System workflow – czym jest i dlaczego warto go stosować?
Współczesne organizacje nastawione są na przyspieszenie i usprawnienie swoich procesów biznesowych. W tym celu stosuje się workflow dający możliwość określenia poszczególnych etapów przepływu informacji, które został już wcześniej zdefiniowane jako konkretna sekwencja zadań (scenariusz). Workflow sprawdzi się zarówno do zarządzania procesami transakcyjnymi, jak i elektronicznego obiegu dokumentów. Odpowiednio dopasowane oprogramowanie pomaga zarządzać przepływem pracy. Ma wiele przydatnych funkcjonalności umożliwiających jego zdefiniowanie oraz pełną automatyzację.
Jak działa proces workflow?
Zasada działania narzędzia workflow opiera się na tworzeniu procesu uwzględniającego poszczególne jego etapy oraz osoby biorące w nim udział. W momencie zarejestrowania nowego zdarzenia (np. wniosku, faktury, umowy itp.) uruchamiany jest określony przepływ informacji, który w trakcie tworzenia danego obiegu został krok po kroku zaplanowany. Po otrzymaniu zadania użytkownik otrzymuje powiadomienie z systemu o konieczności wykonania określonej czynności, dostając jednocześnie wszystkie niezbędne informacje oraz sugerowane działania. Oprogramowanie pozwala na bieżąco kontrolować listę otrzymanych zadań wymagających reakcji. W zależności od konfiguracji, użytkownicy biorący udział w procesie otrzymują także mailowe przypomnienia informujące o konieczności terminowego wykonania konkretnych czynności i pilnych zadaniach.
Dlaczego warto wdrożyć system workflow?
Wdrożenie oprogramowania workflow niesie za sobą wiele korzyści. Wśród nich należy wymienić przede wszystkim:
- Sprawną i szybką realizację procesów biznesowych: Narzędzie workflow automatycznie przekazuje zadania do wybranych osób lub działów, wysyłając przy tym powiadomienie z informacją o konieczności podjęcia działania. Wysyłane do pracowników każdego szczebla monity są gwarancją tego, że nikt nie zapomni o ważnym zadaniu.
- Elastyczność: System workflow daje możliwość uwzględniania wymagań oraz zasad realizowanych w danej organizacji. W trakcie definiowania mniej lub bardziej zaawansowanych przepływów pracy istnieje możliwość dopasowania obiegu do poszczególnych obszarów działalności przedsiębiorstwa czy instytucji państwowej.
- Możliwość reagowania na zmiany zachodzące na rynku: Rozwiązanie bazujące na platformie low-code daje możliwość szybkiego reagowania na zmiany rynkowe. Uprawnieni użytkownicy mogą w każdej chwili aktualizować i dostosować przepływy pracy do zmieniających się procesów biznesowych.
- Pełne wsparcie efektywności pracowników: Korzystanie z workflow to gwarancja automatyzacji większości powtarzalnych czynności oraz procesów biznesowych. Dzięki temu pracownicy nie muszą tracić czasu na wykonywanie zadań, które z powodzeniem można zautomatyzować. Co więcej, odpowiednio skrojone narzędzie, pomaga pracownikom każdego szczebla lepiej zaplanować realizację zadań zgodnie z zaakceptowanym przepływem pracy.
- Podgląd realizowanych procesów: Wybierając oprogramowanie typu workflow użytkownicy biorący udział w procesie mogą na bieżąco kontrolować, na jakim etapie jest konkretne zadanie. W ten sposób ogranicza się ryzyko powstawania opóźnień, które mogą negatywnie wpłynąć na funkcjonowanie firmy czy instytucji państwowej.
- Ograniczenie pomyłek: Pracując z wykorzystaniem narzędzia workflow można bez problemu kontrolować cały proces przebiegu zadań, zmniejszając przy tym ryzyko pojawienia się błędów.
Jakie funkcjonalności systemu workflow wdrożyć?
