System ERP – co to jest i jak działa?
W czasach dynamicznie zmieniającego się rynku, coraz większej konkurencji i wysokich oczekiwań konsumentów, system ERP jest warunkiem efektywności realizowanych procesów biznesowych, a więc wydajności i rentowności przedsiębiorstwa. Firma potrzebuje systemu ERP, aby móc sprawnie planować i wykonywać działania, optymalnie zarządzać budżetem, ale też wyznaczać kierunki rozwoju poprzez trafnie podejmowane decyzje biznesowe. Co to jest ERP i jakie ma znaczenie dla biznesu?
Systemy klasy ERP powstały jako odpowiedź na coraz bardziej złożoną działalność przedsiębiorstw i rozwój technologii informatycznych. Początkowo wspierały tylko kilka procesów, głównie planowanie materiałowe i kontrolę zapasów. Z czasem objęły kolejne obszary działalności, stopniowo integrując większość procesów nowoczesnej organizacji.
Co to jest system ERP – definicja
Co to jest ERP, wyjaśnia już rozwinięcie skrótu – Enterprise Resource Planning, czyli planowanie zasobów przedsiębiorstwa. Dzisiejsze systemy ERP wykraczają jednak poza planowanie – wspierają też bieżące zarządzanie zasobami działalności firmy. I chodzi tu o zasoby każdego działu organizacji.
Oprogramowanie tej klasy może zintegrować większość realizowanych procesów biznesowych – księgowość i finanse, kadry i płace, obieg dokumentów, magazyn, produkcję, logistykę, sprzedaż, marketing, obsługę klientów, przyjmowanie i realizację zamówień, kontakt z kontrahentami, analizę i raportowanie. W ten sposób ułatwia komunikację między działami, zapewniając pracownikom dostęp do aktualnych i ujednoliconych informacji.
Współczesne zintegrowane systemy ERP (Business Intelligence – analityki biznesowej) są uniwersalnym oprogramowaniem:
- o architekturze zgodnej ze strukturą przedsiębiorstwa,
- o funkcjonalnościach dopasowanych do zakresu prowadzonej działalności.
Dzięki temu system ERP sprawdza się w każdej różnej wielkości i działających w różnych branżach. Niezależnie od skali i charakteru działalności wspiera planowanie, zarządzanie, rozliczenia, a w połączeniu z BI również analizę, raportowanie i prognozowanie – zaspokaja potrzeby przedsiębiorstwa.
Co to jest system ERP – definicja
Co to jest ERP, wyjaśnia już rozwinięcie skrótu – Enterprise Resource Planning, czyli planowanie zasobów przedsiębiorstwa. Dzisiejsze systemy ERP wykraczają jednak poza planowanie – wspierają też bieżące zarządzanie zasobami działalności firmy. I chodzi tu o zasoby każdego działu organizacji.
Oprogramowanie tej klasy może zintegrować większość realizowanych procesów biznesowych – księgowość i finanse, kadry i płace, obieg dokumentów, magazyn, produkcję, logistykę, sprzedaż, marketing, obsługę klientów, przyjmowanie i realizację zamówień, kontakt z kontrahentami, analizę i raportowanie. W ten sposób ułatwia komunikację między działami, zapewniając pracownikom dostęp do aktualnych i ujednoliconych informacji.
Współczesne zintegrowane systemy ERP (Business Intelligence – analityki biznesowej) są uniwersalnym oprogramowaniem:
- o architekturze zgodnej ze strukturą przedsiębiorstwa,
- o funkcjonalnościach dopasowanych do zakresu prowadzonej działalności.
Dzięki temu system ERP sprawdza się w każdej różnej wielkości i działających w różnych branżach. Niezależnie od skali i charakteru działalności wspiera planowanie, zarządzanie, rozliczenia, a w połączeniu z BI również analizę, raportowanie i prognozowanie – zaspokaja potrzeby przedsiębiorstwa.
