-
FirmaFirma
Materiały eksperckie
Dzielimy się wiedzą w publikacjach z udziałem naszych specjalistów i partnerów biznesowych.Zobacz więcej
-
Sektory
Merytoryczne spotkania
Dołącz do licznego grona uczestników organizowanych przez nas wydarzeń.Zobacz więcej
-
Rozwiązania ITRozwiązania IT
-
Cyberbezpieczeństwo
-
Infrastruktura IT
- Apollo ECI
- Data Center
- ECI Telecom
- Neptune ECI
- Systemy sieciowe LAN i WiFi
- Usługi hostingowe
- Systemy backupu
- Systemy sieciowe OT
- Doradztwo informatyczne
- Serwery, macierze, sieci
- Usługi outsourcingowe
- Systemy zasilania gwarantowanego
- Instalacje niskoprądowe
- Sprzęt komputerowy i drukujący
- Umowy serwisowe
- Usługi chmurowe
- Wirtualizacja
-
Systemy ERP i BI
-
Systemy dla produkcji
-
Systemy magazynowe WMS
-
Systemy kadrowe i HR
-
Systemy dla uczelni
- USOS
- Teta EDU
- E-teczka studenta
- IRK Internetowa Rejestracja Kandydatów
- Aplikacja OPTiDrop App
- Ekstranet Studencki
- Elektroniczna Lista Obecności
- System Akademickich Biur Karier
- System Elektronicznej Rezerwacji Sal
- Elektroniczna legitymacja nauczyciela akademickiego OPTicamp
- Elektroniczna legitymacja doktoranta OPTicamp
- Elektroniczna legitymacja studencka OPTicamp
-
Workflow i aplikacje
-
System CMS i strony internetowe
-
Chatboty
-
Platformy i aplikacje web
-
Inne technologie
-
-
WiedzaWiedza
Nasze projekty
Dowiedz się, jak wykorzystujemy rozwiązania i technologie, aby wspierać Klientów.Zobacz więcej
-
Wydarzenia
-
Kariera
Pracuj w OPTeam
Dołącz do naszego zespołu i realizuj ciekawe projekty.Zobacz więcej
-
Kontakt
Gotowość na KSeF z checklistą, czyli jak sprawnie wdrożyć e-faktury
Krajowy System e-Faktur to jedna z największych zmian cyfrowych w systemie podatkowym. Ma na celu automatyzację i ujednolicenie procesu obiegu dokumentów księgowych pomiędzy przedsiębiorcami a instytucją finansową. Z założenia ma stanowić ułatwienie procesów rozliczania, jednak już dziś wiadomo, że ten nowy dla większości firm system oznacza również w dużej mierze zmianę dotychczasowych procedur. Jak więc sprawdzić gotowość na KSeF i dlaczego już teraz warto o to zadbać?
Po wejściu w życie obowiązku korzystania z KSeF nowa faktura ustandaryzowana będzie uznana za wystawioną i otrzymaną już w momencie nadania jej numeru w systemie. I to jest właśnie główny powód, dla którego KSeF stanowi zmianę organizacyjną w każdej firmie. Konieczne staje się dostosowanie do nowych standardów systemów księgowych i obiegów dokumentów, jak również wewnętrznych procedur i komunikacji z klientami. KSeF reguluje cały proces obsługi faktur, od wystawienia, po przekazanie, weryfikację błędów, aż po ich archiwizację.
Korzyści z dostosowania się do KSeF
Wczesne dostosowanie organizacyjne do wymogów KSeF zapewnia firmie bezpieczeństwo biznesowe. W grę wchodzi nie tylko spełnienie obowiązku ustawowego, ale przede wszystkim korzystanie od pierwszych dni z potencjału usprawnień, jakie niesie za sobą ustandaryzowana e-faktura. To płynne przejście cyfrowe, które pozwala zachować ciągłość sprzedaży i rozliczeń, a zarazem eliminuje ryzyko zakłóceń organizacyjnych, przestojów, błędów i chaosu komunikacyjnego, jakie mogą wystąpić, gdy procedury modyfikowane są szybko, w momencie zaistnienia obowiązku ustawowego.
