Najczęściej zadawane pytania na temat systemów ERP

Enterprise Resource Planning, w skrócie system ERP, to oprogramowanie integrujące wszystkie procesy zachodzące w firmie w jednym środowisku informatycznym. Rozwiązanie zbudowane jest z modułów odzwierciedlających strukturę przedsiębiorstw, a posiadających funkcjonalności automatyzujące, a tym samym ułatwiające wykonywanie w nich zadania. 

Systemy ERP wspierają zarządzanie każdą firmą, bez względu na jej wielkość czy profil prowadzonej działalności. Istotne jest jednak, dobranie odpowiedniego rozwiązania pod kątem zakresu funkcjonalnego. Firmy mniejsze będą więc potrzebować standardowych funkcjonalności, podczas gdy duże i korporacje będą wymagały bardziej zaawansowanych i rozbudowanych narzędzi. Nie mniej w przypadku każdej firmy istotna będzie skalowalność oprogramowanie, pozwalająca na jego dostosowanie do zmieniających się i często rosnących potrzeb biznesu.

Czas wdrożenia systemu ERP jest kwestią indywidualną i zależy od wielu czynników. Jednym z nich jest skala przedsiębiorstwa, jego potrzeby w zakresie cyfryzacji i liczba przewidzianych do automatyzacji procesów. Ponadto plany biznesowe, gdyż system nie powinien uniemożliwiać rozwoju firmy. Zatem, w przypadku mniejszych firm wdrożenie systemu ERP może zamknąć się nawet w kwartale, jednak zazwyczaj okres prac projektowych oscyluje w graniach 6 do 12 miesięcy. Wynika to z tego, że na implementację składa się analiza przedwdrożeniowa, wdrożenie  konfiguracja systemu, następnie testy i migracja danych, aż po uruchomienie i szkolenia z obsługi.

Koszt ERP zależy od kilku czynników, m. in. od rodzaju rozwiązania, liczby wdrażanych modułów, liczby przewidzianych użytkowników, a także ilości koniecznych do przeprowadzanie prac – na które składają się implementacja, konfiguracja, integracja czy migracja danych. Tym samym koszt wdrożenia systemu ERP dokładnie można go oszacować wyłącznie po wstępnych konsultacjach. Istotny jest również model zakupu oprogramowania, który może stanowić tradycyjna licencja lub abonament subskrypcyjny (SaaS).

Wybierając system ERP najważniejsze kryterium będą stanowić wielkość firmy i jej potrzeby biznesowe – obszary wymagające cyfrowych usprawnień. Ze względu na charakter oprogramowania, które obejmuje zakresem funkcjonalnym całość działalności przedsiębiorstwa, ważne jest właściwe jego dopasowanie. Tylko wówczas spełni ono swoją rolę i będzie procentującą inwestycją. Dlatego dobrze jest zrobić wewnętrzne rozpoznanie i porównanie narzędzi dostępnych rynku, a ostatecznie też skonsultować się ekspertem czy partnerem technologicznym.

Przy wyborze partnera technologicznego kluczowe jest jego doświadczenie we wdrożeniach systemów ERP. Potwierdzeniem są referencje klientów, ale też partnerstwo z producentami tego rodzaju oprogramowania. Ponadto świadczony zakres usług: analiza, wdrożenie, konfiguracja, szkolenia, serwis, a także doświadczony zespół wdrożeniowy.

Na rynku dostępnych jest wiele systemów klasy ERP, różniących się zakresem funkcjonalnym i modelem zakupu. Jednym z najpopularniejszych jest oprogramowanie producenta Comarch, który posiada kilka tego typu rozwiązań, np. Comarch ERP Optima dla małych i Comarch ERP XL dla dużych przedsiębiorstw. Każdy jest zgodny z polskimi przepisami i posiada dedykowane rozszerzenia. Drugim znanym producentem jest Unit4, który w swojej ofercie posiada systemy z rodziny Teta. Do tego Dynamics od Microsoft i wiele innych narzędzi.