-
Firma
Firma
-
Sektory
Sektory
-
Rozwiązania IT
Rozwiązania IT
-
Wiedza
Wiedza
-
Wydarzenia
-
Kariera
Kariera
-
Kontakt
Programy biurowe w firmie – jak zoptymalizować koszty licencji?
Pakiet biurowy jest potrzebny niemal każdemu pracownikowi, ale nie każdy potrzebuje tego samego zestawu aplikacji. Przy kilkudziesięciu lub kilkuset kontach nawet niewielka nadwyżka kosztu pojedynczej licencji zaczyna mieć znaczenie. Optymalizacja powinna więc polegać na dopasowaniu narzędzi do ról, sposobu pracy i całego środowiska IT firmy. Co zatem należy zrobić, żeby obniżyć koszty korzystania z oprogramowania.
Programy biurowe są podstawą codziennej pracy w większości organizacji. Problem pojawia się jednak, gdy firmy płacą za niewykorzystywane konta, zbyt rozbudowane pakiety albo kilka narzędzi oferujących podobne funkcje. Optymalizacji nie należy więc rozumieć jako rezygnacji z potrzebnego oprogramowania. To lepsze dopasowanie licencji do stanowisk, sposobu pracy i rzeczywistych potrzeb użytkowników.
Spis treści
Programy biurowe w firmie – jak zoptymalizować koszty licencji
Czym są programy biurowe?
Dlaczego koszty licencji rosną?
Pierwszy krok - audyt licencji
Dopasuj licencje do ról pracowników
Pilnuj cyklu życia konta
Subskrypcja czy licencja wieczysta - co wybrać?
Centralizuj zakupy i uporządkuj terminy odnowień
Nie płać dwa razy za tę samą funkcję
Programy biurowe to tylko część środowiska IT
Analizuj oprogramowanie razem ze sprzętem
Nie oszczędzaj kosztem bezpieczeństwa
Kiedy warto skorzystać z doradztwa IT?
Jak zoptymalizować koszty programów biurowych?
Programy biurowe – oszczędność zaczyna się od kontroli
FAQ
Programy biurowe są podstawą codziennej pracy w większości organizacji. Problem pojawia się jednak, gdy firmy płacą za niewykorzystywane konta, zbyt rozbudowane pakiety albo kilka narzędzi oferujących podobne funkcje. Optymalizacji nie należy więc rozumieć jako rezygnacji z potrzebnego oprogramowania. To lepsze dopasowanie licencji do stanowisk, sposobu pracy i rzeczywistych potrzeb użytkowników.
Czym są programy biurowe?
Programy biurowe to oprogramowanie wspierające codzienną pracę administracyjną, komunikację i tworzenie treści. Zaliczają się do nich m.in. programy do edycji dokumentów, arkusze kalkulacyjne, programy do prezentacji, poczta, kalendarze, komunikatory, wideokonferencje oraz narzędzia do współdzielenia plików.
Nowoczesny pakiet biurowy często obejmuje też przestrzeń chmurową, różne funkcje współpracy, zarządzanie użytkownikami i urządzeniami czy dodatkowe zabezpieczenia. Nie oznacza to jednak, że każdy pracownik powinien otrzymać najbardziej rozbudowany wariant licencji - wręcz przeciwnie, należy go dostosować do poziomu uprawnień i obowiązków.
Dlaczego koszty licencji rosną?
Najbardziej oczywistą przyczyną jest wzrost zatrudnienia. Jeżeli oprogramowanie jest rozliczane za użytkownika, każda nowa osoba oznacza kolejny koszt. Z czasem dochodzą dodatkowe funkcje, przestrzeń w chmurze, programy specjalistyczne i aplikacje kupowane samodzielnie przez poszczególne działy.
Koszty mogą rosnąć także bez zwiększania zatrudnienia. Dzieje się tak, gdy firma utrzymuje nieużywane konta, kupuje zbyt rozbudowane pakiety albo płaci za kilka narzędzi wykonujących podobne zadania.
Pierwszy krok - audyt licencji
Firma powinna wiedzieć, jakie programy biurowe ma wykupione, ilu użytkowników posiada dostęp, jakie są warianty licencji i kiedy przypada ich odnowienie. Sama lista zakupów to dopiero początek. Trzeba sprawdzić, czy narzędzia są rzeczywiście używane. Pracownik administracji może potrzebować pełnego pakietu, podczas gdy osoba pracująca głównie w systemie branżowym wykorzystuje jedynie pocztę, kalendarz i komunikator. Audyt powinien wychwycić również aplikacje kupowane poza centralnym procesem. Jeżeli kilka zespołów niezależnie wykupuje narzędzia do zarządzania zadaniami, wideokonferencji czy przechowywania plików, firma może płacić kilka razy za podobne funkcje.