Planując okres przygotowawczy do KSeF, firmy zyskują czas na systematyczne dostosowanie systemów IT, przetestowanie procesów oraz wypracowanie procedur, w tym również awaryjnych. Działy księgowe są mniej obciążone, mogą na bieżąco i sprawnie realizować procesy bez ryzykownych zakłóceń. Oczywiście, w praktyce już po wejściu w życie obowiązku korzystania z ustandaryzowanej e-faktury wciąż będzie możliwość wprowadzania zmian. Ważne jednak, aby wdrożyć je jak najszybciej.
Ocena poziomu przygotowań do KSeF
Wiele firm już rozpoczęło przygotowania do KSeF, korzystając ze wsparcie konsultantów w zakresie integracji posiadanych rozwiązań i modyfikacji procesów. W pierwszym przypadku jest o tyle łatwiej, że producenci oprogramowania odpowiednio wcześnie poczynili starania, aby dostosować swoje rozwiązania do współpracy KSeF. W kwestii drugiej, z pewnością wiele przedsiębiorstw jeszcze po dniu 1 lutego będzie optymalizowało procedury wewnętrzne. Im jednak wcześniej się to zrobi, tym wcześniej zidentyfikuje się luki i wprowadzi zmiany, co ograniczy ewentualne ryzyka związane z wejściem w życie KSeF.
Jak podejść do zmiany? Pomocna może okazać się checklista, która zawiera osiem zasadniczych pytań obejmujących kluczowe obszary takiej, jak technologia, procesy, organizacja, bezpieczeństwo oraz komunikacja.
1. Kwestie formalno prawne.
- Czy firma zna aktualne przepisy dotyczące KSeF i terminy ich obowiązywania?
- Czy ustalono, które faktury muszą być wystawiane w KSeF, a które są wyłączone?
- Czy przeanalizowano wpływ KSeF na umowy z kontrahentami (np. zapisy o formie faktur)?
2. Systemy IT i integracja
- Czy używany system finansowo księgowy obsługuje faktury ustrukturyzowane?
- Czy system jest zintegrowany z KSeF lub istnieje plan integracji?
- Czy zapewniono środowisko testowe do weryfikacji poprawności faktur?
- Czy przygotowano procedurę działania na wypadek awarii systemów lub KSeF?
3. Proces wystawiania faktur
- Czy zmapowano obecny proces fakturowania i zidentyfikowano zmiany wymagane przez KSeF?
- Czy ustalono moment wystawienia faktury w KSeF w relacji do realizacji sprzedaży?
- Czy przygotowano proces obsługi faktur korygujących w KSeF?
4. Uprawnienia i bezpieczeństwo
- Czy nadano uprawnienia do KSeF właściwym osobom (wystawianie, odbiór, zarządzanie)?
- Czy określono zasady nadawania, zmiany i odbierania uprawnień?
- Czy uwzględniono współpracę z biurem rachunkowym lub outsourcerem?
5. Organizacja i odpowiedzialność
- Czy wyznaczono osoby odpowiedzialne za KSeF w firmie?
- Czy przygotowano wewnętrzne procedury i instrukcje?
- Czy przeszkolono pracowników zaangażowanych w sprzedaż, księgowość i IT?
6. Odbiór faktur kosztowych
- Czy firma odbiera faktury od kontrahentów przez KSeF?
- Czy zapewniono automatyczny lub ręczny import faktur do systemu księgowego?
- Czy określono proces weryfikacji i akceptacji faktur kosztowych?
7. Archiwizacja i raportowanie
- Czy firma wie, że faktury są archiwizowane w KSeF i jak długo?
- Czy ustalono sposób raportowania i kontroli faktur w KSeF?
- Czy uwzględniono KSeF w procedurach kontrolnych i audytowych?
8. Komunikacja z kontrahentami
- Czy poinformowano kontrahentów o sposobie fakturowania w KSeF?
- Czy ustalono zasady przekazywania wizualizacji faktur (PDF, e mail)?
