System Elektronicznej Rezerwacji Sal
System Elektronicznej Rezerwacji Sal to rozwiązanie ułatwiające zarządzanie pomieszczeniami w uczelni. Dzięki kalendarzom i harmonogramom użytkownik w każdej chwili może zweryfikować dostępność pomieszczeń, a za pomocą funkcjonalnej wyszukiwarki odnaleźć wolne i dokonać jego rezerwacji. Zapobiega to powstawaniu konfliktów co do zajętości sal w uczelni i pomaga w optymalnym dysponowaniu zasobami.
Optymalne wykorzystanie sal w uczelni
Działalność uczelni opiera się na prowadzeniu zajęć w wymiarze dydaktycznym, jak i pozadydaktycznym. Dla jej efektywności kluczowe jest sprawne zarządzanie pomieszczeniami, tak aby zapewnić wykładowcy i studentom miejsce przystosowane do nauki.Organizację tego procesu ułatwia System Elektronicznej Rezerwacji Sal.
Rozwiązanie zapobiega sytuacjom przypisywania do jednej sali różnych zajęć w tym samym czasie i pozwala szybko odnaleźć wolne pomieszczenie na potrzeby zajęć dodatkowych.
Z Systemem Elektronicznej Rezerwacji Sal:
- pracownicy uczelni mogą zweryfikować dostępność pomieszczeń zdalnie,
- studenci i przedstawiciele organizacji samorządu studenckiego mają możliwość rezerwacji pomieszczeń.
Rozwiązanie pozwala na szybki dostęp do kalendarzy i harmonogramów pomieszczeń za pośrednictwem przeglądarki internetowej, również za pomocą urządzeń mobilnych (laptop, smartfon).
Zarządzanie pomieszczeniami w uczelni
Cechy
- Skalowalność systemu.
- Kalendarze i harmonogramy.
- Historia dokonanych rezerwacji.
Zalety
- Szybkie wyszukiwanie i rezerwacja.
- Analiza wykorzystania sal.
- Dostęp poprzez przeglądarkę.
Korzyści
- Optymalne zarządzanie salami.
- Usprawnienie planowania zajęć.
- Zapobieganie konfliktom rezerwacji.
Funkcjonalności pomagające w planowaniu
- Podgląd kalendarza rezerwacji – dla każdego zdefiniowanego pomieszczenia dostępny jest kalendarz rezerwacji, dzięki któremu użytkownik ma możliwość weryfikacji dostępności pomieszczenia w wybranym dniu, tygodniu czy miesiącu.
- Rejestracja rezerwacji – w ramach formularza rezerwacji użytkownik ma możliwość definiowania parametrów rezerwacji: pomieszczenie, data rezerwacji, godziny rezerwacji. Rezerwacja pomieszczenia może być dokonana tylko w wolnych terminach.
- Anulowanie rezerwacji – dostępne dla rezerwacji, której czas realizacji jest późniejszy niż data obecna.
- Wyszukiwanie wolnych pomieszczeń – w ramach udostępnionego formularza użytkownik będzie mógł zdefiniować datę i godziny rezerwacji, a system wyszuka pomieszczenie dostępne we wskazanym terminie.
- Historia rezerwacji – formularz, w ramach którego użytkownik ma możliwość podglądu wygenerowanych rezerwacji wraz z ich statusem.
- Edycja rezerwacji – dla rezerwacji, której czas realizacji jest późniejszy niż data obecna, jest możliwość edycji jej parametrów.
- Użytkownik może np. zmienić datę oraz godziny rezerwacji.
- Struktura pomieszczeń – możliwość definiowania struktury pomieszczeń w ramach budynków uczelni. System pozwala na ręczne definiowanie pomieszczeń oraz na import i synchronizację struktury pomieszczeń z zewnętrznych systemów IT uczelni (np. Systemu Portiernia OPITcamp).
- Obsługa konfliktów – system wspiera rozwiązywanie sytuacji konfliktu terminów rezerwacji pomieszczeń. Uwzględnia priorytety dla synchronizowanych z zewnętrznymi systemami IT harmonogramów zajętości pomieszczeń.
Dlaczego warto?
- System skalowalny i możliwy do zastosowania dla komercyjnych rezerwacji pomieszczeń.
- Dostęp do aktualnego harmonogramu zajętości pomieszczeń z dowolnego urządzenia mobilnego.
- Wyszukiwanie pomieszczeń wyposażonych w urządzenia dodatkowe w określonym terminie.
- Rejestracja, akceptacja i zarządzanie rezerwacjami pomieszczeń dostępne dla pracowników administracyjnych i opiekunów pomieszczeń.
- Zastosowanie Elektronicznych Depozytorów Kluczy zintegrowanych z systemem OPTIcamp pozwala na zdalne zarządzanie uprawnieniami do pomieszczeń.
Analiza stopnia wykorzystania pomieszczeń
Połączenie Systemy Elektronicznej Rezerwacji Sal z Systemem Elektronicznej Legitymacji Studenckiej pozwala na dokonanie analizy wykorzystania pomieszczeń pod kątem określonych parametrów. Przykładowo można dokonać zestawienia, uwzględniając ilość osób i pojemności pomieszczenia lub wyposażenie dodatkowe pomieszczenia i częstość rezerwacji dodatkowych. Umożliwia to idealne planowanie sal w odniesieniu do zajęć i grup.