Rozwiązania informatyczne wspierające zarządzanie PPK

Pracownicze Plany Kapitałowe to prywatny długoterminowy system oszczędzania. Może do niego dobrowolnie przystąpić każdy ubezpieczony, aby przy wsparciu pracodawcy i państwa odkładać środki finansowe na poczet swojej przyszłej emerytury. Dla podmiotów zatrudniających wdrożenie PPK wiąże się jednak z wieloma obowiązkami i koniecznością dostosowania systemów kadrowo-płacowych, które umożliwią realizowanie zadań pracodawcy.

Obecnie każda zatrudniająca pracowników firma, niezależnie od wielkości, jest zobowiązana przystąpić do PPK – przekazywać stosowne wnioski, dane i środki wybranej instytucji finansowej oraz prowadzić rozliczenia i dokumentację. Aby ułatwić to zadanie, przygotowaliśmy praktyczny poradnik omawiający program PPK. Co to jest, jakie narzuca na firmę obowiązki i jak zautomatyzować cały proces, żeby oszczędzić czas?

Program PPK – co to jest? Pracownicze Plany Kapitałowe w pigułce

Pracownicze Plany Kapitałowe (PPK) to dobrowolny program oszczędzania na poczet emerytury, w którym środki gromadzone są wspólnie przez pracownika, pracodawcę i państwo. Oszczędzanie w PPK jest dobrowolne – pracownik może w każdej chwili zrezygnować, a następnie ponownie przystąpić do programu.

Ustawowy obowiązek tworzenia systemu PPK dla pracowników spoczywa na pracodawcy, niezależnie od liczby zatrudnionych osób. Firma nie musi zawierać umowy o zarządzanie PPK z instytucją finansową tylko wtedy, gdy:

  • ma status mikroprzedsiębiorcy i wszyscy jej pracownicy zrezygnowali z PPK (złożyli stosowne deklaracje);
  • prowadzi Pracownicze Programy Emerytalne, do których przystąpiło co najmniej 25% zatrudnionych, pod warunkiem że odprowadzają podstawowe składki do PPE w wysokości co najmniej 3,5% wynagrodzenia (art. 13 Ustawy z dnia 4 października 2018 r. o pracowniczych planach kapitałowych, https://sip.lex.pl/akty-prawne/dzu-dziennik-ustaw/pracownicze-plany-kapitalowe-18781862, dostęp 06.08.2025).

Cel PPK

Celem PPK jest wspieranie systemu oszczędności pracowników w Polsce w kontekście przyszłej emerytury.

Wpłaty na PPK

Wpłaty na PPK pochodzą z trzech źródeł:

  1. od pracownika – wpłata wynosi co najmniej 2%, a maksymalnie 4% wynagrodzenia brutto.
  2. od pracodawcy – zatrudniający dokłada 1,5% wysokości wynagrodzenia pracownika; kwotę tę może dobrowolnie zwiększyć do 4%.
  3. od państwa – państwo przekazuje wpłatę powitalną wynoszącą 250 zł i przekazuje każdemu pracownikowi 240 zł rocznie.

Pracownik może odkładać w PPK niższe kwoty niż wyznaczone – do 0,5% wynagrodzenia, pod warunkiem że jego wynagrodzenie (osiągane z różnych źródeł w danym miesiącu) nie przekracza równowartości 1,2-krotności minimalnego wynagrodzenia (art. 27 Ustawy z dnia 4 października 2018 r. o pracowniczych planach kapitałowych.

Wpłaty na PPK pracodawca potrąca z wynagrodzenia pracownika po opodatkowaniu i oskładkowaniu. Kwoty odprowadzane przez pracodawcę nie są oskładkowane, stanowią jednak dla pracownika przychód, dlatego wymagają odprowadzenia od nich podatku z pensji pracownika.

Wypłaty z PPK

Zgromadzone środki w ramach PPK są wypłacane po ukończeniu 60. roku życia, ale można je odebrać wcześniej (z potrąceniami) bądź skorzystać z nich na poczet realizacji innych celów, np. zakupu mieszkania (bez potrąceń). Wypłata środków po 60. roku życia i w ratach jest zwolniona z podatku od zysków kapitałowych.

Zarządzanie rachunkiem PPK

Środki z PPK gromadzone są na rachunkach instytucji finansowej wybranej przez pracodawcę (wspólnie z pracownikami).