Ryzyka niedostosowania do KSeF
Brak dostosowania pod względem organizacyjnym do KSeF może nieść szereg zagrożeń operacyjnych, finansowych i biznesowych. Największym z nich wydaje się paraliż procesy sprzedaży, kiedy to firma nie będzie w stanie wygenerować faktury w KSeF, a dokument wystawiony poza systemem nie będzie uznany. Może to być równoznaczne z wstrzymaniem transakcji i opóźnieniach w rozliczeniach. Tym samym kolejnym zagrożeniem są zatory w płatnościach, co może utrudniać płynność finansową firmy i negatywnie wpływać na relacje z kontrahentami.
Wśród najczęściej wskazywanych ryzyk wymienia się więc:
- Zakłócenia płynności finansowej.
- Ryzyka podatkowe i błędy rozliczeniowe.
- Brak pełnej kontroli nad fakturami rozliczeniowymi.
- Problemy we współpracy z kontrahentami.
- Utrudnienia w realizowanych transakcjach.
Wymienionym przykładom można oczywiście zapobiec wprowadzając zmiany organizacyjne, które wbrew temu, co może się wydawać, wcale nie muszą być dla przedsiębiorstwa wyzwaniem.
Powiązane artykuły
Polityka prywatności
Klauzula Informacyjna - przetwarzanie danych osobowych w OPTeam S.A.
Ochrona prywatności użytkowników Internetowych serwisów OPTeam SA jest dla nas bardzo ważna.
Niniejsza polityka zawiera informacje dotyczące gromadzonych danych oraz zasad ich przetwarzania i wykorzystywania we wszystkich serwisach www prowadzonych i utrzymywanych przez OPTeam SA. Wykorzystanie i zbieranie informacji o użytkownikach Internetowych serwisów ograniczane jest do niezbędnego minimum wymaganego do świadczenia przez OPTeam SA usług na najwyższym poziomie. Polityka prywatności zawiera informacje na temat narzędzi stosowanych przez OPTeam SA w celu zapewnienia jak największej wygody korzystania z Internetowych serwisów (cookies, logi systemowe) oraz o danych zbieranych przez podmioty zajmujące się analityką serwisów. Polityka określa ponadto w jaki sposób chronimy Twoje dane, jakie prawa Ci przysługują oraz w jaki sposób możesz je wykonywać. Jednocześnie wskazane zostały narzędzia służące do zarządzania wyrażonymi przez Ciebie zgodami.
Jakie dane zbieramy?
OPTeam dokłada wszelkich starań, żeby Internetowe serwisy informacyjne były wygodne w użyciu. Dla zwiększenia wydajności serwisów stosowana jest technologia anonimowych cookies oraz pobierane są dane statystyczne o najczęściej poszukiwanych, za pomocą wyszukiwarki frazach, dzięki czemu aktualizowana jest na bieżąco nawigacja serwisu, żeby wyszukiwanie treści było wygodne i intuicyjne.
Przetwarzamy dane, żeby:
- dopasować prezentowane treści do potrzeb i zainteresowań użytkowników,
- zapewnić bezpieczeństwo usług,
- prezentować informacje o produktach i usługach dopasowane do potrzeb i zainteresowań użytkowników,
- dokonywać pomiarów, które pozwalają udoskonalać oferowane produkty i usługi.
Cookies (ciasteczka).
Serwis nie zbiera w sposób automatyczny żadnych informacji, z wyjątkiem informacji zawartych w plikach cookies.
- Pliki cookies (tzw. "ciasteczka") stanowią dane informatyczne, w szczególności pliki tekstowe, które przechowywane są w urządzeniu końcowym Użytkownika Serwisu i przeznaczone są do korzystania ze stron internetowych Serwisu. Cookies zazwyczaj zawierają nazwę strony internetowej, z której pochodzą, czas przechowywania ich na urządzeniu końcowym oraz unikalny numer.
- Podmiotem zamieszczającym na urządzeniu końcowym Użytkownika Serwisu pliki cookies oraz uzyskującym do nich dostęp jest OPTeam SA, Tajęcina 113, 36-002 Jasionka.