Historia systemów ERP
Systemy klasy ERP powstały pod wpływem rosnących potrzeb biznesu zmieniającego się na przestrzeni dekad oraz rozwoju technologii informatycznych, które najpierw umożliwiły ich stworzenie, a następnie dalszy rozwój. Pierwsze tego typu rozwiązania służyły wyłącznie kontroli stanów magazynowych. Z czasem zyskały funkcjonalności wspierające planowanie zasobów pod względem ilości i rodzaju wymaganych surowców – były to systemy planowania potrzeb materiałowych MRP (Material Requirements Planning).
Następnie rozwiązania MRP rozszerzono o planowanie zdolności produkcyjnych, kosztów i harmonogramów. Twórcy oprogramowania wprowadzili na rynek systemy MRP II – Manufacturing Resource Planning. Szybko jednak okazało się, że dla poprawy wydajności procesów i rentowności firmy technologicznego wsparcia wymagają także pozostałe obszary działalności. W ten sposób powstały systemy klasy ERP.
Okiem eksperta
„Współczesne systemy ERP mocno się różnią od tych oferowanych jeszcze kilka lat temu, a raczej zmianie uległy oczekiwania odbiorców, którzy są zdecydowanie lepiej zorientowani w aktualnych możliwościach i mają też bardziej sprecyzowane wymagania. Naturalnie więc, wraz ze zmieniającą się technologią, ewolucji uległy też systemy informatyczne dla firm, zyskując szereg innowacji – wyjaśnia Paulina Wizmur, konsultant handlowy ds. systemów ERP – Wśród cech, które mają decydujące znaczenie przy wyborze systemu, odbiorcy wskazują wydajność, responsywność i łatwość dostępu do informacji. Nie bez znaczenia jest także możliwość bieżącej, szybkiej reakcji na zmiany prawne czy logistyczne (aktualizacje) w błyskawicznie zmieniających się warunkach rynkowych”.
„Można więc dziś mówić o inteligentnych systemach informatycznych ERP nowej generacji, w których obok oczekiwanych przez użytkowników funkcjonalności coraz częściej wykorzystuje się również uczenie maszynowe (machine learning), a nawet sztuczną inteligencję (artificial intelligence)” – dodaje Daniel Duda, Dyrektor Pionu Systemów ERP w OPTeam.
System ERP – pytania i odpowiedzi
-
ERP – co to za skrót?
ERP to akronim od Enterprise Resource Planning, czyli planowanie zasobów przedsiębiorstwa. Na rynku rozwiązania tego typu funkcjonują pod różnymi nazwami, m.in. jako systemy ERP (ERP systems) oraz programy czy oprogramowanie ERP (ERP software), jednak wszystkie odnoszą się do tej samej klasy zintegrowanych systemów informatycznych wspierających zarządzanie zasobami i procesami w firmie.
-
Na czym polega ERP?
System ERP działa poprzez integrację danych i procesów realizowanych w różnych obszarach przedsiębiorstwa, takich jak finanse, sprzedaż, magazyn czy produkcja, w ramach jednej spójnej bazy. Umożliwia bieżące planowanie, koordynację działań i analizę informacji, przy czym zakres funkcji i efekty wdrożenia w dużej mierze zależą od tego, jak skonfigurowany jest system ERP.
-
Ile poziomów obejmuje system ERP?
System ERP obejmuje zwykle trzy poziomy funkcjonalne:
-
- operacyjny – obsługę bieżących procesów i transakcji,
- zarządczy – planowanie, kontrolę i monitorowanie działań,
- analityczny – raportowanie i analizy wspierające podejmowanie decyzji.
-
Jakie są korzyści z wdrożenia systemu ERP?
System ERP umożliwia uporządkowanie i integrację procesów w różnych obszarach działalności firmy, co przekłada się na lepszą kontrolę nad danymi i sprawniejsze podejmowanie decyzji. Zakres korzyści zależy od celów wdrożenia i konfiguracji rozwiązania – w praktyce system może m.in. pomóc w optymalizacji procesów operacyjnych, w tym także w skróceniu czasu realizacji zamówień, jeśli właśnie ten obszar wymaga usprawnienia.
