Jaki system elektronicznego obiegu dokumentów wybrać?
Wybierając system na potrzeby budowy elektronicznego obiegu dokumentów, należy zawsze mieć na uwadze przyszłe potrzeby swojej organizacji. Dlatego ważne, aby postawić na nowoczesne rozwiązanie, które pozwoli na szybkie i precyzyjne modelowanie procesów z zakresu obiegu dokumentów. Co więcej, im nowocześniejsze rozwiązanie wybierzesz, tym dłużej będziesz mógł z niego korzystać przy stosunkowo niewielkich nakładach kosztów na jego rozwój. Aby dobrze wybrać rozwiązanie, warto odpowiedzieć sobie na kilka pytań.
Czy odpowiada ci zespół wdrożeniowy dostawcy?
Najważniejsze, aby zespół wdrożeniowy posiadał znajomość zarówno systemu workflow, jak i działalności prowadzonej przez organizację. Pozwoli to uniknąć często kosztownych problemów i zapewni sprawną realizację projektu. Nie mniej ważna jest komunikacja z osobami odpowiedzialnymi za projektowanie obsługi procesów i wdrożenie ich na platformie. Im lepsza, tym łatwiej i przy mniejszym koszcie po swojej stronie uruchomisz system obiegu dokumentów.
Przykład
Dla jednego z naszych Klientów jednocześnie realizowaliśmy kilka obiegów, m. in. wnioski pracownicze o świadczenia z ZFŚS, obsługa i akceptacja faktur zakupowych, zarządzanie korespondencją wraz z repozytorium dokumentów, rejestracja i akceptacja wniosków zakupowych. Przy tak nasilonych pracach projektowych wykonywanych dla działów o różnych potrzebach, kluczowa okazała się płynna komunikacja między stronami biznesowymi a zespołem wdrożeniowym. Dzięki sprawnej wymianie informacji co do modelowanych procesów kolejne zadania realizowano bez przeszkód i zgodnie z harmonogramem. W rezultacie zespół wdrożeniowy zakończył projekt w terminie, oddając Klientowi narzędzia dostosowane do specyfiki procesów realizowanych w działach organizacji.
Jak wygląda interfejs użytkownika systemu?
System elektronicznego obiegu dokumentów nie powinien stwarzać użytkownikom problemów w obsłudze. Warto więc sprawdzić, czy spodoba się Twoim pracownikom i czy będą w stanie z łatwością się po nim poruszać. Istotne jest, aby wszystkie obsługiwane procesy posiadały wspólne elementy interfejsu. Dzięki temu Twoim pracownikom będzie łatwiej uczyć się obsługi kolejnych w przyszłości wdrażanych, nowych procesów.
Jednak przyjazny i intuicyjny interfejs to jeszcze nie wszystko. Bardzo często zdarza się, że dla części realizowanych procesów musi on być indywidualnie dostosowany. Kluczowa jest więc możliwość zmiany układu jego elementów w zależności od procesu, ale też kanału komunikacyjnego.
Przykład
Szeroki zestaw interfejsów posiada platforma nAxiom klasy low-code, w oparciu o którą można projektować i wdrażać indywidualnie dopasowane elektronicznie obiegi dokumentów. Jeśli dostępne interfejsy okażą się niewystarczające, istnieje możliwość łatwego definiowania nowych. Odbywa się to poprzez tworzenie dedykowanych komponentów i pakietów dołączanych w postaci dodatkowych elementów rozszerzających zakres możliwości platformy nAxiom.
Jak szerokie są możliwości konfiguracyjne?
Im większe możliwości konfiguracyjne systemu, tym korzystniej dla organizacji. Procesy w systemie mogą być wówczas odzwierciedlone we wszystkich szczegółach, obejmować wszystkie potencjalne ścieżki i warianty. Dzięki temu jeszcze bardziej można przyspieszyć ich obsługę.
Z pewnością potrzebna będzie obsługa co najmniej podstawowych standardów, w tym współpraca z popularnymi na rynku produktami (np. MS Office). Jednak platforma do cyfryzacji procesów powinna również umożliwiać integrację i wymianę danych z innymi systemami informatycznymi. Dzięki temu wszystkie procesy realizowane w organizacji będą mogły być ze sobą połączone. Zapewni to ich płynne funkcjonowanie, a dodatkowo pełniejszą kontrolę nad wszystkimi parametami.
Bardzo przydatna jest równiż możliwość prototypowania. Im wcześniej zobaczysz model systemu, tym lepiej go dopracujesz i tym szybciej sprawdzisz jego skuteczność. Już na tym etapie dowiesz się, które elementy nie zostały uwzględnione w procesie albo które z przyjętych rozwiązań nie sprawdzi się w praktyce. Pozwoli to uniknąć wielu problemów i kosztów związanych z koniecznymi, głębokimi modyfikacjami procesów uruchomionych w środowisku bez fazy prototypowania.
Przykład
W przypadku platformy nAxiom prototypowanie zmian może odbywać się nawet podczas użytkowania aplikacji, bez jakiejkolwiek utrudnień dla realizowanego procesu. Po zatwierdzeniu modyfikacji, zaktualizowana wersja rozwiązania jest natychmiast udostępniana użytkownikom.
Czy jest możliwy monitoring efektywności procesów?
Monitoring parametrów poszczególnych procesów jest kluczową wartością przy eksploatacji systemu elektronicznego obiegu dokumentów czy zarządzaniu procesami i aplikacjami w ogóle. Dzięki niemu można wychwytywać trendy i racjonalnie gospodarować zasobami. Dotyczy to zarówno monitorowania parametrów technicznych platformy, na której osadzona jest obsługa procesów, jak i parametrów związanych z przebiegiem poszczególnych procesów. Pierwsze dają pogląd o stanie technicznym i wydajności narzędzi informatycznych, a drugie stanowią podstawowe informacje dla przedsiębiorstwa obrazujące jego funkcjonowanie.
Wybierając system do obsługi obiegu dokumentów, warto więc zwrócić szczególną uwagę na jego możliwości w zakresie monitoringu. Taki system powinien zapewniać możliwość odpowiedniej i elastycznej konfiguracji kontroli w zależności od komórki i osoby, która taką czynność realizuje. Zaoszczędzi to wiele czasu, który pracownicy musieliby poświęcić na przygotowywanie różnych doraźnych raportów.
Powiązane wpisy
-
Dystrybucja dokumentów w firmie – jak wyeliminować opóźnienia?
Firmy już dawno zrezygnowały z tradycyjnych metod dystrybucji informacji na papierze, wybierając formę elektroniczną. Ograniczenie konieczności (...)
-
Skuteczne wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów – jak zacząć?
Wdrożenie każdego systemu niezależnie od funkcjonalności wymaga czasu poświęconego na analizę potrzeb Klienta oraz przygotowanie projektu. Tylko (...)
-
System workflow – czym jest i dlaczego warto go stosować?
W celu zbudowania i utrzymania przewagi konkurencyjnej przedsiębiorstwa muszą stale wdrażać nowe produkty i rozwijać te istniejące przy (...)