- Pliki cookies wykorzystywane są w celu:
- dostosowania zawartości stron internetowych Serwisu do preferencji Użytkownika oraz optymalizacji korzystania ze stron internetowych; w szczególności pliki te pozwalają rozpoznać urządzenie Użytkownika Serwisu i odpowiednio wyświetlić stronę internetową, dostosowaną do jego indywidualnych potrzeb;
- tworzenia statystyk, które pomagają zrozumieć, w jaki sposób Użytkownicy Serwisu korzystają ze stron internetowych, co umożliwia ulepszanie ich struktury i zawartości
- utrzymanie sesji Użytkownika Serwisu (po zalogowaniu), dzięki której Użytkownik nie musi na każdej podstronie Serwisu ponownie wpisywać loginu i hasła.
- W ramach Serwisu stosowane są dwa zasadnicze rodzaje plików cookies: "sesyjne" (session cookies) oraz "stałe" (persistent cookies). Cookies "sesyjne" są plikami tymczasowymi, które przechowywane są w urządzeniu końcowym Użytkownika do czasu wylogowania, opuszczenia strony internetowej lub wyłączenia oprogramowania (przeglądarki internetowej). "Stałe" pliki cookies przechowywane są w urządzeniu końcowym Użytkownika przez czas określony w parametrach plików cookies lub do czasu ich usunięcia przez Użytkownika.
- W ramach Serwisu stosowane są następujące rodzaje plików cookies:
- "niezbędne" pliki cookies, umożliwiające korzystanie z usług dostępnych w ramach Serwisu, np. uwierzytelniające pliki cookies wykorzystywane do usług wymagających uwierzytelniania w ramach Serwisu;
- pliki cookies służące do zapewnienia bezpieczeństwa, np. wykorzystywane do wykrywania nadużyć w zakresie uwierzytelniania w ramach Serwisu;
- "wydajnościowe" pliki cookies, umożliwiające zbieranie informacji o sposobie korzystania ze stron internetowych Serwisu;
- "funkcjonalne" pliki cookies, umożliwiające "zapamiętanie" wybranych przez Użytkownika ustawień i personalizację interfejsu Użytkownika, np. w zakresie wybranego języka lub regionu, z którego pochodzi Użytkownik, rozmiaru czcionki, wyglądu strony internetowej itp.;
- "reklamowe" pliki cookies, umożliwiające dostarczanie Użytkownikom treści reklamowych bardziej dostosowanych do ich zainteresowań.
- W wielu przypadkach oprogramowanie służące do przeglądania stron internetowych (przeglądarka internetowa) domyślnie dopuszcza przechowywanie plików cookies w urządzeniu końcowym Użytkownika. Użytkownicy Serwisu mogą dokonać w każdym czasie zmiany ustawień dotyczących plików cookies. Ustawienia te mogą zostać zmienione w szczególności w taki sposób, aby blokować automatyczną obsługę plików cookies w ustawieniach przeglądarki internetowej bądź informować o ich każdorazowym zamieszczeniu w urządzeniu Użytkownika Serwisu. Szczegółowe informacje o możliwości i sposobach obsługi plików cookies dostępne są w ustawieniach oprogramowania (przeglądarki internetowej).
- Operator Serwisu informuje, że ograniczenia stosowania plików cookies mogą wpłynąć na niektóre funkcjonalności dostępne na stronach internetowych Serwisu.
- Pliki cookies zamieszczane w urządzeniu końcowym Użytkownika Serwisu i wykorzystywane mogą być również przez współpracujących z operatorem Serwisu reklamodawców oraz partnerów.
- Więcej informacji na temat plików cookies dostępnych jest pod adresem www.wszystkoociasteczkach.pl lub w sekcji "Pomoc" w menu przeglądarki internetowej.