Jak działa system ERP? Cechy rozwiązania
Aby w pełni zrozumieć, co to system ERP i jak działa, warto poznać jego podstawowe funkcje. Systemy informatyczne tej klasy obejmują zestaw standardowych rozwiązań, które decydują o ich użyteczności i możliwości zastosowania w firmach o różnym profilu działalności. Jednocześnie oprogramowanie to jest stale rozwijane poprzez innowacje technologiczne, będące odpowiedzią na zmiany rynkowe i rosnące oczekiwania przedsiębiorstw. W efekcie wybór systemu ERP zależy od jego cech i możliwości.
1. Moduły ERP grupujące funkcjonalności
Cechą charakterystyczną systemów ERP jest budowa modułowa, dzięki której oprogramowanie można dopasować pod względem funkcjonalnym do rodzaju działalności przedsiębiorstwa. System ERP składa się z pojedynczych modułów, a każdy z nich wspiera obsługę procesów realizowanych w danym dziale organizacji.
Przykładowo moduł Finanse i Księgowość w systemie Comarch ERP XL obejmuje funkcjonalności ułatwiające analizy finansowe, księgowanie okresowe, rozliczanie kosztów oraz prognozowanie wydatków i wpływów. Moduł CRM zawiera natomiast rozwiązania wspierające planowanie sprzedaży i zarządzanie zamówieniami – od przyjęcia po zamknięcie transakcji.
Na rynku dostępne są także wyspecjalizowane programy ERP dla produkcji. Przykładem jest TimeLine ERP, który wyróżnia się rozbudowanym modułem obsługi procesów produkcyjnych. Wspiera m.in. planowanie i monitorowanie przebiegu wytwarzania, kontrolę stanów zasobów i organizację zaopatrzenia materiałowego.
2. Elastyczność w zakresie konfiguracji
Modułowa budowa sprawia, że system ERP jest rozwiązaniem elastycznym. W zależności od potrzeb firmy oraz rodzaju i zakresu działalności biznesowej oprogramowanie można uruchomić w dowolnym zakresie funkcjonalnym. Na przykład firma zajmująca się sprzedażą nie potrzebuje modułu produkcyjnego, więc ogranicza inwestycję tylko do tych rozwiązań, które wpisują się w obecny profil działalności. Jeśli jednak jej sytuacja biznesowa się zmieni, wdroży dodatkowe moduły – w dowolnej chwili.
Elastyczność konfiguracji i interfejsu
Elastyczność systemu ERP to jednak więcej niż swobodna konfiguracja modułów, a więc i zgrupowanych w nich dedykowanych funkcjonalności. To również możliwość dopasowywania widoków interfejsu do indywidualnych preferencji, a nawet modyfikacji elementów budujących funkcjonalności. Przykładem jest system TimeLine ERP, który posiada wbudowane narzędzie Rapid Customizing pozwalające na samodzielną modyfikację i rozbudowę oprogramowania (formatki, tabele, wykresy itp.) w obrębie bazy danych, raportów i wydruków, a także interfejsu.
Skalowalność i integracja systemu ERP
Systemy klasy ERP są również elastyczne ze względu na tzw. skalowalność, czyli zdolność rozwijania ich wraz z rozwojem przedsiębiorstwa. Dzięki niej oprogramowanie działa sprawnie bez względu na zarówno liczbę użytkowników czy obsługiwanych procesów, jak i ilość gromadzonych danych – co w dobie Big Data jest kluczowe. Ponadto nowoczesne systemy ERP integruje się obecnie z zewnętrznym oprogramowaniem i dopełniającymi aplikacjami biznesowymi w ramach jednej infrastruktury IT.
