etap 2. Identyfikacja trudności i dobór systemu ERP
Wdrożeniowcy rozpoznają przyczyny opóźnień i błędów w codziennej pracy. Na przykład, jeśli handlowcy muszą każdorazowo potwierdzać dostępność towaru telefonicznie, sprawdzają, dlaczego nie mają oni aktualnych informacji o zapasach w używanym programie. Ustalają też, co trzeba przygotować przed wdrożeniem. W wielu firmach konieczne jest m.in. uporządkowanie baz danych, np. scalenie powielonych kartotek kontrahentów i ujednolicenie kodów tych samych produktów w różnych programach.
Następnie konsultanci rekomendują system ERP z uwzględnieniem potrzeb organizacji i budżetu. Zależnie od zakresu projektu proponują dodatkowe rozszerzenia w postaci aplikacji ERP czy narzędzia analityczne.
Systemy ERP łączą dane z różnych działów we wspólnej bazie i automatyzują powtarzalne czynności. Na wybór danego rozwiązania wpływają przede wszystkim złożoność procesów, specyfika działalności i wymagania pracowników.
| Rozwiązanie | Dla kogo? | Specyfika rozwiązania |
| Comarch ERP XL | Średnie i duże firmy, zwłaszcza produkcyjne i dystrybucyjne. | Obsługuje rozbudowane procesy produkcyjne i gospodarkę wielomagazynową, również w oddziałach terenowych. Pozwala planować zaopatrzenie na podstawie zapotrzebowania i prognoz oraz analizować rentowność kontraktów. |
| Comarch ERP Optima | Małe i średnie przedsiębiorstwa oraz biura rachunkowe. | Obsługuje różne formy księgowości i ułatwia pracę biur rachunkowych, m.in. elektroniczną wymianę dokumentów z klientami. W firmach handlowych umożliwia integrację z kasami i drukarkami fiskalnymi. |
| Teta ERP | Przedsiębiorstwa, uczelnie i instytucje, także z wieloma oddziałami. | Oprócz obsługi kadr i płac wspiera rekrutację, szkolenia i oceny pracowników. Zapewnia narzędzia do planowania finansowego i budżetowania oraz gotowe komponenty integracji z systemami korporacyjnymi, np. SAP czy IFS. |
| Comarch Betterfly | Mikro- i małe firmy, w tym jednoosobowe działalności gospodarcze. | Chmurowa aplikacja do codziennych rozliczeń i podstawowej obsługi magazynu. Pozwala samodzielnie prowadzić uproszczoną księgowość lub przekazywać dokumenty do biura rachunkowego. |
| Comarch BI Point | Menedżerowie i analitycy, którzy potrzebują zestawień danych z kilku systemów. | Platforma analityczna, która łączy dane z różnych aplikacji oraz prezentuje je w raportach i na pulpitach menedżerskich. Użytkownicy samodzielnie tworzą zestawienia, np. porównują marże i wyniki sprzedaży w wybranych okresach. |
| Comarch Mobile | Przedstawiciele handlowi, serwisanci i menedżerowie pracujący w terenie. | Aplikacje mobilne, z których pracownicy korzystają na smartfonach i tabletach podczas pracy w terenie. Zależnie od wybranego rozwiązania przyjmują zamówienia u klientów, sprawdzają zlecenia serwisowe lub przygotowują protokoły wykonanych prac. |
| Rozszerzenia ERP | Firmy, które potrzebują dodatkowych funkcji w używanym systemie. | Gotowe aplikacje do konkretnych zadań, np. obsługi wydań i zwrotów, importu kartotek czy rozliczania zleceń. Dobór zależy od potrzeb firmy i zgodności rozszerzenia z jej oprogramowaniem. |
Etap 3. Wdrożenie nowego systemu i integracja z obecnym oprogramowaniem
Przed rozpoczęciem prac technicznych wdrożeniowcy uzgadniają ich harmonogram i sposób przejścia na nowy system. Terminy ustalają po analizie zakresu prac i dostępności zespołu klienta. W harmonogramie przewidują czas na testy i szkolenia, a uruchomienie planują z uwzględnieniem okresów największego obciążenia firmy.
Następnie konsultanci zgodnie z harmonogramem:
- Instalują oprogramowanie i konfigurują moduły zgodnie z ustalonymi wymaganiami.
- Przenoszą dane do ERP oraz sprawdzają ich kompletność i zgodność z danymi źródłowymi.