- Strona korzysta z narzędzi analitycznych Google Tag Manager należących do Google LLC, 1600 Amphitheatre Parkway, Mountain View, CA 94043, Stany Zjednoczone, które pozwalają monitorować działania (tzw. zdarzenia) wykonywane przez Ciebie podczas wizyty na Stronie, takie jak np.: kliknięcie w przycisk, przesłanie formularza kontaktowego, pobranie pliku. W tym celu wykorzystywane są pliki cookies Google LLC dotyczące usługi Google Tag Manager. Szczegółowe informacje związane z przetwarzaniem danych przez Google Analytics są udostępnione przez Google na stronie: https://support.google.com/tagmanager/answer/9323295?hl=pl.
- Strona korzysta z narzędzi analitycznych Google Analytics należących do Google LLC, 1600 Amphitheatre Parkway, Mountain View, CA 94043, Stany Zjednoczone, które zbierają informacje na temat Twoich odwiedzin Serwisu, takie jak: wskazanie stron, które wyświetliłeś, czas, jaki spędziłeś na stronie czy przejścia pomiędzy poszczególnymi stronami. W tym celu wykorzystywane są pliki cookies Google LLC dotyczące usługi Google Analytics. Szczegółowe informacje związane z przetwarzaniem danych przez Google Analytics są udostępnione przez Google na stronie: https://support.google.com/analytics/answer/6004245.
- Strona korzysta z narzędzi analitycznych Google Search Console należących do Google LLC, 1600 Amphitheatre Parkway, Mountain View, CA 94043, Stany Zjednoczone, które pomagają monitorować, utrzymywać i rozwiązywać problemy związane z obecnością witryny w wynikach wyszukiwania Google. Szczegółowe informacje związane z przetwarzaniem danych przez Google Search Console są udostępnione przez Google na stronie: https://support.google.com/webmasters/answer/9128668?hl=pl. Wszelkie pozostałe informacje związane z prywatnością i bezpieczeństwem danych gwarantowanych przez Google, można znaleźć pod adresem: https://policies.google.com/privacy?hl=pl.
- Serwis korzysta z narzędzia analitycznego HotJar należącego do HotJar, Level 2, St Julian’s Business Centre 3, Eliza Zmmit Street, St Julian’s ST 1000, Malta, które śledzi Twoje zachowanie podejmowanie w obrębie Serwisu. W tym cellu wykorzystywane sa pliki cookies. Z pomocą HotJar analizowane są zachowania Użytkownika, tj. czas spędzony na poszczególnych stronach, przyciski, w które klika, linki, z których korzysta itp. Więcej informacji odnajdziesz w polityce prywatności HotJar: https://www.hotjar.com/legal/policies/privacy.
- Z narzędzia lead generation Bazo, które identyfikuje ruch na stronie (wizyty na podstronach serwisu). Narzędzie należy do Bazo Sp. z o.o., ul. Bohdana Dobrzańskiego 3, 20-262 Lublin, Regon: 364959893, NIP: 9462661611. Szczegółowe informacje związane z przetwarzaniem danych przez Google Analytics są udostępnione przez Google na stronie: https://bazo.io/pl/polityka-prywatnosci.
- Menadżera Kampanii LinkedIn, systemu reklamowego należacego do Microsoft z siedzibą Redmond, WA 98052-7329 USA. Więcej informacji odnajdziesz w polityce prywatności: https://www.linkedin.com/legal/privacy-policy?trk=homepage-basic_footer-privacy-policy.
- Menadżera Reklam Meta, systemu reklamowego należącego do Facebooka z siedzibą 1 Hacker Way, Menlo Park, CA 94025. Więcej informacji odnajdziesz w polityce prywatności: https://www.facebook.com/privacy/policy/?entry_point=facebook_help_center_ig_data_policy_redirect&locale=pl_PL.
Logi systemów.
Logi systemów, czyli rejestr zdarzeń - utworzony w chronologicznej kolejności zapis informacji o zdarzeniach i działaniach dotyczących strony WWW. Zawierają one takie dane jak adres IP, z którego nastąpiło wejście na daną podstronę, adres tej strony oraz czas połączenia. Logi systemów wykorzystywane są przez OPTeam SA w szczególności w celach statystycznych oraz monitorowania bezpieczeństwa.