Dopasuj licencje do ról pracowników
Jednym z najprostszych sposobów ograniczania zbędnych kosztów jest stworzenie kilku profili użytkowników. Zamiast przydzielać wszystkim ten sam pakiet, można określić, jakie funkcje są potrzebne na konkretnych stanowiskach. Warto też pomyśleć o darmowym pakiecie biurowym.
Pracownik biurowy może intensywnie korzystać z edytora dokumentów tekstowych, arkusza kalkulacyjnego, programu do tworzenia prezentacji i poczty. Czasami wystarczy do tego darmowy pakiet programów biurowych. Magazynier może potrzebować przede wszystkim komunikacji i dostępu do dokumentów, ponieważ jego głównym narzędziem jest system WMS. Specjalista HR większość procesów może wykonywać w dedykowanym systemie kadrowym.
Taki podział trzeba regularnie weryfikować. Zakres obowiązków się zmienia, więc profil licencyjny powinien nadążać za rolą pracownika i warto go weryfikować przy każdej zmianie stanowiska.
Pilnuj cyklu życia konta
Koszt licencji powstaje nie tylko podczas zatrudnienia nowej osoby. Równie ważny jest offboarding. Po zakończeniu współpracy dostęp powinien zostać odebrany, a dane przekazane zgodnie z procedurą.
Jeżeli konto pozostaje aktywne, organizacja może nadal płacić za niepotrzebną subskrypcję. Proces warto powiązać z HR i administracją IT. Systemy HR mogą porządkować dane pracownicze, a jasna procedura pomaga sprawnie nadawać i odbierać dostępy.
Subskrypcja czy licencja wieczysta - co wybrać?
Wybór oprogramowania biurowego zależy od potrzeb firmy i zespołu. Subskrypcja rozkłada koszt w czasie i często ułatwia zmianę liczby licencji wraz ze zmianami zatrudnienia. Licencja wieczysta oznacza jednorazowy zakup prawa do korzystania z określonej wersji programu, ale trzeba uwzględnić jego cykl życia, wsparcie i przyszłe migracje.
Porównując oba warianty, warto policzyć TCO, czyli całkowity koszt posiadania w perspektywie kilku lat. Obejmuje on nie tylko cenę zakupu, ale też administrację, aktualizacje, przechowywanie danych, wsparcie i ewentualną zmianę rozwiązania.
Centralizuj zakupy i uporządkuj terminy odnowień
Licencjami łatwiej zarządzać, gdy zakupy są prowadzone według jednej polityki. Centralny rejestr powinien zawierać informacje o dostawcy, liczbie stanowisk, użytkownikach, koszcie i terminie odnowienia.
Dzięki temu przed kolejnym okresem rozliczeniowym można zweryfikować zapotrzebowanie zamiast automatycznie odnawiać tę samą liczbę dostępów. Warto też jasno określić, kto może zamawiać nowe aplikacje, kto zatwierdza koszt i kto odpowiada za ich wycofanie.
Nie płać dwa razy za tę samą funkcję
Pakiety biurowe coraz częściej zawierają komunikator, wideokonferencje, dysk w chmurze, formularze czy narzędzia do współpracy. Tymczasem poszczególne działy mogą dodatkowo kupować osobne aplikacje realizujące podobne zadania.
Przed przedłużeniem abonamentu warto więc sprawdzić, czy dana funkcja nie jest już dostępna w innym wykorzystywanym narzędziu. Nie chodzi o usuwanie każdej podobnej aplikacji, lecz o ocenę, czy dodatkowy koszt przynosi rzeczywistą wartość. Do tego ujednolicenie oprogramowania usprawnia współpracę pomiędzy pracownikami i działami.
Podobnie należy podchodzić do nowych technologii. Zamiast wdrażać kilka niezależnych narzędzi automatyzujących komunikację, warto sprawdzić, czy wybrane Chatboty można włączyć w istniejące procesy i systemy firmy.
Programy biurowe to tylko część środowiska IT
Optymalizacja nie powinna ograniczać się do samego pakietu biurowego. Im więcej procesów jest obsługiwanych przez wyspecjalizowane systemy, tym łatwiej określić, czego rzeczywiście potrzebują konkretni pracownicy.
Systemy ERP mogą integrować finanse, sprzedaż, analizy danych, zakupy i inne procesy przedsiębiorstwa. W firmach przemysłowych systemy dla produkcji wspierają planowanie i realizację zleceń, a systemy magazynowe obsługują operacje logistyczne i gospodarkę magazynową.
Jeżeli pracownik większość obowiązków wykonuje w takim systemie, jego potrzeby dotyczące oprogramowania ogólnego mogą być inne niż w przypadku osoby, która cały dzień pracuje z dokumentami i arkuszami.