3. Centralna baza z aktualnymi danymi
Dla współczesnego przedsiębiorstwa – działającego w warunkach dynamicznych zmian rynku i wysokiej konkurencji – istotna jest możliwość szybkiego podejmowania trafnych decyzji biznesowych opartych na rzetelnych danych. Dlatego moduły systemów ERP zintegrowane są w ramach jednej, wspólnej bazy danych o zdefiniowanej strukturze. Stanowi ona centralne repozytorium informacji zbieranych z różnych źródeł w czasie rzeczywistym. Pozyskiwanie danych w znacznym stopniu jest zautomatyzowane, co ogranicza czasochłonne ręczne wprowadzanie informacji.
Okiem eksperta
„Zintegrowanie danych jest ważną cechą systemu ERP. Oznacza, że raz wprowadzone dane, niezależnie od modułu, w którym są zapisywane, dostępne są dla wszystkich użytkowników, dzięki czemu znacząco skraca się czas obsługi poszczególnych operacji w systemie i unika się możliwych pomyłek na etapie ponownego wprowadzania informacji” – wyjaśnia Paulina Wizmur, konsultant handlowy ds. systemów ERP.
Raportowanie i analityka Business Intelligence
Dostęp do wspólnej bazy danych pozwala lepiej organizować i realizować zadania, w tym unikać powielania i rozpraszania danych, które zwiększają ryzyko błędów. To jednak dopiero punkt wyjścia do dalszych usprawnień. Dzięki wbudowanym lub zintegrowanym z systemem ERP rozwiązaniom BI użytkownicy mają dostęp do spójnych raportów, opartych na aktualnych danych przetwarzanych w czasie rzeczywistym.
Przykładem takiego rozwiązania jest moduł analizy i raportowania BI Power Pivot, będący integralną częścią oprogramowania do zarządzania produkcją TimeLine ERP. Pozwala na bieżąco oceniać efekty poprzez zestawianie ciągle zbieranych danych z założeniami przyjętymi w planie produkcji. Wyniki analiz prezentowane są w formie wizualnej w konfigurowalnych dashboardach menadżerskich.
Inne narzędzia analityczne – Comarch BI Point pozwala z kolei gromadzić ogromne zbiory danych potrzebne do kompletnej analizy. Dostęp do analiz można przyznać zarówno pojedynczym użytkownikom, jak i wyznaczonym grupom, a ich wyniki prezentowane są na interaktywnych kokpitach menadżerskich.
Korzyści z wykorzystania narzędzi BI w systemie ERP
Dzięki platformom BI pracownicy poszczególnych działów mają dostęp do zawsze aktualnych i spójnych raportów, opartych na danych przetwarzanych w czasie rzeczywistym. Pozwala to:
- lepiej kontrolować przebieg procesów zachodzących w różnych działach;
- weryfikować efektywność procesów i porównywać ją ze wstępnymi założeniami;
- szybko identyfikować problemy powodujące obniżenie efektywności;
- na bieżąco wprowadzać zmiany optymalizacyjne i działania naprawcze;
- dokonywać oceny sytuacji w każdym obszarze przedsiębiorstwa.
Analiza przeprowadzana z wykorzystaniem narzędzi Business Intelligence daje rzetelną podstawę do podejmowania szybkich i trafnych decyzji biznesowych, które pomagają zwiększać wydajność działań i maksymalizować zyski.
4. Technologia internetowa
Istotny wpływ na rozwój i sposób działania współczesnych rozwiązań klasy ERP miało rozpowszechnienie technologii internetowych i chmurowych. Początkowo systemy ERP instalowano lokalnie, w ramach własnych zasobów firmy. Rodziło to konieczność posiadania serwerowni ze sprzętem do obsługi oprogramowania, a to wiązało się z dodatkowymi kosztami.
Okiem eksperta
„Od współczesnych systemów ERP oczekuje się tzw. dostępności, rozumianej jako możliwość korzystania z oprogramowania, jak i gromadzonych danych przez wszystkich uprawnionych użytkowników, bez względu na miejsce przebywania” – zauważa Daniel Duda, Dyrektor Pionu Systemów ERP.
