-
FirmaFirma
Materiały eksperckie
Dzielimy się wiedzą w publikacjach z udziałem naszych specjalistów i partnerów biznesowych.Zobacz więcej
-
Sektory
Merytoryczne spotkania
Dołącz do licznego grona uczestników organizowanych przez nas wydarzeń.Zobacz więcej
-
Rozwiązania ITRozwiązania IT
-
Cyberbezpieczeństwo
-
Infrastruktura IT
- Apollo ECI
- Data Center
- ECI Telecom
- Neptune ECI
- Systemy sieciowe LAN i WiFi
- Usługi hostingowe
- Systemy backupu
- Systemy sieciowe OT
- Doradztwo informatyczne
- Serwery, macierze, sieci
- Usługi outsourcingowe
- Systemy zasilania gwarantowanego
- Instalacje niskoprądowe
- Sprzęt komputerowy i drukujący
- Umowy serwisowe
- Usługi chmurowe
- Wirtualizacja
-
Systemy ERP i BI
-
Systemy dla produkcji
-
Systemy magazynowe WMS
-
Systemy kadrowe i HR
-
Systemy dla uczelni
- USOS
- Teta EDU
- E-teczka studenta
- IRK Internetowa Rejestracja Kandydatów
- Aplikacja OPTiDrop App
- Ekstranet Studencki
- Elektroniczna Lista Obecności
- System Akademickich Biur Karier
- System Elektronicznej Rezerwacji Sal
- Elektroniczna legitymacja nauczyciela akademickiego OPTicamp
- Elektroniczna legitymacja doktoranta OPTicamp
- Elektroniczna legitymacja studencka OPTicamp
-
Workflow i aplikacje
-
System CMS i strony internetowe
-
Chatboty
-
Platformy i aplikacje web
-
Inne technologie
-
-
WiedzaWiedza
Nasze projekty
Dowiedz się, jak wykorzystujemy rozwiązania i technologie, aby wspierać Klientów.Zobacz więcej
-
Wydarzenia
-
Kariera
Pracuj w OPTeam
Dołącz do naszego zespołu i realizuj ciekawe projekty.Zobacz więcej
-
Kontakt
E-Teczka Studenta. Digitalizacja dokumentacji elementem cyfrowej dostępności uczelni
Cyfryzacja w sektorze szkolnictwa wyższego postępuje bardzo szybko. Odzwierciedleniem tego jest automatyzacja kolejnych procesów w obszarze administracji i digitalizacja dokumentacji, w tym studenckiej z zakresu obsługi toku studiów. Jak w praktyce wygląda elektroniczne zarządzanie dokumentacją? Czy jest to alternatywa, czy może już konieczność w kontekście uczelni cyfrowo dostępnej?
Na mocy ustawy z dnia 20 lipca 2018 r. – Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce (Dz.U. z 2023 r., poz. 742 ze zm.) wprowadzono tzw. E-Teczkę Studenta, umożliwiając tym samym zarządzanie dokumentacją przebiegu studiów w postaci elektronicznej. Zasady dotyczące prowadzenia tej dokumentacji określono rozporządzeniem Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego z dnia 27 września 2018 r. w sprawie studiów (Dz.U. z 2021 r., poz. 661 ze zm.), a doprecyzowano przepisami wprowadzanymi w kolejnych latach. Kwestię odręcznego poświadczania rozwiązano, zezwalając na uwierzytelnienia w systemie teleinformatycznym uczelni, stosowanie kwalifikowanych pieczęci uczelni i podpisów elektronicznych.
Stopień digitalizacji dokumentacji studenckiej
Obecnie większość dokumentacji w uczelni może być digitalizowana, a nawet powinna w zakresie, w jakim wskazują na to wprowadzone przepisy prawa. Zainicjowana nimi transformacja otworzyła drogę cyfryzacji w obszarze obsługi toków studiów i elektronicznego obiegu dokumentów studenckich. I choć ich digitalizacja wciąż jest dobrowolna w świetle istniejącego prawa, zmieniające się przepisy oscylujące wokół zwiększania dostępności cyfrowej uczelni zawierają coraz więcej przesłanek, że jej obowiązek może okazać się już tylko kwestią czasu. Wynika to przede wszystkim z dążenia do usprawniania procesów administracyjnych, zapewnienia szybszego dostępu do informacji o przebiegu kształcenia, ułatwienia komunikacji uczelni ze studentami, ale i między jej wydziałami oraz jednostkami.
