e-Teczka Studenta
Usprawnij zarządzanie dokumentacją studentów w uczelni, kompletując w jednym miejscu wszystkie akta osobowe, podania, wnioski, zaświadczenia i wiele innych wymaganych formalności. Skorzystaj z e-Teczki Studenta będącej elektronicznym repozytorium, które zapewni pracownikom dziekanatu stały dostęp do informacji o przebiegu kształcenia i skróci czas potrzebny na obsługę spraw związanych z tokiem studiów.
Elektroniczne archiwum dokumentacji studenta
Zapewnij nowoczesną obsługę toku studiów z zachowaniem ciągłości i bezpieczeństwa dokumentacji.
e-Teczka to wirtualne archiwum gromadzenia dokumentacji studentów, w tym akt osobowych i wszelkich innych formalności na bieżąco wytwarzanych w procesie rekrutacji i późniejszym przebiegu toku studiów w uczelni. Usprawnia procesy wnioskowania i decyzyjno-akceptacyjne, jak również porządkowanie i przechowywanie generowanych dokumentów. System spełnia regulowane przepisami prawa formalne wymagania w zakresie prowadzenia akt osobowych studenta, a pod względem funkcjonalności może być dostosowywany do indywidualnych warunków organizacyjnych i wewnętrznych procedur obowiązujących w danej uczelni. Zastosowane w elektronicznej teczce studenta rozwiązania zapewniają wysoką ergonomię użytkowania i bezpieczeństwo dla przechowywanych danych.
Innowacyjność narzędzi i technologii zastosowanych w e-Teczce
System e-Teczka powstał w oparciu o funkcjonalne narzędzia, jak niskokodowa platforma nAxiom. Zastosowano w nim również innowacyjne technologie podpisów elektronicznych OPTiSIGN, dwuetapowego uwierzytelniania oraz publikacji dyplomów cyfrowych w technologii blockchain.
Cechy
- Cyfrowy katalog dokumentacji studenckiej z toku studiów.
- Zastosowanie elastycznej technologii low-code.
- Wykorzystanie mechanizmów uwierzytelniających.
Zalety
- Ciągłość prowadzonej dokumentacji zebranej w jednym miejscu.
- Projektowanie obiegów dokumentów i procesów akceptacyjnych.
- Zabezpieczenie danych przed nieupoważnionym dostępem.
Korzyści
- Szybki wgląd do bieżącej i archiwalnej dokumentacji studenckiej.
- Standaryzacja obsługi dokumentacji we wszystkich jednostkach uczelni.
- Eliminacja konieczności wykonywania podpisów ręcznych.
Sprawne i bezpieczne zarządzanie dokumentacją studenta z e-Teczką
Usprawnij proces składania i obsługi wniosków
e-Teczka usprawnia komunikację między studentem a uczelnią w zakresie dopełniania formalności związanych z tokiem studiów. Ułatwia składanie podań, wniosków i zaświadczeń, kierowanych do dziekanatu drogą elektroniczną, bez konieczności osobistej obecności w uczelni. Skraca czas procedury decyzyjno-akceptacyjnej, zapewniając stały wgląd do statusu spraw i zgromadzonej dokumentacji zarówno pracownikom dziekanatu, jak i studentom w zakresie przyznawanych uprawnień.
Przechowuj wszystkie dokumenty w jednym miejscu
Cyfrowe repozytorium e-Teczka umożliwia wygodne archiwizowanie dokumentów pochodzących z wielu źródeł, składanych przez studenta w trakcie procesu rekrutacji i wytwarzanych podczas przebiegu studiów. W jednym spójnym katalogu akt osobowych studenta gromadzone są zarówno formalności powstałe w pełni elektronicznie, jak i zdigitalizowane z wersji papierowej. Wśród nich znajdują się zarówno akta osobowe, świadectwa potwierdzające wykształcenie, a także formalności powstałe w wyniku bieżącej obsługi studenta.
Dokumenty rekrutacyjne.
Dokumenty przyjęcia na studia.
Dokumenty toku studiów.
Karty okresowych osiągnięć.
Dezycje stypendialne i toku studiów.
Zaświadczenia i wnioski.
Umowy, skierowania na praktyki.
Praca dyplomowa, recencje, obrona.
Zachowaj integralność archiwizowanych danych
Dodawanie, pobieranie, tworzenie i modyfikowanie dokumentów w e-Teczce odbywa się z wykorzystaniem mechanizmów uwierzytelniających i podpisów elektronicznych. Wszelkie zmiany w zbiorach danych mogą być dokonywane wyłącznie przez osoby upoważnione, a każda wykonana czynność jest automatycznie rejestrowana. Wykorzystane rozwiązanie OPTiSIGN integruje się z podpisami na uczelni, umożliwiając stosowanie podpisów seryjnych dla dokumentów. Natomiast technologia blockchain zapewnia dostęp do dyplomów z dowolnego urządzenia.
Digitalizacja i automatyzacja procesów obsługi studenta z e-Teczką
Dedykowany system elektronicznej teczki akt osobowych studenta działa niezależnie od zastanego systemu dziekanatowego i może być integrowany z już użytkowanym w uczelni oprogramowaniem. e-Teczka daje możliwość szerokiej integracji z dostępnymi modułami i portalami dziedzinowymi działąjącymi w obrębie Elektronicznej Platformy Usług Edukacyjnych EDU web360. Zapewnia dostęp do kluczowych funkcjonalności poprzez urządzenia mobilne, tablety i smartfony (Android, iOS), dzięki zastosowaniu elastycznego projektowania Responsive Web Design (RWD).
Dlaczego warto korzystać z e-Teczki Studenta?
- Archiwizacja dokumentacji przez wymagany okres zgodnie z wytycznymi Ministerstwa Edukacji.
- Zabezpieczenie dokumentacji przed uszkodzeniem, utratą i nieuprawnionym dostępem.
- Stały dostęp do dokumentacji dla osób upoważnionych w wyznaczonym dla nich zakresie uprawnień.
- Eliminowanie ryzyka występowania pomyłek, duplikowania dokumentów i informacji z toku studiów.
- Mniejszy koszt generowania i przechowywania dokumentacji z przebiegu studiów.
- Oszczędność czasu w związku z usprawnieniem procedur postępowania administracyjnego.