Gromadzone na rachunkach uczestników PPK środki są inwestowane w fundusze zdefiniowanej daty. W zakresie zgodności z prawem i interesem uczestników nadzór nad PPK sprawuje Komisja Nadzoru Finansowego.

Dobrowolność uczestnictwa w PPK i autozapis

Uczestnictwo w PPK jest dobrowolne, ale obowiązuje autozapis. Pracodawca automatycznie zapisuje do programu pracowników w wieku 18–55 lat, podlegających obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowemu. Aby zrezygnować z programu, pracownik musi złożyć stosowną deklarację.

Kary dla pracodawców

Nieprzestrzeganie obowiązków związanych z PPK może skutkować karami finansowymi dla pracodawców. Karze grzywny w wysokości nawet do miliona złotych podlega pracodawca, który:

  • nie zawarł umowy o prowadzenie PPK,
  • nie dokonuje wpłat na PPK,
  • nie prowadzi wymaganej dokumentacji,

podaje nieprawdziwe dane w sprawie PPK (art. 107 Ustawy z dnia 4 października 2018 r. o pracowniczych planach kapitałowych).

Korzyści PPK dla pracownika i pracodawcy

  • Długoterminowe oszczędzanie na emeryturę.
  • Wsparcie finansowe w postaci dopłat ze strony państwa.
  • Możliwość wcześniejszej wypłaty środków w szczególnych sytuacjach.
  • Narzędzie do motywacji pracowników i podniesienie atrakcyjności firmy na rynku pracy poprzez zwiększenie kwoty wpłacanej przez pracodawcę.
  • Obniżenie podstawy opodatkowania firmy – wydatki poniesione przez pracodawcę na PPK są kosztami uzyskania przychodu.

Program emerytalny PPK a obowiązki pracodawcy

Prowadzenie PPK jest dla firm wyzwaniem organizacyjnym i prawnym. Przede wszystkim wymaga wdrożenia lub dostosowania systemów kadrowo-płacowych do wprowadzonych regulacji.

Ustawa o PPK nakłada na podmioty zatrudniające szereg obowiązków. Pracodawca jest obecnie zobowiązany m.in. do wyboru instytucji finansowej i zawarcia z nią umowy o prowadzenie PPK. Zmianie uległ także sposób naliczania wynagrodzeń obejmujących wpłaty na rzecz Pracowniczych Planów Kapitałowych – konieczne jest prowadzenie dodatkowych rozliczeń i dokumentacji oraz terminowe dokonywanie wpłat.

Pracodawca musi ponadto zapewnić prawidłową komunikację z pracownikiem i instytucją finansową poprzez sprawne i terminowe przesyłanie:

  • informacji o rezygnacji z programu lub ponownym dokonywaniu wpłat;
  • wniosków o przystąpieniu do programu osób po 55 r. życia;
  • innych danych pracowniczych niezbędnych do prowadzenia PPK.

Powyższe działania można jednak uporządkować i usprawnić dzięki dostępnym na rynku technologiom. Wdrożone w firmie systemy ERP mogą uzupełnić aplikacje do obsługi PPK, które w pełni automatyzują procesy w tym obszarze – od zgłoszenia pracowników do programu, aż po przekazywanie wpłat do instytucji finansowej, z którą pracodawca współpracuje.

Aplikacja Comarch PPK

Jednym z najczęściej wybieranych przez firmy narzędzi do obsługi programu jest Comarch PPK – aplikacja stworzona dokładnie w tym celu: aby wspierać zarządzanie Pracowniczymi Planami Kapitałowymi. Oprogramowanie Integruje się z modułem Kadry i płace systemu Comarch ERP XL, Kadry i płace systemu Comarch Optima, a także systemem dla działów HR Comarch HRM. Działa również jako wersja samodzielna. Ponadto współpracuje z systemami do obsługi kadrowo-płacowej innych producentów.

Funkcje aplikacji

Podstawowe funkcjonalności aplikacji obsługują takie procesy jak:

  • rejestr i prowadzenie ewidencji pracowników;
  • przygotowanie wykazu osób, które przystąpiły do programu i się z niego wypisały;
  • naliczanie i ewidencja miesięcznych składek oraz deklarowanych procentowych składek członkowskich dla PPK.