Jak dotąd niewiele uczelni zdecydowało się wdrożyć narzędzia do obsługi dokumentacji studenta w formie elektronicznej i w zakresie wskazanym przez regulacje przejść z dokumentacji papierowej na zdigitalizowaną. Cześć uczelni postawiła na metodę hybrydową, łącząc tradycyjne zarządzanie dokumentacją z cyfrowym. Są też szkoły wyższe, które w całości dokumentację prowadzą wyłącznie w formie papierowej. Wynika to m. in. z braku obligatoryjności i niejednoznacznie brzmiących przepisów wymagających interpretacji. Kolejną wskazywaną kwestią są wyzwania techniczne w zakresie integracji z użytkowanymi systemami informatycznymi i obawy o brak kompatybilności. Równie ważne okazuje się dopasowanie nowego rozwiązania do obecnych i wciąż zmieniających się przepisów prawa, które mogą sprawić, że wdrożone narzędzie wcześniej czy później będzie wymagało zmian.
Aplikacja low-code nAxiom odpowiedzią na cyfrowe dylematy
Większość dylematów związanych z decyzją o digitalizacji dokumentacji toku studiów rozwiązuje zbudowana na platformie nAxiom aplikacja E-Teczka Studenta. Nie jest to kolejne oprogramowanie o uniwersalnym zastosowaniu, ale dziedzinowa aplikacja przeznaczona wyłącznie dla uczelni. Wynika to z tego, że powstała jako efekt współpracy dwóch środowisk – informatyków oraz pracowników administracyjnych, gdzie ci pierwsi wykorzystali technologię low-code do budowy narzędzia zgodnie z wytycznymi pochodzącymi z dziekanatów. Tym samym pracownicy dziekanatów nie są wyłącznie użytkownikami aplikacji, ale niejako jej twórcami, którzy na bazie wiedzy i doświadczenia wskazali jej kluczowe funkcjonalności. W rezultacie powstało rozwiązanie wpisujące się w specyfikę pracy dziekanatów i zgodne z wytycznymi ustawowymi dotyczącymi cyfryzacji dokumentacji toku studiów.
Aplikacja spełnia regulowane przepisami prawa formalne wymagania w zakresie prowadzenia akt osobowych studenta. Dzięki temu, że została zbudowana przy użyciu technologii low-code, daje możliwość łatwej modyfikacji, jeśli tylko uczelnia uzna to za konieczne – ze względu na chęć dostosowania do własnych procedur czy ewentualną zmianę przepisów w przyszłości. Modyfikacje są szybkie do wprowadzenia, nie powodują przerwy w działaniu aplikacji i obsłudze procesów, a tym samym nie są kosztowne. Aplikacja może być łączona z innymi systemami użytkowanymi na uczelni, ponieważ powstała na platformie nAxiom, która wręcz pomaga likwidować ograniczenia funkcjonalne systemów dziedzinowych. Dodatkowo zastosowane w niej mechanizmy zapewniają wygodę użytkowania i bezpieczeństwo przechowywanych danych, potwierdzone wieloma testami i certyfikatami.
Zaletą E-Teczki Studenta jest innowacyjność zastosowanych w niej technologii. Dodawanie, pobieranie, tworzenie i modyfikowanie dokumentów odbywa się z wykorzystaniem mechanizmów uwierzytelniających i podpisów elektronicznych. Wykorzystanie modułu podpisu elektronicznego OPTiSIGN integrującego się z podpisami używanymi na uczelni, umożliwia stosowanie podpisów seryjnych dla dokumentów. Wszelkie zmiany w zbiorach danych mogą być dokonywane wyłącznie przez osoby upoważnione, a każda wykonana czynność jest automatycznie rejestrowana.
