Skuteczne wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów – jak zacząć?
Elektroniczny obieg dokumentów będący jednym z najczęściej wdrażanych oprogramowań powinien być dopasowany do potrzeb organizacji. Ważnymi kwestiami pozostają jednak właściwy dobór systemu, zoptymalizowanie procesów biznesowych oraz skuteczne wdrożenie rozwiązania. Jak wdrożyć elektroniczny obieg dokumentów? Od czego należy zacząć i jakie są etapy?
Jak skutecznie wdrożyć obieg dokumentów w firmie?
Skuteczne wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów należy rozpocząć od zidentyfikowania długoterminowych korzyści dla organizacji, wśród których najczęściej wymienia się zwiększenie produktywności, utrzymanie przewagi nad konkurencją oraz zredukowanie kosztów. Podczas przygotowania się do procesu wdrożenia należy zebrać wszystkie informacje dotyczące problemów, które docelowo mają zostać rozwiązane przez system. Przykładowo, jeśli pojawiającym się problemem jest brak dostępu do umów sprzedażowych z możliwością weryfikacji aktualnych zapisów wówczas, warto zaproponować Klientowi rozwiązanie w postaci elektronicznego centralnego rejestru, do którego dostęp mają osoby z działów handlowych oraz inni uczestnicy procesu. Po dopracowaniu wymagań związanych ze wdrożeniem EOD należy zająć się kwestią dot. poziomu uprawnień poszczególnych użytkowników. Po stronie Klienta są to: użytkownicy końcowi, właściciel biznesowy, administrator oraz modeler. Każdy z wymienionych użytkowników ma jednak inne uprawnienia.
Jakie są etapy projektu wdrożenia systemu?
Poszczególne etapy projektu wdrożenia systemu elektronicznego obiegu dokumentów różnią się w zależności od organizacji. Indywidualne i zwinne podejście przy budowaniu aplikacji oraz określenie budżetu przez Klienta pomagają szybko uporać się z podstawowymi założeniami, jakie zostały określone podczas wstępnych spotkań analitycznych.
Etap 1: Analiza
Definiowanie potrzeb Klienta to jeden z pierwszych etapów wdrożenia EOD. Podczas prowadzenia analizy sprawdzany jest dotychczasowy przebieg wskazanych procesów obiegu. Badane są także oczekiwania stawiane przez organizację względem nowego modelu pracy, na bazie których dobierane są poszczególne moduły lub tworzone funkcjonalności dopasowane do potrzeb.
Etap 2: Prototypowanie
Drugim etapem jest stworzenie prototypu z podstawowymi założeniami (korowymi) i zaprezentowanie efektu u Klienta. Prototypowanie pozwala szybko potwierdzić zasadność poprawności założeń i nanieść działania korygujące. Dobrą praktyką jest stosowanie podejścia Agile, polegające na dostarczaniu rozwiązań etapami poprzez oddawanie określonych funkcjonalności w krótkich odstępach czasowych.
Etap 3: Test i szkolenie
Kolejnym etapem jest testowanie funkcjonalności wdrożonych w krótkich cyklach, dzięki czemu Klient może na bieżąco sprawdzać, czy wdrożony system działa prawidłowo. Oprócz tego, pracownicy organizacji mają czas na oswojenie się ze sposobem obsługi narzędzia, mogą nauczyć się wykonywać podstawowe czynności oraz przekonać się, w jaki sposób obieg usprawnia codzienną pracę.
Etap 4: Integracja
Sukcesywnie w trakcie wdrożenia można przeprowadzić także integracje EOD z posiadanymi już systemami. Użytkowanie innego rozwiązania nie jest powodem wykluczenia wdrożenia elektronicznego obiegu dokumentów. Podczas analizy sprawdzane jest, z jakim systemem integracja ma nastąpić.
Etap 5: Uruchomienie
Ostatnim etapem wdrożenia elektronicznego obiegu dokumentów jest testowe uruchomienie systemu (test UAT). Po zakończonych sukcesem testach przenosi się procesy na środowisko produkcyjne Klienta, co oznacza start produkcyjny. Wówczas w ramach umowy wsparcia i utrzymania systemu Klient otrzymuje pełną asystę wdrożeniową lub opiekę serwisową.
Ile trwa wdrożenie?
Czas potrzebny na wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów jest uzależniony m.in. od zakresu prac określonych podczas analizy oraz ewentualnych działań korygujących. Jest on wprost proporcjonalny do projektu – prosty trwający kilka dni, średni oraz złożony, które są zdecydowanie dłuższe. Podczas wdrożenia zbadane zostają procesy, wybiera się wspólnie z Klientem poszczególne elementy tworzące bazę do kolejnych wdrożeń. Zaproponowanie metodyki zwinnej polegającej na uruchomieniu pewnych funkcjonalności, a następnie dołożeniu pozostałych przyczynia się do zadowolenia Klienta z ostatecznie otrzymanego narzędzia.
Podsumowanie
Wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów standaryzuje i automatyzuje procesy związane z przepływem dokumentów w organizacji. Ogranicza ryzyko pomyłek, opóźnień oraz strat związanych z niedotrzymywaniem terminów. Sam system elektronicznego obiegu dokumentów jest prosty w obsłudze, a osoby pracujące na systemie mogą wykonywać swoje obowiązki szybciej i efektywniej.
Powiązane wpisy
-
Jak wygląda obieg dokumentów w firmie i jak go usprawnić?
Obieg dokumentów w firmie obejmuje większość obszarów jej działania. Związany z księgowością, kadrami, zamówieniami i wieloma innymi wymusza w (...)
-
Dystrybucja dokumentów w firmie – jak wyeliminować opóźnienia?
Firmy już dawno zrezygnowały z tradycyjnych metod dystrybucji informacji na papierze, wybierając formę elektroniczną. Ograniczenie konieczności (...)
-
System workflow – czym jest i dlaczego warto go stosować?
W celu zbudowania i utrzymania przewagi konkurencyjnej przedsiębiorstwa muszą stale wdrażać nowe produkty i rozwijać te istniejące przy (...)