-
Firma
Firma
-
Sektory
Sektory
-
Rozwiązania IT
Rozwiązania IT
-
Wiedza
Wiedza
-
Wydarzenia
-
Kariera
Kariera
-
Kontakt
Skuteczne wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów – jak zacząć?
Wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów (EOD) nie jest tylko przejściem na wersję elektroniczną dokumentów. Nie chodzi o nowy program i digitalizację starych schematów, lecz o uporządkowanie, zautomatyzowanie i cyfryzację procesów. Projekt, który przyniesie zwrot z inwestycji, wymaga dokładnej analizy procedur obiegów, ustalenia ról i uprawnień, wyboru odpowiedniego systemu i włączenia go w istniejącą infrastrukturę.
Sam system nie rozwiąże problemów, jeśli przeniesiemy do niego dotychczasowe zawiłe procedury czy ścieżki akceptacji. Dobrze zaplanowane wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów optymalizuje całą pracę z dokumentami. Automatyzuje powtarzalne czynności, oszczędza czas, ułatwia kontrolę i ogranicza ryzyko błędów, czyli odciąża pracowników i usprawnia działanie organizacji. Jest krokiem milowym cyfrowej transformacji.
Spis treści:
Skuteczne wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów – jak zacząć?
EOD – co to znaczy i na czym polega?
Jak wyglądają etapy obiegu dokumentów w systemie EOD?
Jak przygotować się na wdrażanie systemu obiegu dokumentów?
1. Nie cyfryzuj starego bałaganu
2. Myśl perspektywicznie
3. Przeanalizuj, jak proces wygląda, a jak powinien
4. Weź pod uwagę zgodność z przepisami
5. Przygotuj dane, reguły i wyjątki
6. Wybierz pierwszy obieg do wdrożenia
Jak wybrać system obiegu dokumentów?
Jak wdrożyć elektroniczny obieg dokumentów w firmie?
Etap 1: Analiza
Etap 2: Prototypowanie
Etap 3: Test i szkolenie
Etap 4: Integracja
Etap 5: Uruchomienie
Czy oprogramowanie EOD jest niezbędne w organizacji?
Ile trwa wdrożenie systemu do elektronicznego obiegu dokumentów?
Podsumowanie
FAQ
EOD – co to znaczy i na czym polega?
Elektroniczny obieg dokumentów, w skrócie EOD lub DMS (z ang. document management system) to system do rejestrowania, przekazywania, akceptowania i archiwizowania dokumentów w organizacji. Zamiast przekazywać faktury, umowy, wnioski i inne pisma na papierze lub mailowo, użytkownicy dodają je w formie elektronicznej do systemu. Dokumenty mogą też wpływać do niego automatycznie, np. z KSeF czy systemu ERP. Program kieruje dokumenty do właściwych osób, które je zatwierdzają, opisują, dekretują, podpisują i archiwizują, a następnie zapisuje historię działań.
Dostępne są różne programy do elektronicznego obiegu dokumentów. Część ma charakter systemu workflow lub BPM (z ang. business process management), czyli pomaga mocniej skupić się na zarządzaniu procesami. Powstają również systemy branżowe, dopasowane do specyficznych potrzeb, np. dla uczelni.
Różni się także sposób budowy systemów – od zamkniętych programów na licencji, po aplikacje low-code, które pozwalają łatwo stworzyć własny program EOD z gotowych komponentów.
Jak wyglądają etapy obiegu dokumentów w systemie EOD?
W systemie EOD obieg informacji odbywa się według ustalonej ścieżki. Użytkownicy widzą, na jakim etapie znajduje się dokument i kto powinien wykonać kolejny krok. Najczęściej proces obejmuje:
- Rejestrację dokumentu – np. faktury, umowy, pisma lub wniosku.
- Opis i uzupełnienie danych – np. dodanie kontrahenta, kosztu, projektu lub załączników.
- Przekazanie do akceptacji – zgodnie z rolami, uprawnieniami i procedurą organizacji.
- Kontrolę statusu – podgląd historii działań, decyzji i osób zaangażowanych w sprawę.
- Archiwizację – zapis dokumentu w cyfrowym repozytorium, do którego dostęp mają tylko uprawnieni użytkownicy.
Jak przygotować się na wdrażanie systemu obiegu dokumentów?