Analizuj oprogramowanie razem ze sprzętem
Na koszt stanowiska składają się nie tylko licencje, ale też komputer, urządzenia peryferyjne, serwis i cykl wymiany sprzętu. Przed wdrożeniem nowych programów warto sprawdzić ich wymagania sprzętowe i zgodność z wykorzystywanymi urządzeniami oraz infrastrukturą sieciową.
Planowanie oprogramowania razem z zakupem sprzętu komputerowego pozwala lepiej dopasować konfiguracje stanowisk do rzeczywistych potrzeb. Standaryzacja sprzętu i oprogramowania może również ułatwić administrację oraz wsparcie użytkowników.
Nie oszczędzaj kosztem bezpieczeństwa
Najtańsza lub darmowa licencja nie zawsze oznacza najniższy koszt całkowity. Korzystanie z niewspieranych wersji oprogramowania albo odkładanie aktualizacji może zwiększać ryzyko problemów z kompatybilnością i bezpieczeństwem. Dotyczy to w szczególności oprogramowania o otwartym kodzie źródłowym.
Optymalizacja powinna więc uwzględniać cykl wsparcia programów, aktualizacje i zgodność z pozostałym środowiskiem IT. Nie należy też współdzielić kont w sposób niezgodny z warunkami licencji. Oszczędności powinny wynikać z właściwego doboru i zarządzania, a nie z obchodzenia zasad producenta oprogramowania.
Kiedy warto skorzystać z doradztwa IT?
W małej firmie listę używanych aplikacji można przeanalizować samodzielnie. W większej organizacji sytuację komplikują różni dostawcy, typy licencji, działy, urządzenia, chmura i systemy branżowe.
Wtedy doradztwo IT może pomóc spojrzeć na koszty w szerszym ujęciu. Analiza powinna uwzględniać faktyczne potrzeby użytkowników, infrastrukturę, bezpieczeństwo, integracje i rozwój firmy.
Jak zoptymalizować koszty programów biurowych?
Proces optymalizacji kosztów programów biurowych można uporządkować w kilku krokach:
- zinwentaryzować aplikacje i licencje,
- przypisać je do użytkowników i stanowisk,
- zweryfikować rzeczywisty sposób wykorzystania,
- znaleźć nieaktywne konta i dublujące się narzędzia,
- określić profile licencyjne dla różnych ról,
- porównać modele zakupu i całkowity koszt posiadania,
- uporządkować zakupy, odnowienia i offboarding,
- regularnie powtarzać analizę.
Ostatni punkt jest szczególnie ważny. Liczba pracowników, zakres obowiązków i oferta dostawców się zmieniają, dlatego konfiguracja optymalna dzisiaj za rok może już nie odpowiadać potrzebom firmy.
Programy biurowe – oszczędność zaczyna się od kontroli
Największym źródłem zbędnych kosztów nie musi być wysoka cena jednej licencji. Problemem może być brak wiedzy o tym, ile programów firma posiada, kto z nich korzysta i które funkcje rzeczywiście są potrzebne.
Dlatego optymalizacja programów biurowych powinna łączyć kontrolę licencji z analizą procesów, stanowisk, sprzętu i całej architektury IT. Dopiero wtedy można ograniczać wydatki bez odbierania pracownikom narzędzi potrzebnych do efektywnej pracy.
FAQ
1. Co zaliczamy do programów biurowych?
To m.in. edytory tekstu, arkusze, pocztę, kalendarze, programy do tworzenia prezentacji i edycji grafiki, komunikatory i narzędzia do współpracy nad plikami.
2. Jak zmniejszyć koszty licencji na programy biurowe?
Warto przeprowadzić audyt, usunąć nieużywane konta, dopasować warianty licencji do ról i ograniczyć dublujące się aplikacje.
3. Czy każdy pracownik potrzebuje tego samego pakietu?
Nie. Zakres potrzebnych funkcji zależy od stanowiska, obowiązków oraz innych systemów używanych przez daną osobę.
4. Co jest lepsze – subskrypcja czy licencja wieczysta?
Zależy od potrzeb firmy. Warto porównać całkowity koszt, elastyczność oraz warunki aktualizacji i wsparcia.
5. Jak często wykonywać audyt licencji?
Audyt licencji warto wykonywać regularnie, a dodatkowo przed większymi odnowieniami umów, zmianami zatrudnienia lub reorganizacją środowiska IT.
6. Czy najtańsza licencja jest zawsze najlepsza?
Nie. Trzeba uwzględnić potrzebne funkcje, bezpieczeństwo, wsparcie, kompatybilność i całkowity koszt utrzymania.