System ERP w chmurze
Dostęp do Internetu sprawił, że oprogramowanie zaczęto instalować w modelu SaaS, jako usługę w chmurze, korzystającą ze zdalnych serwerów. W rezultacie nowoczesne oprogramowanie dla firm:
- jest dostępne z poziomu przeglądarki internetowej;
- można je obsługiwać na urządzeniach mobilnych;
- pozwala gromadzić dane w chmurze.
W ten sposób zarządzanie informacją stało się jeszcze łatwiejsze, bo możliwe z każdego miejsca i dowolnym momencie, bez konieczności instalowania oprogramowania na każdym urządzeniu.
Okiem eksperta
„A tak szybki i bezpośredni dostęp do danych sprawia, że wszelkie zadania realizowane są sprawniej i efektywniej” – dodaje Daniel Duda, Dyrektor Pionu Systemów ERP.
Przykłady systemów ERP
Na rynku dostępne są rozwiązania klasy ERP o zróżnicowanym zakresie funkcjonalnym, dostosowane do potrzeb i możliwości dużych, średnich lub małych firm. Wśród nich znajdują się zarówno rozbudowane systemy do efektywnego zarządzania całym przedsiębiorstwem (Comarch ERP XL, Teta ERP), jak i narzędzia specjalizowane. Te przeznaczone są dla określonych działów (np. kadr i płac, księgowości) czy odpowiadają profilowi prowadzonej działalności (np. produkcja, magazynowanie, logistyka, sprzedaż).
Producenci oferują również dedykowane aplikacje uzupełniające funkcjonalności oprogramowania podstawowego – np. narzędzia do zarządzania zasobami ludzkimi, które ułatwiają obsługę (także zdalną) spraw pracowników.
Warto przyjrzeć się najpopularniejszym i najczęściej wybieranym rozwiązaniom informatycznym zarówno polskich, jak i zagranicznych producentów.
- Comarch ERP XL – system przeznaczony dla średnich i dużych przedsiębiorstw o dowolnym profilu działalności.
Zawiera szereg funkcjonalności zebranych w modułach odpowiadających działom występującym w strukturze organizacyjnej każdej firmy. Zapewnia szczegółowe analizy biznesowe i pełne raporty potrzebne do oceny efektywności zarówno poszczególnych działów, jak i całej firmy. Ze względu na tak szeroki zakres funkcjonalny często pojawia się pytanie, czy program Comarch jest trudny w obsłudze. W praktyce system umożliwia dostosowanie interfejsu i zakresu funkcji do potrzeb użytkowników, co ułatwia codzienną pracę z oprogramowaniem.
Oprogramowanie dostępne jest w wersji serwerowej i Software as a Service (SaaS) pozwalającej na zdalny dostęp. Producent ma w swojej ofercie dodatkowe natywne narzędzia do integracji z systemem, zwiększające możliwości i wygodę użytkowania (np. aplikacja mobilna dla przedstawicieli handlowych).
- Comarch ERP Optima – oprogramowanie dla małych i średnich firm z każdej branży.
Zapewnia funkcjonalności usprawniające procesy w kluczowych obszarach działalności: księgowym, kadrowo-płacowym, handlowo-sprzedażowym. Dzięki wbudowanym rozwiązaniom CRM (Customer Relationship Management) ułatwia zarządzanie relacjami z klientami. Dla oprogramowania producent przygotował również aplikacje mobilne, które zapewniają dostęp do informacji z dowolnego miejsca.
- Comarch WMS – system usprawniający zarządzanie procesami zachodzącymi w magazynie.
Zbudowany jest z dwóch rozwiązań funkcjonalnych – WMS Zarządzanie dla kierowników i dyspozytorów oraz WMS Magazynier dla osób obsługujących magazyn. Ułatwia kontrolę przepływu towarów, wspomaga działania związane z zamawianiem i rozplanowaniem zasobów w obszarze magazynu.