Elektroniczny obieg dokumentów rozwiązuje wiele typowych problemów operacyjnych, m.in. ogranicza liczbę maili i pomyłki związane z ręcznym przepisywaniem danych czy nieaktualnymi wersjami dokumentów. Jeśli jednak organizacja traktuje go wyłącznie jako repozytorium plików, wykorzystuje tylko część jego możliwości.
1. Nie cyfryzuj starego bałaganu
Przy wdrażaniu EOD wiele organizacji popełnia duży błąd – przenosi do systemu procesy w takiej samej formie, w jakiej działały wcześniej. Cyfryzuje więc także ich słabe punkty, np. zbędne akceptacje, kopiowanie danych czy brak progów akceptacji. Powstaje cyfrowa wersja starego obiegu, marnuje się potencjał systemu. Dlatego wdrożenie EOD rozpocznij od pytania, jak proces powinien działać. Ustal, jakie dane można pobrać z innych systemów, które kroki są zbędne i kiedy potrzeba dodatkowej akceptacji, a które decyzje program może obsłużyć automatycznie.
2. Myśl perspektywicznie
Dobrze zaprojektowany EOD można wdrażać etapami. Najpierw w wybranym obszarze, np. faktur i umów, a następnie stopniowo w kolejnych procesach, aby finalnie zautomatyzować cały przepływ informacji w organizacji. Podczas wyboru systemu sprawdź, czy będzie on w stanie obsłużyć także inne dokumenty i procedury, np. wnioski zakupowe, delegacje, zgłoszenia wewnętrzne, dokumenty kadrowe, korespondencję, a ostatecznie całe sprawy administracyjne i procesy specyficzne w danej branży.
3. Przeanalizuj, jak proces wygląda, a jak powinien
Wskaż procesy, które najbardziej obciążają pracowników lub są obarczone największym ryzykiem błędów. Ustal, jak dokładnie wygląda obecny obieg dokumentów – ten etap pozwala odróżnić czynności potrzebne od tych, wykonywanych wyłącznie z przyzwyczajenia. Opisz problemy, np. na jakim dokumencie sprawy się zatrzymują, kto najczęściej dopytuje o ich status, które dane powtarzają się w kilku miejscach, jakie są skutki (np. kontrahent niezadowolony z opóźnionej płatności). Zmodyfikuj procesy lub zaplanuj nowe.
4. Weź pod uwagę zgodność z przepisami
Jeszcze przed wdrożeniem EOD ustal, jak system ma obsługiwać faktury ustrukturyzowane, dane osobowe, uprawnienia użytkowników i dokumenty wymagające kontroli dostępu. System elektronicznego obiegu dokumentów może wymagać w tym celu właściwej konfiguracji.
- System obiegu dokumentów w kontekście KSeF – określ, skąd system pobierze dane faktury, jak powiąże ją z kontrahentem, zamówieniem, umową lub projektem oraz kto zaakceptuje koszt przed płatnością.
- System obiegu dokumentów w kontekście RODO – przygotuj matrycę uprawnień: kto widzi dany rodzaj dokumentu, kto może go edytować, pobrać, zaakceptować, przekazać dalej, usunąć. Ustal rejestrowanie działań użytkowników, okresy przechowywania dokumentacji elektronicznej, dostęp do załączników i zasady ograniczania dostępu po zmianie stanowiska lub zakończeniu współpracy.
5. Przygotuj dane, reguły i wyjątki
System musi wiedzieć, co zrobić z dokumentem – każdorazowa decyzja pracownika marnuje zasoby. Dlatego przed wdrożeniem ustal, jakie informacje są potrzebne do obsługi dokumentów, skąd system ma je pobierać i według jakich reguł kierować sprawę dalej. Znaczenie mają m.in. kwota, dział, kontrahent, termin płatności, projekt, centrum kosztów i poziom ryzyka. Opisz też wyjątki, np. brak danych, błędny adresat, nieobecność osoby akceptującej albo przekroczenie progu akceptacji.
6. Wybierz pierwszy obieg do wdrożenia
Nie musisz cyfryzować wszystkich obiegów dokumentów naraz. Często lepiej wybrać jeden proces, którego automatyzacja przyniesie szybki i mierzalny skutek, np. obieg faktur, umów lub wniosków urlopowych. Zaoszczędzone zasoby przekonają zarząd czy pracowników do dalszej pracy nad cyfrową transformacją.