Wybierając oprogramowanie przeznaczone do automatyzacji procesów biznesowych, należy zwrócić uwagę na funkcjonalności. Jedną z nich jest możliwość tworzenia formularzy i reguł biznesowych bez konieczności pisania kodu. Praktyczne narzędzie powinno udostępniać możliwość bieżącego nadawania uprawnień oraz zarządzania rolami w systemie. Wymieniając funkcjonalności systemów typu workflow niewątpliwie należy zwrócić uwagę na możliwość śledzenia przepływu pracy w obiegu oraz załączania plików biorących udział w procesie. W przypadku brakujących dokumentów system wysyła powiadomienie o konieczności uzupełnienia oraz wymusza na użytkowniku weryfikacje wniosków o wysokiej ważności. Możliwość integracji z zewnętrznymi narzędziami takimi jak np. Microsoft Outlook sprawia, że użytkownik na bieżąco otrzymuje wiadomości e-mail o nowych i zaległych zadaniach, co jest zdecydowanie przydatne w natłoku różnych zadań. Opłaca się również sprawdzić, czy narzędzie do automatyzacji procesów biznesowych oferuje zdalny dostęp za pomocą dedykowanej aplikacji mobilnej i przeglądarki internetowej.
Jakie procesy można modelować z użyciem narzędzi workflow?
Odpowiednie narzędzie przeznaczone do modelowania procesów biznesowych pozwala na usprawnienie praktycznie każdego obszaru w organizacji. Rozwiązania typu workflow sprawdzają się w działach zajmujących się procesami sprzedażowymi, administracyjnymi, finansowymi, kadrowymi, marketingowymi czy IT. Stosowanie elektronicznego obiegu zarówno w przedsiębiorstwie produkcyjnym, jak i instytucji państwowej jest gwarancją szybkiego wykonywania powierzonych zadań oraz bezproblemowego przepływu informacji między pracownikami rozproszonymi po całym świecie.
Digitalizacja i automatyzacja procesów biznesowych a low-code?
Dla przedsiębiorców starających się utrzymać konkurencyjność na rynku liczy się przede wszystkim szybkość działania. Dotyczy to także użytkowanych systemów, które są nieodłącznym elementem pozwalającym funkcjonować w obecnej cyfrowej rzeczywistości. Do optymalizacji procesów biznesowych warto wybrać rozwiązanie typu workflow bazujące na platformie low-code nAxiom. Korzystanie z elastycznego narzędzia pozwalającego na dopasowanie do bieżących potrzeb to gwarancja możliwości dokonywania modyfikacji w dowolnym czasie i nielimitowanej ilości. Wykorzystanie platformy low-code nAxiom do automatyzacji procesów biznesowych to szansa na każdorazowe dopracowanie wymagań stawianych przed produktem końcowym i dopasowanie do zmieniających się warunków biznesowych. Decydując się na technologię low-code organizacje wybierają narzędzie charakteryzujące się niskim ryzykiem wdrożenia oraz łatwością prototypowania.
Podsumowanie
Organizacje dysponujące systemem workflow mogą z powodzeniem zarządzać przepływem informacji. Dotyczy to szczególnie dużych, rozproszonych firm mających oddziały w różnych zakątkach świata albo pracujących w modelach hybrydowych. Dodatkowym atutem, który sprawia, że przedsiębiorcy chętnie wybierają systemy workflow jest możliwość integracji z zewnętrznymi rozwiązaniami, co pozwala zaoszczędzić i zdecydowanie szybciej wdrożyć nowe rozwiązanie. Z roku na roku liczba organizacji pracujących z systemami workflow zwiększa się, co oznacza, że jest to narzędzie spełniające nawet niestandardowe potrzeby biznesowe.
Powiązane wpisy
-
Czym jest low-code i platforma niskokodowa?
Platformy low-code stają się kluczowym elementem strategii obejmującej przyspieszanie procesu dostarczania aplikacji wspierających cyfrową (...)
-
Skuteczne wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów – jak zacząć?
Wdrożenie każdego systemu niezależnie od funkcjonalności wymaga czasu poświęconego na analizę potrzeb Klienta oraz przygotowanie projektu. Tylko (...)
-
Technologia low-code. O (r)ewolucji w obszarze rozwiązań informatycznych dla przedsiębiorstw produkcyjnych – cz. 3
Dla współczesnego biznesu bardzo duże znaczenie ma stały rozwój użytkowanego oprogramowania, szczególnie w obliczu tak dużego tempa zmian (...)