- Comarch BI Point – platforma analityczno-raportowa, który zapewnia szybki dostęp do danych dotyczących procesów zachodzących we wszystkich obszarach przedsiębiorstwa.
Rozwiązanie umożliwia tworzenie zaawansowanych analiz i raportów, które pozwalają oceniać efektywność realizowanych działań biznesowych. Przetwarzane w platformie dane pozyskiwane są z dowolnych rozwiązań IT używanych w przedsiębiorstwie. Narzędzie jest dostępne w pięciu językach (polskim, niemieckim, angielskim, hiszpańskim oraz francuskim), co niewątpliwie docenią firmy międzynarodowe.
- TimeLine – specjalizowany system zarządzania produkcją. Zawiera funkcjonalności takich rozwiązań jak APS, MES czy MRP.
Dodatkowo posiada dwa wbudowane narzędzia, które znacząco wspierają zarządzanie procesami produkcyjnymi. Jednym z nich jest BI Pivot do analizy i raportowania (pozyskuje i przetwarza dane w czasie rzeczywistym), a drugim narzędzie QC ułatwiające kontrolę jakości procesu wytwarzania, półproduktów i produktów końcowych. Zaletą oprogramowania jest opcja integracji CAD dostępna w obszarze funkcjonalnym PDM, dzięki której lista złożeniowa projektu jest automatycznie importowana do systemu.
Oprogramowanie ma również funkcję symulacji procesu wytwarzania na planie, przeprowadzaną na wykresie Gantta lub w kalendarzu, ale bez zakłócania bieżących linii produkcyjnych. Umożliwia to szybkie wstępne kalkulacje projektów na potrzeby przygotowania oferty.
Tym, co wyróżnia TimeLine, jest wbudowane narzędzie Rapid Application Development (RAD), za pomocą którego użytkownik może modyfikować elementy w obszarach raportów, interfejsów i bazy danych.
- Teta ERP – system o uniwersalnym charakterze, dostosowany do wymagań zarówno firm, jak i uczelni oraz instytucji.
Zapewnia szereg funkcjonalności usprawniających procesy zachodzące we wszystkich działach organizacji. Dzięki niemu pracownicy zyskują stały dostęp do aktualnych danych, co pomaga w zarówno sprawnej realizacji zadań, jak i w szybkim podejmowaniu właściwych decyzji zarządczych. System TETA ERP jest elastyczny – pozwala wybrać określony zestaw funkcjonalności z możliwością wdrożenia kolejnych modułów w przyszłości, wraz z rozwojem organizacji.
- Teta HR – oprogramowanie wspomagające działania w obszarze zarówno miękkiego, jak i twardego HR.
Narzędzie jest przeznaczone dla średnich i dużych firm oraz instytucji mających zaawansowane potrzeby zarządzania polityką personalną. System umożliwia automatyzację takich procesów jak składanie dokumentów podatkowych, wysyłanie przelewów bankowych czy zarządzanie kompetencjami osób zatrudnionych. Zawiera również wbudowaną platformę szkoleniową Learning Management System.
- Teta ME – aplikacja mobilna, która wspiera obsługę spraw pracowniczych i usprawnia komunikację między pracownikami a działem HR.
Zapewnia zdalny dostęp do danych personalnych, wniosków urlopowych czy harmonogramu pracy, co przyśpiesza wykonywanie zadań i zwiększa efektywność realizowanych procesów. Użytkownik może korzystać z rozwiązania z poziomu przeglądarki zainstalowanej w smartfonie czy tablecie. Aplikacja zawiera moduł „Mój profil”, w którym pracownicy mogą sprawdzić najważniejsze informacje związane z ich zatrudnieniem – obecne wynagrodzenie, dane członków rodziny zgłoszonych do ubezpieczenia czy prywatne dane kontaktowe.
Jak wybrać system ERP?