Jak wybrać system obiegu dokumentów?
Wybór systemu obiegu dokumentów zależy od tego, jaki problem organizacja chce rozwiązać. Jedne rozwiązania mocniej wspierają zarządzanie dokumentami i archiwum, inne prowadzenie spraw przez ścieżki akceptacji, integracje z ERP, OCR lub podpisem elektronicznym albo procesy typowe dla danej branży. Znaczenie mają też liczba użytkowników, poziom uprawnień i wymagania dotyczące bezpieczeństwa danych.
Jakie rodzaje elektronicznych obiegów są dostępne?
- nAxiom DMS – program do elektronicznego obiegu dokumentów. Pozwala łatwo wdrażać gotowe i indywidualne obiegi dokumentów, m.in. faktur, umów, korespondencji, delegacji, zapotrzebowań zakupowych. Jako rozwiązanie oparte na platformie low-code może obsługiwać także niestandardowe obiegi i procesy powiązane z dokumentami oraz integracje. Sprawdza się zarówno gdy organizacja szuka gotowych obiegów, jak i w przypadku gdy potrzebuje elastycznego rozwiązania, które może dowolnie rozwijać i skalować.
- Comarch BPM – wdrożenie systemu workflow. Comarch BPM służy do digitalizacji dokumentów i automatyzacji procesów związanych z zarządzaniem biznesem. Umożliwia rejestrację, opis, akceptację i archiwizację dokumentów, a także nadzorowanie kolejnych etapów sprawy oraz obsługę całych zadań, spraw, akceptacji, zgłoszeń i innych procesów biznesowych. Może współpracować z systemami ERP i rozszerzać ich standardowe funkcje o dodatkowe procesy.
- E-Teczka Studenta – system do obiegu dokumentów w uczelni. To przykład branżowego systemu EOD – rozwiązanie dla uczelni, które organizuje całą dokumentację studenta w jednym cyfrowym repozytorium. Usprawnia obsługę podań, wniosków, zaświadczeń, dokumentów rekrutacyjnych i akt związanych z tokiem studiów.
Jak wdrożyć elektroniczny obieg dokumentów w firmie?
Organizacja zwykle potrzebuje w tym celu partnera – firmy, która doradzi, jaki system elektronicznego obiegu dokumentów wybrać, oraz dostarczy, stworzy lub dostosuje i wdroży oprogramowanie. Podstawą udanej współpracy jest indywidualne i zwinne podejście przy budowaniu aplikacji oraz określenie budżetu przez Klienta. Poszczególne etapy projektu wdrożenia systemu elektronicznego obiegu dokumentów różnią się w zależności od organizacji, ale zwykle jest ich pięć.
Etap 1: Analiza
Jednym z pierwszych etapów wdrożenia EOD jest definiowanie potrzeb Klienta. Podczas analizy firma wdrażająca system sprawdza dotychczasowy przebieg wskazanych procesów obiegu. Bada także oczekiwania stawiane przez organizację względem nowego modelu pracy, na bazie których dobiera poszczególne moduły lub tworzy funkcjonalności dopasowane do potrzeb.
Etap 2: Prototypowanie
Drugim etapem jest stworzenie prototypu z podstawowymi założeniami (korowymi) i zaprezentowanie efektu u Klienta. Prototypowanie pozwala szybko potwierdzić zasadność i poprawność założeń oraz nanieść działania korygujące. Dobrą praktyką jest stosowanie podejścia Agile, polegające na dostarczaniu rozwiązań etapami poprzez oddawanie określonych funkcjonalności w krótkich odstępach czasowych.
Etap 3: Test i szkolenie
Kolejnym etapem jest testowanie funkcjonalności wdrożonych w krótkich cyklach, dzięki czemu Klient może na bieżąco sprawdzać, czy wdrożony system działa prawidłowo. Oprócz tego pracownicy organizacji mają czas na oswojenie się ze sposobem obsługi narzędzia, mogą nauczyć się wykonywać podstawowe czynności i przekonać, jak EOD usprawnia codzienną pracę.
Etap 4: Integracja
W trakcie wdrożenia można przeprowadzić także integracje EOD z posiadanymi już systemami. Użytkowanie innego rozwiązania nie jest powodem wykluczenia wdrożenia elektronicznego obiegu dokumentów. Podczas analizy firma wdrażająca sprawdza, z jakim systemem należy zintegrować EOD.
