Gotowość na KSeF z checklistą, czyli jak sprawnie wdrożyć e-faktury

Krajowy System e-Faktur to jedna z największych zmian cyfrowych w systemie podatkowym. Ma na celu automatyzację i ujednolicenie procesu obiegu dokumentów księgowych pomiędzy przedsiębiorcami a instytucją finansową. Z założenia ma stanowić ułatwienie procesów rozliczania, jednak już dziś wiadomo, że ten nowy dla większości firm system oznacza również w dużej mierze zmianę dotychczasowych procedur. Jak więc sprawdzić gotowość na KSeF i dlaczego już teraz warto o to zadbać?

Po wejściu w życie obowiązku korzystania z KSeF nowa faktura ustandaryzowana będzie uznana za wystawioną i otrzymaną już w momencie nadania jej numeru w systemie. I to jest właśnie główny powód, dla którego KSeF stanowi zmianę organizacyjną w każdej firmie. Konieczne staje się dostosowanie do nowych standardów systemów księgowych i obiegów dokumentów, jak również wewnętrznych procedur i komunikacji z klientami. KSeF reguluje cały proces obsługi faktur, od wystawienia, po przekazanie, weryfikację błędów, aż po ich archiwizację.

Korzyści z dostosowania się do KSeF

Wczesne dostosowanie organizacyjne do wymogów KSeF zapewnia firmie bezpieczeństwo biznesowe. W grę wchodzi nie tylko spełnienie obowiązku ustawowego, ale przede wszystkim korzystanie od pierwszych dni z potencjału usprawnień, jakie niesie za sobą ustandaryzowana e-faktura. To płynne przejście cyfrowe, które pozwala zachować ciągłość sprzedaży i rozliczeń, a zarazem eliminuje ryzyko zakłóceń organizacyjnych, przestojów, błędów i chaosu komunikacyjnego, jakie mogą wystąpić, gdy procedury modyfikowane są szybko, w momencie zaistnienia obowiązku ustawowego.
Planując okres przygotowawczy do KSeF, firmy zyskują czas na systematyczne dostosowanie systemów IT, przetestowanie procesów oraz wypracowanie procedur, w tym również awaryjnych. Działy księgowe są mniej obciążone, mogą na bieżąco i sprawnie realizować procesy bez ryzykownych zakłóceń. Oczywiście, w praktyce już po wejściu w życie obowiązku korzystania z ustandaryzowanej e-faktury wciąż będzie możliwość wprowadzania zmian. Ważne jednak, aby wdrożyć je jak najszybciej.

Ocena poziomu przygotowań do KSeF

Wiele firm już rozpoczęło przygotowania do KSeF, korzystając ze wsparcie konsultantów w zakresie integracji posiadanych rozwiązań i modyfikacji procesów. W pierwszym przypadku jest o tyle łatwiej, że producenci oprogramowania odpowiednio wcześnie poczynili starania, aby dostosować swoje rozwiązania do współpracy KSeF. W kwestii drugiej, z pewnością wiele przedsiębiorstw jeszcze po dniu 1 lutego będzie optymalizowało procedury wewnętrzne. Im jednak wcześniej się to zrobi, tym wcześniej zidentyfikuje się luki i wprowadzi zmiany, co ograniczy ewentualne ryzyka związane z wejściem w życie KSeF.

Jak podejść do zmiany? Pomocna może okazać się checklista, która zawiera osiem zasadniczych pytań obejmujących kluczowe obszary takiej, jak technologia, procesy, organizacja, bezpieczeństwo oraz komunikacja.

1. Kwestie formalno prawne.

  • Czy firma zna aktualne przepisy dotyczące KSeF i terminy ich obowiązywania?
  • Czy ustalono, które faktury muszą być wystawiane w KSeF, a które są wyłączone?
  • Czy przeanalizowano wpływ KSeF na umowy z kontrahentami (np. zapisy o formie faktur)?

2. Systemy IT i integracja

  • Czy używany system finansowo księgowy obsługuje faktury ustrukturyzowane?
  • Czy system jest zintegrowany z KSeF lub istnieje plan integracji?
  • Czy zapewniono środowisko testowe do weryfikacji poprawności faktur?
  • Czy przygotowano procedurę działania na wypadek awarii systemów lub KSeF?

3. Proces wystawiania faktur

  • Czy zmapowano obecny proces fakturowania i zidentyfikowano zmiany wymagane przez KSeF?
  • Czy ustalono moment wystawienia faktury w KSeF w relacji do realizacji sprzedaży?
  • Czy przygotowano proces obsługi faktur korygujących w KSeF?

4. Uprawnienia i bezpieczeństwo

  • Czy nadano uprawnienia do KSeF właściwym osobom (wystawianie, odbiór, zarządzanie)?
  • Czy określono zasady nadawania, zmiany i odbierania uprawnień?
  • Czy uwzględniono współpracę z biurem rachunkowym lub outsourcerem?

5. Organizacja i odpowiedzialność

  • Czy wyznaczono osoby odpowiedzialne za KSeF w firmie?
  • Czy przygotowano wewnętrzne procedury i instrukcje?
  • Czy przeszkolono pracowników zaangażowanych w sprzedaż, księgowość i IT?

6. Odbiór faktur kosztowych

  • Czy firma odbiera faktury od kontrahentów przez KSeF?
  • Czy zapewniono automatyczny lub ręczny import faktur do systemu księgowego?
  • Czy określono proces weryfikacji i akceptacji faktur kosztowych?

7. Archiwizacja i raportowanie

  • Czy firma wie, że faktury są archiwizowane w KSeF i jak długo?
  • Czy ustalono sposób raportowania i kontroli faktur w KSeF?
  • Czy uwzględniono KSeF w procedurach kontrolnych i audytowych?

8. Komunikacja z kontrahentami

  • Czy poinformowano kontrahentów o sposobie fakturowania w KSeF?
  • Czy ustalono zasady przekazywania wizualizacji faktur (PDF, e mail)?

Ryzyka niedostosowania do KSeF

Brak dostosowania pod względem organizacyjnym do KSeF może nieść szereg zagrożeń operacyjnych, finansowych i biznesowych. Największym z nich wydaje się paraliż procesy sprzedaży, kiedy to firma nie będzie w stanie wygenerować faktury w KSeF, a dokument wystawiony poza systemem nie będzie uznany. Może to być równoznaczne z wstrzymaniem transakcji i opóźnieniach w rozliczeniach. Tym samym kolejnym zagrożeniem są zatory w płatnościach, co może utrudniać płynność finansową firmy i negatywnie wpływać na relacje z kontrahentami.

Wśród najczęściej wskazywanych ryzyk wymienia się więc:

  1. Zakłócenia płynności finansowej.
  2. Ryzyka podatkowe i błędy rozliczeniowe.
  3. Brak pełnej kontroli nad fakturami rozliczeniowymi.
  4. Problemy we współpracy z kontrahentami.
  5. Utrudnienia w realizowanych transakcjach.

Wymienionym przykładom można oczywiście zapobiec wprowadzając zmiany organizacyjne, które wbrew temu, co może się wydawać, wcale nie muszą być dla przedsiębiorstwa wyzwaniem.


Powiązane artykuły