Kluczowe korzyści digitalizacji dokumentacji
Uczelnie, które zdecydowały się na wdrożenie E-Teczki Studenta uzyskały szereg korzyści w wymiarze operacyjnym i finansowym. Podkreślają efektywność procedur administracyjnych, jakość obsługi toku studiów, wygodę dostępu do informacji i bezpieczeństwo przetwarzanych danych jako aspekty istotne w kontekście uczelni nowoczesnej i cyfrowo dostępnej. Wskazują na cenną oszczędność czasu dzięki szybkiemu dostępowi do dokumentacji studenckiej scentralizowanej w jednym repozytorium elektronicznym zintegrowanym z systemami dziedzinowym istniejącymi w ramach infrastruktury IT. Wyszukiwanie dokumentów stało się łatwiejsze i może być dokonywane zdalnie, co przyspiesza wykonywanie prac administracyjnych.
Przechowywanie i zarządzanie zdigitalizowaną dokumentacją wyeliminowało konieczność korzystania z tradycyjnych dokumentów, a tym samym teczek i segregatorów, co pozwoliło ograniczyć koszty związane z ich tradycyjną archiwizacją. Wyeliminowało ryzyko pomyłek i duplikowania formalności podejmowanych w procesie obsługi toku studiów. Zwiększyło też bezpieczeństwo danych poprzez tworzenie kopii zapasowych cyfrowo gromadzonych informacji.
Podsumowanie
Decyzja o wdrożeniu aplikacji E-Teczka Studenta to kwestia usprawnienia procesów administracyjnych w zakresie obsługi toku studiów i zwiększenia dostępności cyfrowej. Mimo że wciąż pozostają dokumenty, które muszą być dostępne w wersji papierowej, digitalizacja pozostałych prowadzi do udogodnień, z których skorzystają wszyscy pracownicy uczelni. Podobnie zresztą studenci chętnie patrzący w stronę kolejnych technologicznych rozwiązań wprowadzanych w szkołach wyższych. Wszystko to sprawia, że wprowadzenie obowiązku przechowywania cyfrowej wersji dokumentów toku studiów może stać się i tak naprawdę już staje się rzeczywistością.
Powiązane artykuły
Polityka prywatności
Klauzula Informacyjna - przetwarzanie danych osobowych w OPTeam S.A.
Ochrona prywatności użytkowników Internetowych serwisów OPTeam SA jest dla nas bardzo ważna.
Niniejsza polityka zawiera informacje dotyczące gromadzonych danych oraz zasad ich przetwarzania i wykorzystywania we wszystkich serwisach www prowadzonych i utrzymywanych przez OPTeam SA. Wykorzystanie i zbieranie informacji o użytkownikach Internetowych serwisów ograniczane jest do niezbędnego minimum wymaganego do świadczenia przez OPTeam SA usług na najwyższym poziomie. Polityka prywatności zawiera informacje na temat narzędzi stosowanych przez OPTeam SA w celu zapewnienia jak największej wygody korzystania z Internetowych serwisów (cookies, logi systemowe) oraz o danych zbieranych przez podmioty zajmujące się analityką serwisów. Polityka określa ponadto w jaki sposób chronimy Twoje dane, jakie prawa Ci przysługują oraz w jaki sposób możesz je wykonywać. Jednocześnie wskazane zostały narzędzia służące do zarządzania wyrażonymi przez Ciebie zgodami.
Jakie dane zbieramy?
OPTeam dokłada wszelkich starań, żeby Internetowe serwisy informacyjne były wygodne w użyciu. Dla zwiększenia wydajności serwisów stosowana jest technologia anonimowych cookies oraz pobierane są dane statystyczne o najczęściej poszukiwanych, za pomocą wyszukiwarki frazach, dzięki czemu aktualizowana jest na bieżąco nawigacja serwisu, żeby wyszukiwanie treści było wygodne i intuicyjne.
Przetwarzamy dane, żeby:
- dopasować prezentowane treści do potrzeb i zainteresowań użytkowników,
- zapewnić bezpieczeństwo usług,
- prezentować informacje o produktach i usługach dopasowane do potrzeb i zainteresowań użytkowników,
- dokonywać pomiarów, które pozwalają udoskonalać oferowane produkty i usługi.
Cookies (ciasteczka).
Serwis nie zbiera w sposób automatyczny żadnych informacji, z wyjątkiem informacji zawartych w plikach cookies.