Zmiany w polityce ochrony prywatności Internetowych Serwisów Informacyjnych OPTeam.
Na zmiany w Polityce prywatności Internetowych serwisów OPTeam może wpłynąć zmiana technologii internetowej, zmiany powszechnie obowiązujących przepisów prawa, w tym w zakresie ochrony danych osobowych.
Zmiany polityki będą zamieszczane pod adresem http://www.opteam.pl/polityka-prywatnosci.
WŁĄCZANIE / USUWANIE / BLOKOWANIE PLIKÓW COOKIES W INTERNETOWYCH SERWISACH OPTEAM SA.
Internetowe serwisy OPTeam SA korzystają z plików cookies zgodnie z dokonanymi indywidualnie przez Użytkownika ustawieniami przeglądarki internetowej. W wielu przeglądarkach obsługa plików cookies jest domyślnie włączona. Korzystanie z Internetowych serwisów OPTeam SA, bez zmiany ustawień w przeglądarce dotyczących cookies, oznacza potwierdzenie zapoznania się z powyższymi informacjami i akceptację plików cookies. Jeżeli Użytkownik nie akceptuje plików cookies może w dowolnym momencie, w swojej przeglądarce internetowej, zmienić ustawienia lub wyłączyć obsługę plików cookies.
Korzystanie z Internetowych serwisów informacyjnych z włączoną obsługą plików cookies w przeglądarce oznacza, że pliki te zapisane będą w pamięci urządzenia użytkownika.
Więcej informacji na temat plików cookies dostępnych jest w sekcji „Pomoc” w menu przeglądarki internetowej użytkownika lub na poniższych stronach.
- Cookies w przeglądarce Chrome
- Cookies w przeglądarce Firefox
- Cookies w przeglądarce Opera
- Cookies w przeglądarce Safari
- Cookies w przeglądarce Internet Explorer
Użytkownicy, którzy po zapoznaniu się z informacjami dostępnymi w Internetowych serwisach informacyjnych, nie chcą żeby pliki cookies pozostały zachowane w przeglądarce internetowej urządzenia, powinni usunąć je ze swojej przeglądarki po zakończeniu wizyty w Internetowym serwisie informacyjnym.
ADMINISTRATOR DANYCH OSOBOWYCH.
Administratorem danych osobowych jest OPTeam S.A. z siedzibą w Tajęcinie, adres: Tajęcina 113, 36-002 Jasionka w Sądzie Rejonowym w Rzeszowie, XII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, pod numerem KRS 0000160492, NIP: 813-03-34-531, REGON: 008033000, kapitał zakładowy (kapitał wpłacony) 730 000 zł, Inspektor Ochrony Danych.
W OPTeam S.A. został powołany Inspektor Ochrony Danych, adres: Inspektor Ochrony Danych, Tajęcina 113, 36-002 Jasionka, adres e-mail: odo@opteam.pl.
Udostępnienie danych klienta.
OPTeam SA nie udostępnia danych powiązanych z plikami cookies żadnym podmiotom zewnętrznym.
Niezbędne pliki cookie przyczyniają się do użyteczności strony poprzez umożliwianie podstawowych funkcji takich jak nawigacja na stronie i dostęp do bezpiecznych obszarów strony internetowej. Strona internetowa nie może funkcjonować poprawnie bez tych ciasteczek.
Funkcjonalne pliki cookie służą prawidłowemu działaniu pracy strony internetowej i sprawiają, że potrzebne informacje są pokazywane szybko i dokładnie podczas wizyty na stronie.
Statystyczne pliki cookie pomagają właścicielem stron internetowych zrozumieć, w jaki sposób różni użytkownicy zachowują się na stronie, gromadząc i zgłaszając anonimowe informacje.
Marketingowe pliki cookie stosowane są w celu śledzenia użytkowników na stronach internetowych. Celem jest wyświetlanie reklam, które są istotne i interesujące dla poszczególnych użytkowników i tym samym bardziej cenne dla wydawców i reklamodawców strony trzeciej.