Najczęściej zadawane pytania na temat systemów ERP

Oprogramowanie Enterprise Resource Planning (planowanie zasobów przedsiębiorstwa), w skrócie ERP integruje wszystkie procesy zachodzące w firmie w jednym środowisku informatycznym. System zbudowany jest z modułów odzwierciedlających strukturę przedsiębiorstw, które automatyzują, a więc ułatwiają wybrane zadania poszczególnych działów firmy. Dzisiejsze systemy ERP często mają rozszerzone funkcjonalności np. o moduł CRM (Customer Relationship Management), który automatyzuje relacje z klientami.

Systemy ERP wywodzą się z rozwiązań MRP (Material Requirements Planning), czyli systemów do planowania potrzeb materiałowych w przedsiębiorstwach produkcyjnych. Z czasem MRP przekształciło się w MRP II (Manufacturing Resource Planning), które obejmowało już planowanie zasobów produkcyjnych, a nie tylko materiałów. Wraz z rosnącymi potrzebami firm produkcyjnych systemy te zostały rozszerzone o kolejne obszary działalności, co doprowadziło do powstania współczesnych systemów ERP.

Systemy ERP wspierają zarządzanie procesami biznesowymi w każdej firmie, bez względu na jej wielkość czy profil prowadzonej działalności. Istotny jest natomiast dobór odpowiedniego rozwiązania pod kątem zakresu funkcjonalnego. Mniejszym firmom wystarczają standardowe funkcjonalności; duże organizacje i korporacje wymagają bardziej zaawansowanych i rozbudowanych narzędzi. Zawsze ważna jest jednak skalowalność oprogramowania, pozwalająca dostosować je do zmieniających się i rosnących potrzeb biznesu.

Czas wdrożenia systemu ERP jest kwestią indywidualną i zależy od wielu czynników. Najważniejszymi są skala przedsiębiorstwa i jego potrzeby w zakresie cyfryzacji, czyli liczba przewidzianych do automatyzacji procesów, a także plany biznesowe – system nie powinien blokować rozwoju firmy. W mniejszych firmach wdrożenie systemu może się zamknąć nawet w kwartale. Zazwyczaj jednak okres prac projektowych oscyluje w granicach 6–12 miesięcy. Implementacja składa się z wielu etapów – analizy przedwdrożeniowej, wdrożenia i konfiguracji systemu, testów i migracji danych oraz finalnego uruchomienia systemu i szkolenia z obsługi.

Koszt ERP zależy od kilku czynników, m.in. rodzaju rozwiązania, liczby wdrażanych modułów i przewidzianych użytkowników oraz planowanej ilości pracy – dokładnie można go oszacować tylko po wstępnych konsultacjach. Istotny jest również model zakupu oprogramowania, który może stanowić tradycyjna licencja lub abonament subskrypcyjny (SaaS).

Najważniejszym kryterium wyboru ERP są wielkość firmy i jej potrzeby biznesowe – obszary wymagające cyfrowych usprawnień. Ze względu na charakter oprogramowania, które obejmuje zakresem funkcjonalnym całość działalności przedsiębiorstwa, ważne jest właściwe jego dopasowanie. Tylko wówczas spełnia ono swoją funkcję i przynosi zwrot z inwestycji. Dlatego dobrze jest zrobić wewnętrzne rozpoznanie, porównać narzędzia dostępne rynku i skonsultować się z ekspertem czy partnerem technologicznym.

Przy wyborze partnera technologicznego kluczowe jest jego doświadczenie we wdrożeniach systemów ERP. Potwierdzeniem kompetencji firmy są referencje jej klientów, ale także partnerstwo z producentami tego rodzaju oprogramowania. Warto zwrócić uwagę na zakres usług (wdrożenie, konfiguracja, szkolenia, serwis) oraz zespół wdrożeniowy.

Na rynku dostępnych jest wiele systemów klasy ERP, które różnią się zakresem funkcjonalnym i modelem zakupu. Jednym z najpopularniejszych jest oprogramowanie producenta Comarch, który oferuje kilka tego typu rozwiązań, np. Comarch ERP Optima dla małych czy Comarch ERP XL dla dużych przedsiębiorstw. Każdy jest zgodny z polskimi przepisami i posiada dedykowane rozszerzenia. Drugim znanym producentem jest Unit4, który w swojej ofercie posiada systemy z rodziny Teta.