Gotowość na KSeF z checklistą, czyli jak sprawnie wdrożyć e-faktury

Krajowy System e-Faktur to jedna z największych zmian cyfrowych w systemie podatkowym. Ma na celu automatyzację i ujednolicenie procesu obiegu dokumentów księgowych pomiędzy przedsiębiorcami a instytucją finansową. Z założenia ma stanowić ułatwienie procesów rozliczania, jednak już dziś wiadomo, że ten nowy dla większości firm system oznacza również w dużej mierze zmianę dotychczasowych procedur. Jak więc sprawdzić gotowość na KSeF i dlaczego już teraz warto o to zadbać?

Po wejściu w życie obowiązku korzystania z KSeF nowa faktura ustandaryzowana będzie uznana za wystawioną i otrzymaną już w momencie nadania jej numeru w systemie. I to jest właśnie główny powód, dla którego KSeF stanowi zmianę organizacyjną w każdej firmie. Konieczne staje się dostosowanie do nowych standardów systemów księgowych i obiegów dokumentów, jak również wewnętrznych procedur i komunikacji z klientami. KSeF reguluje cały proces obsługi faktur, od wystawienia, po przekazanie, weryfikację błędów, aż po ich archiwizację.

Korzyści z dostosowania się do KSeF

Wczesne dostosowanie organizacyjne do wymogów KSeF zapewnia firmie bezpieczeństwo biznesowe. W grę wchodzi nie tylko spełnienie obowiązku ustawowego, ale przede wszystkim korzystanie od pierwszych dni z potencjału usprawnień, jakie niesie za sobą ustandaryzowana e-faktura. To płynne przejście cyfrowe, które pozwala zachować ciągłość sprzedaży i rozliczeń, a zarazem eliminuje ryzyko zakłóceń organizacyjnych, przestojów, błędów i chaosu komunikacyjnego, jakie mogą wystąpić, gdy procedury modyfikowane są szybko, w momencie zaistnienia obowiązku ustawowego.

Planując okres przygotowawczy do KSeF, firmy zyskują czas na systematyczne dostosowanie systemów IT, przetestowanie procesów oraz wypracowanie procedur, w tym również awaryjnych. Działy księgowe są mniej obciążone, mogą na bieżąco i sprawnie realizować procesy bez ryzykownych zakłóceń. Oczywiście, w praktyce już po wejściu w życie obowiązku korzystania z ustandaryzowanej e-faktury wciąż będzie możliwość wprowadzania zmian. Ważne jednak, aby wdrożyć je jak najszybciej.

Ocena poziomu przygotowań do KSeF

Wiele firm już rozpoczęło przygotowania do KSeF, korzystając ze wsparcie konsultantów w zakresie integracji posiadanych rozwiązań i modyfikacji procesów. W pierwszym przypadku jest o tyle łatwiej, że producenci oprogramowania odpowiednio wcześnie poczynili starania, aby dostosować swoje rozwiązania do współpracy KSeF. W kwestii drugiej, z pewnością wiele przedsiębiorstw jeszcze po dniu 1 lutego będzie optymalizowało procedury wewnętrzne. Im jednak wcześniej się to zrobi, tym wcześniej zidentyfikuje się luki i wprowadzi zmiany, co ograniczy ewentualne ryzyka związane z wejściem w życie KSeF.

Jak podejść do zmiany? Pomocna może okazać się checklista, która zawiera osiem zasadniczych pytań obejmujących kluczowe obszary takie, jak technologia, procesy, organizacja, bezpieczeństwo oraz komunikacja.

1. Kwestie formalno-prawne.

  • Czy firma zna aktualne przepisy dotyczące KSeF i terminy ich obowiązywania?
  • Czy ustalono, które faktury muszą być wystawiane w KSeF, a które są wyłączone?
  • Czy przeanalizowano wpływ KSeF na umowy z kontrahentami (np. zapisy o formie faktur)?

2. Systemy IT i integracja.

  • Czy używany system finansowo-księgowy obsługuje faktury ustrukturyzowane?
  • Czy system jest zintegrowany z KSeF lub istnieje plan integracji?
  • Czy zapewniono środowisko testowe do weryfikacji poprawności faktur?
  • Czy przygotowano procedurę działania na wypadek awarii systemów lub KSeF?

3. Proces wystawiania faktur.

  • Czy zmapowano obecny proces fakturowania i zidentyfikowano zmiany wymagane przez KSeF?
  • Czy ustalono moment wystawienia faktury w KSeF w relacji do realizacji sprzedaży?
  • Czy przygotowano proces obsługi faktur korygujących w KSeF?

4. Uprawnienia i bezpieczeństwo.

  • Czy nadano uprawnienia do KSeF właściwym osobom (wystawianie, odbiór, zarządzanie)?
  • Czy określono zasady nadawania, zmiany i odbierania uprawnień?
  • Czy uwzględniono współpracę z biurem rachunkowym lub outsourcerem?

5. Organizacja i odpowiedzialność.

  • Czy wyznaczono osoby odpowiedzialne za KSeF w firmie?
  • Czy przygotowano wewnętrzne procedury i instrukcje?
  • Czy przeszkolono pracowników zaangażowanych w sprzedaż, księgowość i IT?

6. Odbiór faktur kosztowych.

  • Czy firma odbiera faktury od kontrahentów przez KSeF?
  • Czy zapewniono automatyczny lub ręczny import faktur do systemu księgowego?
  • Czy określono proces weryfikacji i akceptacji faktur kosztowych?

7. Archiwizacja i raportowanie.

  • Czy firma wie, że faktury są archiwizowane w KSeF i jak długo?
  • Czy ustalono sposób raportowania i kontroli faktur w KSeF?
  • Czy uwzględniono KSeF w procedurach kontrolnych i audytowych?

8. Komunikacja z kontrahentami.

  • Czy poinformowano kontrahentów o sposobie fakturowania w KSeF?
  • Czy ustalono zasady przekazywania wizualizacji faktur (PDF, e-mail)?

Ryzyka niedostosowania do KSeF

Brak dostosowania pod względem organizacyjnym do KSeF może nieść szereg zagrożeń operacyjnych, finansowych i biznesowych. Największym z nich wydaje się paraliż procesu sprzedaży, kiedy to firma nie będzie w stanie wygenerować faktury w KSeF, a dokument wystawiony poza systemem nie będzie uznany. Może to być równoznaczne z wstrzymaniem transakcji i opóźnieniem w rozliczeniach. Tym samym kolejnym zagrożeniem są zatory w płatnościach, co może utrudniać płynność finansową firmy i negatywnie wpływać na relacje z kontrahentami.

Wśród najczęściej wskazywanych ryzyk wymienia się więc:

  1. Zakłócenia płynności finansowej.
  2. Ryzyka podatkowe i błędy rozliczeniowe.
  3. Brak pełnej kontroli nad fakturami rozliczeniowymi.
  4. Problemy we współpracy z kontrahentami.
  5. Utrudnienia w realizowanych transakcjach.

Wymienionym przykładom można oczywiście zapobiec wprowadzając zmiany organizacyjne, które wbrew temu, co może się wydawać, wcale nie muszą być dla przedsiębiorstwa wyzwaniem.


Powiązane artykuły