Producenci oprogramowania z reguły oferują kilkanaście rozwiązań w postaci mniej lub bardziej zaawansowanych systemów ERP o określonym zakresie funkcjonalnym. Rozwiązanie informatyczne należy przede wszystkim dopasowywać do potrzeb firmy. Przeanalizuj zatem, jakie problemy chcesz rozwiązać, co osiągnąć dzięki prawidłowej implementacji narzędzia. Zwróć uwagę, czy wsparcia wymaga określony dział, czy też cała organizacja.
Z oprogramowania firma będzie korzystać przez wiele lat. To kosztowna, choć potrzebna inwestycja. Dlatego właśnie trzeba ją dobrze przemyśleć. Jeśli nie możesz podjąć decyzji na podstawie zebranych informacji, skorzystaj z demonstracyjnej wersji systemu. Większość producentów udostępnia bezpłatnie do testów demo swojego produktu.
Na co zwrócić uwagę podczas wyboru systemu ERP?
- Funkcjonalność – system powinien zawierać przede wszystkim takie funkcjonalności, które pozwolą poprawić procesy w tych obszarach, w których rzeczywiście występują problemy. Sprawdź też, czy oprogramowanie umożliwia ewentualne rozszerzenie zakresu funkcjonalnego wraz z rozwojem firmy. Istotna jest również częstotliwość aktualizacji oprogramowania przeprowadzana przez producenta, tak aby na bieżąco odpowiadało standardom wynikającym ze zmian prawnych czy gospodarczych.
- Dopasowanie do potrzeb – większość dostępnych systemów można dowolnie skonfigurować w zakresie dostępnych modułów. Oznacza to, że spośród wszystkich funkcjonalności firma wybiera i wdraża tylko te, których rzeczywiście w danym czasie potrzebuje. Pozwala to lepiej dopasować rozwiązanie do potrzeb zgodnie z budżetem przeznaczonym na implementację rozwiązania. Zapobiega też sytuacji, w której część zakupionych z konieczności modułów systemu pozostaje niewykorzystywana.
- Łatwość obsługi – system powinien mieć łatwy, przejrzysty i intuicyjny interfejs, aby pracownicy w krótkim czasie mogli nauczyć się jego obsługi, a późniejsze korzystanie z rozwiązania nie powodowało trudności. Zaletą nowoczesnych narzędzi jest możliwość dostosowania elementów interfejsu do indywidualnych potrzeb użytkowników.
- Prace wdrożeniowe – czas niezbędny na wdrożenie to zwykle kilka miesięcy. Proces implementacji i konfiguracji systemu wymaga zaangażowania wielu specjalistów po stronie zarówno partnera technologicznego, jak i samej organizacji. Zwróć więc uwagę na kompetencje specjalistów IT – wybierz takich, którzy mają duże doświadczenie w implementacji oprogramowania. Dobrze, jeśli firma wdrożeniowa przeprowadzi także szkolenia pracowników organizacji z wykorzystania i obsługi systemu.
- Obsługa powdrożeniowa – wdrożenie systemu ERP to nie wszystko. Równie ważna jest opieka powdrożeniowa, aktualizacje i wsparcie w utrzymaniu oprogramowania, a także możliwość poszerzania jego funkcjonalności. Jeśli wybierasz oprogramowanie dla międzynarodowego przedsiębiorstwie, zwróć uwagę na możliwość zmiany waluty i dopasowania do panujących w innych krajach przepisów prawa.
Ile kosztuje system ERP?
Wdrożenie systemu ERP to niewątpliwie poważna inwestycja, której kwotę bardzo trudno jednoznacznie oszacować. Wynika to z tego, że na łączny koszt składa się kilka czynników, które trzeba brać pod uwagę podczas wyboru rozwiązania, tak aby zmieścić się w planowanym budżecie.
W kalkulacji uwzględnij przede wszystkim:
- cenę samego oprogramowania (z wybranymi modułami);
- liczbę stanowisk z dostępem do systemu;
- koszt prac wdrożeniowych (w tym analizy, implementacji i konfiguracji).