- Integrują ERP z pozostałymi systemami, np. sklepem internetowym lub programem magazynowym.
- Testują działanie systemu. Ten etap obejmuje testowanie poszczególnych modułów i całych procesów, np. czy ERP poprawnie odczytuje zamówienie ze sklepu internetowego (listę produktów, ceny i dane klienta).
Etap 4. Personalizacja i kastomizacja systemu
Na tym etapie wdrożeniowcy m.in. dostosowują widoki i raporty do potrzeb danej firmy oraz nadają pracownikom uprawnienia stosownie do ich obowiązków. Konfigurują też obieg dokumentów, np. określają, kto zatwierdza faktury o danej wartości. Jeśli standardowe ustawienia nie wystarczają, uzgadniają zakres i koszt zmian programistycznych oraz oceniają ich wpływ na późniejsze aktualizacje.
Etap 5. Rozbudowa systemu o aplikacje dedykowane
Jeśli standardowe moduły nie obsługują wszystkich zadań firmy, wdrożeniowcy dobierają gotowe rozszerzenie lub tworzą aplikację na zamówienie. Takie dodatkowe narzędzie może np. rozliczać zwroty w piekarni, przenosić kartoteki towarów z Excela do ERP lub ułatwiać rozliczanie przewozów w firmie transportowej. Następnie konsultanci określają, jakie dane aplikacja wymienia z ERP, oraz sprawdzają poprawność tej wymiany i działanie dodatkowych funkcji.
Po zakończeniu testów i szkoleń użytkowników konsultanci w uzgodnionym terminie uruchamiają system do bieżącej pracy.
Etap 6. Opieka serwisowa
Po wdrożeniu systemu ERP wdrożeniowcy z reguły pozostają do dyspozycji zespołu. Odpowiadają na pytania i pomagają korzystać z funkcji potrzebnych w codziennej pracy. Jeśli pojawiają się usterki, ustalają ich przyczyny i koordynują naprawę. W razie potrzeby pomagają również aktualizować system i dostosowywać jego ustawienia do zmian w organizacji.
Ile kosztuje system ERP?
Cena systemu ERP zależy od wybranych modułów, liczby użytkowników i modelu licencjonowania. Konsultanci rekomendują rozwiązanie odpowiednie do potrzeb i budżetu firmy, uwzględniając plany jej rozwoju.
Ile kosztuje wdrożenie systemu ERP?
Koszt wdrożenia systemu ERP zależy od zakresu projektu i złożoności procesów w organizacji. Wycena uwzględnia:
- liczbę modułów i zakres ich konfiguracji;
- ilość danych do przeniesienia oraz to, czy wymagają uporządkowania;
- liczbę i złożoność integracji z innymi programami;
- dodatkowe funkcje, które trzeba zaprogramować;
- zakres testów, szkoleń i pomocy podczas uruchomienia systemu.
FAQ
1. Kto powinien koordynować wdrożenie ERP po stronie firmy?
Kierownik projektu – doświadczony pracownik, który zna organizację i może poświęcić czas na współpracę z wykonawcą. Taka osoba pilnuje terminów i zadań zespołu oraz na bieżąco przekazuje zarządowi sprawy wymagające jego akceptacji lub decyzji. Kierownika projektu warto wyznaczyć jeszcze przed rozpoczęciem procesu wdrożenia.
2. Czy podczas wdrożenia ERP trzeba przenieść wszystkie dane z dotychczasowych programów?
Nie, podczas analizy przedwdrożeniowej konsultanci ustalają, które informacje będą potrzebne w nowym systemie. Migracja danych może objąć np. kartoteki kontrahentów i produktów, stany magazynowe oraz nierozliczone należności i zobowiązania. Starsze dokumenty można zachować w archiwum, jeśli firma nadal będzie mogła je w razie potrzeby odczytać i wykorzystać.
3. Czy wszystkie moduły ERP trzeba uruchomić jednocześnie?
Nie, można zacząć np. od sprzedaży i magazynu, a później uruchomić produkcję. Konsultanci najpierw sprawdzają jednak, czy funkcje potrzebne na pierwszym etapie nie wymagają działania pozostałych modułów. Jeśli firma przez pewien czas korzysta równolegle ze starego i nowego systemu, wykonawca uzgadnia z jej zespołem sposób wymiany danych między nimi.