- Pliki cookies (tzw. "ciasteczka") stanowią dane informatyczne, w szczególności pliki tekstowe, które przechowywane są w urządzeniu końcowym Użytkownika Serwisu i przeznaczone są do korzystania ze stron internetowych Serwisu. Cookies zazwyczaj zawierają nazwę strony internetowej, z której pochodzą, czas przechowywania ich na urządzeniu końcowym oraz unikalny numer.
- Podmiotem zamieszczającym na urządzeniu końcowym Użytkownika Serwisu pliki cookies oraz uzyskującym do nich dostęp jest OPTeam SA, Tajęcina 113, 36-002 Jasionka.
- Pliki cookies wykorzystywane są w celu:
- dostosowania zawartości stron internetowych Serwisu do preferencji Użytkownika oraz optymalizacji korzystania ze stron internetowych; w szczególności pliki te pozwalają rozpoznać urządzenie Użytkownika Serwisu i odpowiednio wyświetlić stronę internetową, dostosowaną do jego indywidualnych potrzeb;
- tworzenia statystyk, które pomagają zrozumieć, w jaki sposób Użytkownicy Serwisu korzystają ze stron internetowych, co umożliwia ulepszanie ich struktury i zawartości
- utrzymanie sesji Użytkownika Serwisu (po zalogowaniu), dzięki której Użytkownik nie musi na każdej podstronie Serwisu ponownie wpisywać loginu i hasła.
- W ramach Serwisu stosowane są dwa zasadnicze rodzaje plików cookies: "sesyjne" (session cookies) oraz "stałe" (persistent cookies). Cookies "sesyjne" są plikami tymczasowymi, które przechowywane są w urządzeniu końcowym Użytkownika do czasu wylogowania, opuszczenia strony internetowej lub wyłączenia oprogramowania (przeglądarki internetowej). "Stałe" pliki cookies przechowywane są w urządzeniu końcowym Użytkownika przez czas określony w parametrach plików cookies lub do czasu ich usunięcia przez Użytkownika.
- W ramach Serwisu stosowane są następujące rodzaje plików cookies:
- "niezbędne" pliki cookies, umożliwiające korzystanie z usług dostępnych w ramach Serwisu, np. uwierzytelniające pliki cookies wykorzystywane do usług wymagających uwierzytelniania w ramach Serwisu;
- pliki cookies służące do zapewnienia bezpieczeństwa, np. wykorzystywane do wykrywania nadużyć w zakresie uwierzytelniania w ramach Serwisu;
- "wydajnościowe" pliki cookies, umożliwiające zbieranie informacji o sposobie korzystania ze stron internetowych Serwisu;
- "funkcjonalne" pliki cookies, umożliwiające "zapamiętanie" wybranych przez Użytkownika ustawień i personalizację interfejsu Użytkownika, np. w zakresie wybranego języka lub regionu, z którego pochodzi Użytkownik, rozmiaru czcionki, wyglądu strony internetowej itp.;
- "reklamowe" pliki cookies, umożliwiające dostarczanie Użytkownikom treści reklamowych bardziej dostosowanych do ich zainteresowań.
- W wielu przypadkach oprogramowanie służące do przeglądania stron internetowych (przeglądarka internetowa) domyślnie dopuszcza przechowywanie plików cookies w urządzeniu końcowym Użytkownika. Użytkownicy Serwisu mogą dokonać w każdym czasie zmiany ustawień dotyczących plików cookies. Ustawienia te mogą zostać zmienione w szczególności w taki sposób, aby blokować automatyczną obsługę plików cookies w ustawieniach przeglądarki internetowej bądź informować o ich każdorazowym zamieszczeniu w urządzeniu Użytkownika Serwisu. Szczegółowe informacje o możliwości i sposobach obsługi plików cookies dostępne są w ustawieniach oprogramowania (przeglądarki internetowej).
- Operator Serwisu informuje, że ograniczenia stosowania plików cookies mogą wpłynąć na niektóre funkcjonalności dostępne na stronach internetowych Serwisu.
- Pliki cookies zamieszczane w urządzeniu końcowym Użytkownika Serwisu i wykorzystywane mogą być również przez współpracujących z operatorem Serwisu reklamodawców oraz partnerów.