Etap 5: Uruchomienie
Ostatnim etapem wdrożenia elektronicznego obiegu dokumentów jest testowe uruchomienie systemu (test UAT). Po zakończonych sukcesem testach przenosi się procesy na środowisko produkcyjne Klienta, co oznacza start produkcyjny. Wówczas w ramach umowy wsparcia i utrzymania systemu Klient otrzymuje pełną asystę wdrożeniową lub opiekę serwisową.
Czy oprogramowanie EOD jest niezbędne w organizacji?
Jeśli obecne procesy spowalniają i utrudniają pracę, powodują błędy i zaczynają wpływać na relacje z klientami, kontrahentami lub pracownikami, decyzji o wdrożeniu EOD nie warto odkładać. Zwłaszcza gdy:
- Klienci lub dostawcy skarżą się na spóźnione płatności, bo faktury zbyt długo czekają na opis, akceptację lub przekazanie do księgowości.
- Umowy i wnioski trzeba ciągle poprawiać, bo użytkownicy pracują na nieaktualnych wersjach dokumentów. Wersje dokumentów są niejasno opisane.
- Pracownicy tracą czas na ustalanie, u kogo jest obecnie dokument i na jakim etapie zatrzymała się sprawa. Czasem proces trzeba rozpocząć od nowa, bo dokument ginie po drodze.
- Ważne dokumenty i decyzje są przekazywane mailowo – istnieje ryzyko przypadkowego przekazania ich nieuprawnionej osobie lub wycieku po włamaniu na konto.
- Trudno odtworzyć historię sprawy – kto zaakceptował dany dokument, kiedy, z jakimi uwagami i na jakiej podstawie.
- Osoby spoza działu administracji, księgowości lub kadr muszą ręcznie pilnować terminów, przypominać o akceptacjach i przekazywać pliki dalej.
Przed podjęciem decyzji warto przetestować demo systemu obiegu dokumentów i przeanalizować case study wdrożenia EOD w podobnej organizacji.
Ile trwa wdrożenie systemu do elektronicznego obiegu dokumentów?
Czas potrzebny na wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów zależy m.in. od zakresu prac określonych podczas analizy i ewentualnych działań korygujących. Jest on wprost proporcjonalny do projektu – prosty trwa kilka dni, średni i złożony są zdecydowanie dłuższe. Podczas wdrożenia tworzona jest już baza do kolejnych wdrożeń.
Podsumowanie
Skuteczne wdrożenie systemu obiegu dokumentów wspiera transformację cyfrową, bo usprawnia i przyspiesza pracę. Dobrze dobrany system ogranicza ręczne czynności i kopiowanie danych, zmniejsza ryzyko pomyłek i opóźnień oraz daje bieżący wgląd w status i historię dokumentów. Największą wartość nowe narzędzie przynosi jednak wtedy, gdy po pierwszym wdrożeniu można rozwijać kolejne obiegi i stopniowo automatyzować następne obszary pracy.
FAQ
1. Jak wdrożyć obieg dokumentów?
Nie ma jednego przepisu na to, jak budować obieg umów, faktur czy wniosków. Zgodnie z dobrymi praktykami warto zacząć od jednego procesu, usunąć zbędne kroki, jasno przypisać role, zadbać o komplet potrzebnych informacji i przetestować przepływ dokumentów z użytkownikami.
2. Czym różnią się systemy informatyczne służące do elektronicznego obiegu dokumentów?
Wszystkie systemy EOD wspierają elektroniczne zarządzanie dokumentami, ale różnią się budową, zakresem funkcji, konfiguracją i możliwościami integracji z zewnętrznymi systemami. Dostępne są zarówno zamknięte programy, jak i aplikacje low-code do budowy własnego systemu. Powstają też specjalne programy EOD dla uczelni i administracji publicznej.
3. Jak przekonać prezesa do wdrożenia systemu workflow?
Najlepiej pokazać koszty i ryzyka obecnego modelu – opóźnienia, czas tracony na szukanie dokumentów, błędy, brak kontroli, niezadowolenie klientów czy kontrahentów. Pomóc może też demo programu oraz case study podobnej firmy wdrażającej elektroniczny obieg dokumentów.