Rozwiązanie umożliwia ponadto generowanie plików zgłoszeniowych, wyrejestrowujących i aktualizujących dane uczestników programu oraz innych zestawień z informacjami dla instytucji finansowej, z którą współpracuje pracodawca.

Udogodnienia dla pracodawców

Współpraca producenta aplikacji z instytucjami finansowymi uprawnionymi do prowadzenia i zarządzania PPK przełożyła się na wiele udogodnień dla pracodawców. Bezpośrednio z widoków aplikacji administrator może m.in. zobaczyć listę naliczonych składek na PPK oraz wyeksportować je do instytucji finansowej, a także zaimportować dane do aplikacji ze źródeł zewnętrznych.

Oprogramowanie umożliwia również zawieranie umów online z wybranymi instytucjami oraz prowadzenie komunikacji w zakresie rejestracji pracownika, deklaracji czy przesłania informacji o składkach za pośrednictwem bezplikowej wymiany danych poprzez API (z każdą instytucją oferującą prowadzenie PPK i zarządzanie programem). Taka automatyzacja komunikacji oszczędza czas, a przy tym zwiększa bezpieczeństwo danych.

Teta HR z modułem PPK

Drugim popularnym w firmach narzędziem jest Teta PPK – jeden z modułów oprogramowania Teta HR, który pomaga uporządkować i zautomatyzować procesy związane z prowadzeniem PPK w średnich i dużych przedsiębiorstwach. Podobnie jak Comarch HRM, Teta HR jest systemem dziedzinowym dla działów kadrowo-płacowych. Służy do obsługi procesów kadrowo-płacowych i zarządzania zasobami ludzkimi w przedsiębiorstwie, a przeznaczony jest raczej dla średnich i dużych firm.

TETA PPK wspiera pracodawców w realizacji takich obowiązków jak:

  • zgłaszanie osób zatrudnionych do programu;
  • przekazywanie wybranej instytucji finansowej wymaganych danych pracowniczych;
  • przyjmowanie oświadczeń członków programu;
  • naliczanie wpłat finansowych;
  • wpłaty do instytucji prowadzącej.

Obsługa tych procesów jest możliwa dzięki zautomatyzowanej komunikacji pomiędzy TETA HR a oprogramowaniem wybranej instytucji finansowej, opartej na standardzie plików XML.

Obszar komunikacji na linii pracownik–pracodawca usprawnia aplikacja Teta ME. Umożliwia ona przyspieszenie procesu zbierania informacji, które do tej pory nie były gromadzone przez pracodawcę, a których wymaga obecnie prawo.

Podsumowując – Pracownicze Plany Kapitałowe wiążą się z licznymi obowiązkami prawnymi i organizacyjnymi, ale w sprawnym zarządzaniu PPK w firmie pomagają dostępne na rynku narzędzia informatyczne. Ich funkcjonalności umożliwiają porządkowanie i automatyzowanie procesów, w tym automatyczne przekazywanie wpłat i bezplikową komunikację z instytucjami finansowymi. Rozwiązania takie jak Comarch PPK czy Teta PPK odciążają działy kadrowo-płacowe, na które spadła większość obowiązków związanych z programem.

FAQ:

1. Co to jest program PPK?

PPK, czyli Pracownicze Plany Kapitałowe, to dobrowolny system oszczędzania na emeryturę, w którym środki odkładają wspólnie pracownik, pracodawca i państwo. Uczestnictwo pracownika jest dobrowolne, ale każdy pracodawca ma obowiązek wprowadzić PPK w firmie. Podobne programy funkcjonują w większości krajów rozwiniętych w Europie.

2. Od kiedy jest program PPK?

Program PPK działa w Polsce od 2019 roku. Wdrażano go etapami – najpierw w dużych firmach, a od 2021 roku obowiązuje wszystkich pracodawców niezależnie od wielkości przedsiębiorstwa, branży i stanu zatrudnienia.

3. Jakie wybrać narzędzia do zarządzania PPK w firmie?

Firmy najczęściej wybierają Comarch PPK oraz Teta PPK. Te aplikacje, moduły do systemów ERP, automatyzują zgłoszenia pracowników, naliczanie składek oraz przekazywanie danych i wpłat do instytucji finansowych.