- Więcej informacji na temat plików cookies dostępnych jest pod adresem www.wszystkoociasteczkach.pl lub w sekcji "Pomoc" w menu przeglądarki internetowej.
- Strona korzysta z narzędzi analitycznych Google Tag Manager należących do Google LLC, 1600 Amphitheatre Parkway, Mountain View, CA 94043, Stany Zjednoczone, które pozwalają monitorować działania (tzw. zdarzenia) wykonywane przez Ciebie podczas wizyty na Stronie, takie jak np.: kliknięcie w przycisk, przesłanie formularza kontaktowego, pobranie pliku. W tym celu wykorzystywane są pliki cookies Google LLC dotyczące usługi Google Tag Manager. Szczegółowe informacje związane z przetwarzaniem danych przez Google Analytics są udostępnione przez Google na stronie: https://support.google.com/tagmanager/answer/9323295?hl=pl.
- Strona korzysta z narzędzi analitycznych Google Analytics należących do Google LLC, 1600 Amphitheatre Parkway, Mountain View, CA 94043, Stany Zjednoczone, które zbierają informacje na temat Twoich odwiedzin Serwisu, takie jak: wskazanie stron, które wyświetliłeś, czas, jaki spędziłeś na stronie czy przejścia pomiędzy poszczególnymi stronami. W tym celu wykorzystywane są pliki cookies Google LLC dotyczące usługi Google Analytics. Szczegółowe informacje związane z przetwarzaniem danych przez Google Analytics są udostępnione przez Google na stronie: https://support.google.com/analytics/answer/6004245.
- Strona korzysta z narzędzi analitycznych Google Search Console należących do Google LLC, 1600 Amphitheatre Parkway, Mountain View, CA 94043, Stany Zjednoczone, które pomagają monitorować, utrzymywać i rozwiązywać problemy związane z obecnością witryny w wynikach wyszukiwania Google. Szczegółowe informacje związane z przetwarzaniem danych przez Google Search Console są udostępnione przez Google na stronie: https://support.google.com/webmasters/answer/9128668?hl=pl. Wszelkie pozostałe informacje związane z prywatnością i bezpieczeństwem danych gwarantowanych przez Google, można znaleźć pod adresem: https://policies.google.com/privacy?hl=pl.
- Serwis korzysta z narzędzia analitycznego HotJar należącego do HotJar, Level 2, St Julian’s Business Centre 3, Eliza Zmmit Street, St Julian’s ST 1000, Malta, które śledzi Twoje zachowanie podejmowanie w obrębie Serwisu. W tym cellu wykorzystywane sa pliki cookies. Z pomocą HotJar analizowane są zachowania Użytkownika, tj. czas spędzony na poszczególnych stronach, przyciski, w które klika, linki, z których korzysta itp. Więcej informacji odnajdziesz w polityce prywatności HotJar: https://www.hotjar.com/legal/policies/privacy.
- Z narzędzia lead generation Bazo, które identyfikuje ruch na stronie (wizyty na podstronach serwisu). Narzędzie należy do Bazo Sp. z o.o., ul. Bohdana Dobrzańskiego 3, 20-262 Lublin, Regon: 364959893, NIP: 9462661611. Szczegółowe informacje związane z przetwarzaniem danych przez Google Analytics są udostępnione przez Google na stronie: https://bazo.io/pl/polityka-prywatnosci.
- Menadżera Kampanii LinkedIn, systemu reklamowego należacego do Microsoft z siedzibą Redmond, WA 98052-7329 USA. Więcej informacji odnajdziesz w polityce prywatności: https://www.linkedin.com/legal/privacy-policy?trk=homepage-basic_footer-privacy-policy.
- Menadżera Reklam Meta, systemu reklamowego należącego do Facebooka z siedzibą 1 Hacker Way, Menlo Park, CA 94025. Więcej informacji odnajdziesz w polityce prywatności: https://www.facebook.com/privacy/policy/?entry_point=facebook_help_center_ig_data_policy_redirect&locale=pl_PL.
Logi systemów.
Logi systemów, czyli rejestr zdarzeń - utworzony w chronologicznej kolejności zapis informacji o zdarzeniach i działaniach dotyczących strony WWW. Zawierają one takie dane jak adres IP, z którego nastąpiło wejście na daną podstronę, adres tej strony oraz czas połączenia. Logi systemów wykorzystywane są przez OPTeam SA w szczególności w celach statystycznych oraz monitorowania bezpieczeństwa.