Istotny wpływ na koszt ma czas uruchomienia oprogramowania, który zależy m.in. od liczby wdrażanych funkcjonalności i zakresu integracji z innymi rozwiązaniami IT. Weź pod uwagę również okres asysty technicznej po zakończeniu wdrożenia i model licencjonowania. Standardowy wymaga inwestycji w infrastrukturę, w przypadku wersji SaaS ten wydatek odpada.
Na końcu sprawdź koszty związane z aktualizacjami, dodatkami programistycznymi czy ewentualnymi szkoleniami dla pracowników. Często przekonuje niska cena samego oprogramowania, ale późniejsze wydatki powodują, że całkowita inwestycja przewyższa zakładany budżet.
Dokładny koszt implementacji poznasz podczas omawiania szczegółów z przedstawicielem producenta i na podstawie analizy sytuacji firmy.
Podsumowanie
Okiem eksperta
„Obecny zintegrowany system ERP to technologiczna odpowiedź na coraz bardziej wymagający rynek i rosnącą konkurencję. Dzięki zastosowaniu wielu często innowacyjnych rozwiązań realnie zwiększa wydajność przedsiębiorstwa w każdym jej obszarze działania” – podsumowuje Daniel Duda, Dyrektor Pionu Systemów ERP w OPTeam.
„Wdrożenie systemu klasy ERP niesie za sobą szereg dość szybkich do zauważenia korzyści. Przede wszystkim, jako systemy zintegrowane i pokrywające funkcjonalnością praktycznie każdy aspekt działalności przedsiębiorstwa, usprawniają pracę większości działów i stanowisk – od produkcji przez handel, dział finansowy, HR, aż po kadrę zarządzającą. Przyśpieszają procesy, eliminują pomyłki na styku różnych działów, a dzięki narzędziom BI pomagają podejmować trafne decyzje na podstawie danych historycznych oraz prognoz. W aktualnej sytuacji, zmieniającej się niezwykle dynamicznie, system ERP realnie umożliwia utrzymanie pozycji rynkowej czy też jej zwiększanie” – dodaje Paulina Wizmur, konsultant handlowy ds. systemów ERP w OPTeam.
FAQ:
1. ERP system – co to za oprogramowanie?
ERP system to zintegrowane oprogramowanie, które wspiera planowanie, koordynację i kontrolę procesów realizowanych w różnych obszarach firmy, takich jak finanse, sprzedaż, magazyn czy produkcja, na podstawie wspólnej bazy danych.
2. System ERP – co to znaczy?
ERP (Enterprise Resource Planning) oznacza system planowania zasobów przedsiębiorstwa. Oprogramowanie tego typu integruje dane i procesy w firmie, obejmując m.in. planowanie zapotrzebowania materiałowego, finanse, produkcję, sprzedaż i logistykę.
3. Ile poziomów obejmuje typowy system ERP?
Typowy system ERP obejmuje kilka poziomów funkcjonalnych, odpowiadających różnym obszarom działalności, takim jak zarządzanie zasobami przedsiębiorstwa, zarządzanie finansami, produkcją, sprzedażą oraz analizą danych wspierającą decyzje biznesowe.
4. Ile kosztuje system ERP?
Koszt systemu ERP zależy od wielu czynników, takich jak liczba użytkowników, wybrane moduły, czas wdrożenia, integracje z innym oprogramowaniem, model licencjonowania oraz koszty szkoleń i wsparcia powdrożeniowego. Ofertę zwykle przygotowuje się indywidualnie po analizie potrzeb firmy.
5. Jak przebiega wdrożenie oprogramowania ERP?
Proces wdrożenia ERP obejmuje analizę potrzeb firmy, konfigurację systemu, migrację danych, testy oraz szkolenia użytkowników. Zwieńczeniem jest etap uruchomienia systemu ERP, ale organizacja potrzebuje wsparcia powdrożeniowego i dalszej optymalizacji.