Oprogramowanie dla firm gotowe na współpracę z KSeF

Już w lutym 2025 roku zdecydowana większość przedsiębiorstw będzie zobowiązana do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur. Rozwiązanie to już od pewnego dostępne i zapowiadane jako obowiązkowe, w związku z czym producenci oprogramowania podjęli starania, aby odpowiednio wcześnie dostosować swoje narzędzia do nowych procedur.

Krajowy System e-Faktur został uruchomiony początkiem stycznia 2022 r. Zatem już od kilku lat przedsiębiorcy mogli z niego korzystać jako rozwiązania umożliwiającego wygodną wymianę faktur w formie ustrukturyzowanej. Dokumenty księgowe wystawiane, odbierane, przechowywane i udostępniane są na jednym ustalonym szablonie i za pośrednictwem jednego systemu informatycznego. Założeniem KSeF jest więc ułatwienie podatnikom zarządzania danymi rozliczeniowymi, związanymi z zawieranymi transakcjami.

Kto będzie zobowiązany korzystać z KSeF?

Obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych za pomocą KSeF już od 1 lutego 2026 roku obejmie podatników prowadzących działalność biznesową lub posiadających siedzibę swojej firmy na terenie Polski. Dotyczy on więc zarówno polskich firm, jak i zagranicznych działających w naszym kraju, które świadczą usługi lub dostarczają produkty przedsiębiorstwom oraz instytucjom publicznym. Warto jednak zauważyć, że od fakturą elektroniczną generowaną z wykorzystaniem KSeF będą musieli posługiwać się również podatnicy zwolnieni z VAT. Zmiany nie obejmą podmiotów biznesowych z obszaru B2C, gdzie faktury wystawiane osobom fizycznym wciąż mogą być papierowe, a nie elektroniczne.

Tym samym wprowadzenie obowiązku korzystania z KSeF jest istotną zmianą dla działów księgowych i biur rachunkowych, gdzie na potrzeby usprawnienia prac rozliczeniowych stosowane są systemy dziedzinowe, wymagające teraz aktualizacji zgodnie z wprowadzanymi regulacjami.

Jak systemy współpracują z KSeF?

Aby móc przesyłać dane rozliczeniowe za pośrednictwem Krajowego Systemy e-Faktur, konieczna jest integracja KSeF z używanym oprogramowaniem księgowym. I pod tym kątem producenci oprogramowania aktualizowali swoje systemy w ostatnim czasie, starając się tak je zmodyfikować, aby zapewnić użytkownikom w pełni funkcjonalne narzędzia.

1. Comarch ERP XL.

Jeden z flagowych produktów Comarch, system Comarch ERP XL, zapewnia pełną komunikację z  KSeF. Umożliwia wysyłanie faktur (sprzedażowych) do KSeF zarówno na środowisko testowe, jak i produkcyjne, zgodnie z aktualną wersją API. Zyskał typowe funkcje związane z e-fakturami, jak autoryzacja i uwierzytelnianie KSeF czy opcja wysyłki faktur XML zgodnych z wymaganym formatem ustrukturyzowanym. Dzięki wykorzystaniu Comarch EDI użytkownicy mogą walidować i przechowywać faktury oraz odpowiedzi z KSeF. 

2. Comarch ERP Optima.

Z kolei dostępna wersja Comarch ERP Optima umożliwia zarządzanie dokumentacją rozliczeniową zgodnie z najnowszymi regulacjami, w tym przesyłanie i uwierzytelnianie e-faktur. Ponadto zapewnia tak ważny wgląd obiegów generowanych e-faktur zawierających informacje o statusach każdego obsługiwanego dokumentu rozliczeniowego. 

3. Teta ERP.

W przypadku systemu Teta ERP producent stworzył płynną wymianę faktur sprzedażowych i zakupowych z KSeF. Zapewnił parametryzację szablonów i poprawność formatów XML zgodnych z wymaganiami krajowego systemu. System zapisuje numer referencyjny KSeF i inne dane związane z dokumentami, co ułatwia późniejszą księgowość i kontrolę dokumentów rozliczeniowych.  
Producenci zadbali, aby ich systemy zapewniały pełną zgodność procedury obsługi e-faktur z wymogami KSeF, zarówno pod względem struktury e-faktury, jak i wymogów API. Ponadto specjaliści producenta zastosowali szereg dodatkowych i często indywidualnych wymagań firm związanych z procedurą zarządzania dokumentacją rozliczeniową.

Jakie wynikają z tego korzyści dla podatnika?

Jedną z największych korzyści połączenia KSeF z oprogramowaniem księgowym jest ustrukturyzowana forma faktury w postaci cyfrowej, zastępująca dotychczas stosowane jej rodzaje. Nie tylko ułatwia to pracę z dokumentacją księgową i procedurę rozliczeniową, ale też zapobiega pomyłkom wynikającym ze zróżnicowanej formy obsługiwanych dokumentów. Eliminuje konieczność tworzenia kopii dokumentów rozliczeniowych i przesyłania ich wersji papierowej pocztą czy pdf mailem, co dotychczas było wymaganą praco- i czasochłonną praktyką. Ponadto nie trzeba będzie wystawiać duplikatów, a korygowanie dokumentów rozliczeniowych stanie się łatwiejsze. Dzięki zastosowaniu KSeF nie trzeba już będzie archiwizować faktur w ramach własnych zasobów, ponieważ ich cyfrowe wersje pozostaną dostępne w ogólnokrajowym systemie informatycznym przez 10 lat. Warto też zaznaczyć, ż czas oczekiwania na zwrot podatku VAT będzie skrócony z 60 do 40 dni.

Rozwiązanie analogiczne do KSeF już od 2019 roku stosują m.in. Włochy, a docelowo wprowadzenie e-faktur ma dotyczyć wszystkich krajów Unii Europejskiej w transakcjach wewnątrzwspólnotowych.


Powiązane artykuły