Zmiany w polityce ochrony prywatności Internetowych Serwisów Informacyjnych OPTeam.
Na zmiany w Polityce prywatności Internetowych serwisów OPTeam może wpłynąć zmiana technologii internetowej, zmiany powszechnie obowiązujących przepisów prawa, w tym w zakresie ochrony danych osobowych.
Zmiany polityki będą zamieszczane pod adresem http://www.opteam.pl/polityka-prywatnosci.
WŁĄCZANIE / USUWANIE / BLOKOWANIE PLIKÓW COOKIES W INTERNETOWYCH SERWISACH OPTEAM SA.
Internetowe serwisy OPTeam SA korzystają z plików cookies zgodnie z dokonanymi indywidualnie przez Użytkownika ustawieniami przeglądarki internetowej. W wielu przeglądarkach obsługa plików cookies jest domyślnie włączona. Korzystanie z Internetowych serwisów OPTeam SA, bez zmiany ustawień w przeglądarce dotyczących cookies, oznacza potwierdzenie zapoznania się z powyższymi informacjami i akceptację plików cookies. Jeżeli Użytkownik nie akceptuje plików cookies może w dowolnym momencie, w swojej przeglądarce internetowej, zmienić ustawienia lub wyłączyć obsługę plików cookies.
Korzystanie z Internetowych serwisów informacyjnych z włączoną obsługą plików cookies w przeglądarce oznacza, że pliki te zapisane będą w pamięci urządzenia użytkownika.
Więcej informacji na temat plików cookies dostępnych jest w sekcji „Pomoc” w menu przeglądarki internetowej użytkownika lub na poniższych stronach.
- Cookies w przeglądarce Chrome
- Cookies w przeglądarce Firefox
- Cookies w przeglądarce Opera
- Cookies w przeglądarce Safari
- Cookies w przeglądarce Internet Explorer
Użytkownicy, którzy po zapoznaniu się z informacjami dostępnymi w Internetowych serwisach informacyjnych, nie chcą żeby pliki cookies pozostały zachowane w przeglądarce internetowej urządzenia, powinni usunąć je ze swojej przeglądarki po zakończeniu wizyty w Internetowym serwisie informacyjnym.
ADMINISTRATOR DANYCH OSOBOWYCH.
Administratorem danych osobowych jest OPTeam S.A. z siedzibą w Tajęcinie, adres: Tajęcina 113, 36-002 Jasionka w Sądzie Rejonowym w Rzeszowie, XII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, pod numerem KRS 0000160492, NIP: 813-03-34-531, REGON: 008033000, kapitał zakładowy (kapitał wpłacony) 730 000 zł, Inspektor Ochrony Danych.
W OPTeam S.A. został powołany Inspektor Ochrony Danych, adres: Inspektor Ochrony Danych, Tajęcina 113, 36-002 Jasionka, adres e-mail: odo@opteam.pl.
Udostępnienie danych klienta.
OPTeam SA nie udostępnia danych powiązanych z plikami cookies żadnym podmiotom zewnętrznym.
Niezbędne pliki cookie przyczyniają się do użyteczności strony poprzez umożliwianie podstawowych funkcji takich jak nawigacja na stronie i dostęp do bezpiecznych obszarów strony internetowej. Strona internetowa nie może funkcjonować poprawnie bez tych ciasteczek.
Funkcjonalne pliki cookie służą prawidłowemu działaniu pracy strony internetowej i sprawiają, że potrzebne informacje są pokazywane szybko i dokładnie podczas wizyty na stronie.
Statystyczne pliki cookie pomagają właścicielem stron internetowych zrozumieć, w jaki sposób różni użytkownicy zachowują się na stronie, gromadząc i zgłaszając anonimowe informacje.
Marketingowe pliki cookie stosowane są w celu śledzenia użytkowników na stronach internetowych. Celem jest wyświetlanie reklam, które są istotne i interesujące dla poszczególnych użytkowników i tym samym bardziej cenne dla wydawców i reklamodawców strony trzeciej.