System Obsługi Konferencji
System Obsługi Konferencji to funkcjonalne oprogramowanie usprawniające organizowanie wydarzeń w uczelni. Dzięki unifikacji działań związanych z rejestracją i obsługą zapewnia sprawny przebieg wydarzenia przygotowanego na najwyższym poziomie, a jednocześnie pozwala zaoszczędzić czas i zmniejszyć koszty.
Wsparcie dla organizatora i uczestników
System Obsługi Konferencji to portal dziedzinowy w obrębie Elektronicznej Platformy Usług Edukacyjnych EDU web360. Przystosowany jest do kompleksowej obsługi wydarzeń organizowanych przez uczelnię, takich jak: konferencje naukowe, konferencje dla biznesu, kongresy, sympozja, szkolenia, koncerty, dni otwarte.
Ze względu na personalizację interfejsu System Obsługi Konferencji może być dostosowywany do indywidualnych wymagań, co czyni go narzędziem praktycznym i daje wygodę w użytkowaniu.
Rozwiązanie umożliwia publikację dowolnej ilości wydarzeń i sprawne zarządzanie nimi bez konieczności inwestowania w kolejne narzędzia i systemy. Ponadto pozwala na prezentację materiałów promocyjnych w dowolnym formacie w taki sposób, aby móc efektywnie promować uczelnię oraz działalność jej jednostek – również w zakresie pośrednictwa w nawiązywaniu kontaktów i we współpracy nauki z biznesem.
Użytkownikami Systemu Obsługi Konferencji są jednostki uczelni organizujące wydarzenie, jak również osoby biorące w nim udział – uczestnicy, słuchacze, wykładowcy i recenzenci. Każda osoba uzyskuje dostęp w zakresie uwarunkowanym rolą pełnioną w wydarzeniu. W ten sposób oprogramowanie wspomaga organizatorów w obsłudze wydarzenia, uczestników w dopełnieniu formalności, autorów i recenzentów w obowiązkach wynikających ze zgłaszania i opiniowania artykułów naukowych.
Organizacja i obsługa wydarzeń w uczelni
Cechy
- Personalizacja interfejsu.
- Ergonomia i intuicyjność.
- Możliwość rozbudowy.
Zalety
- Publikacja wielu wydarzeń.
- Prezentacja materiałów.
- Automatyzacja procesu rejestracji.
Korzyści
- Sprawna organizacja wydarzeń.
- Promocja uczelni i jej jednostek.
- Współpraca uczelni z biznesem.
Opcja rozbudowy o nowe funkcjonalności
System Obsługi Konferencji został zaprojektowany w taki sposób, aby możliwa była jego dalsza rozbudowa zarówno poprzez funkcjonalności, jak i dodatkowe działy oraz podstrony. W swoich założeniach serwis ma być obdarzony wysokim stopniem ergonomii i intuicyjności, zwiększając tym samym użyteczność, jak również zainteresowanie wśród grup docelowych.
Wśród funkcjonalności systemu znajdują się:
- rejestr wydarzeń planowanych, zatwierdzonych, archiwalnych,
- rejestr sponsorów, uczestników, uczelni, firm i osób prywatnych,
- rejestr uczestników (w ramach każdej planowanej, organizowanej lub przeprowadzonej konferencji),
- rejestr miejsc noclegowych,
- opcja wyszukiwania danych według zadanych kryteriów (np. tematyka konferencji, uczestnik, instytucja, data),
- płatności on-line.
Dlaczego warto?
- Wykaz wydarzeń planowanych w uczelni z dostępem do materiałów dla uczestników.
- Automatyzacja procesów związanych rejestracją uczestników i dalszą obsługą w zakresie organizacji wydarzenia.
- Weryfikacja zarejestrowanych osób z możliwością szybkiej edycji zgłoszeń.
- Rejestracja obecności na wydarzeniu z wykorzystaniem przyznanych kodów QR i aplikacji mobilnej.
- Udostępnianie i pobieranie materiałów z wydarzeń poprzez serwis zarządzany przez organizatora wydarzenia.
- Udostępniane publicznie archiwum wydarzeń z wykazem uczestników, publikacji i innych materiałów, ponadto obsługa agendy i automatyczne generowanie identyfikatorów.
Dostęp za pośrednictwem urządzeń mobilnych
System Obsługi Konferencji daje możliwość szerokiej integracji z pozostałymi modułami i portalami dziedzinowymi dostępnymi w obrębie Elektronicznej Platformy Usług Edukacyjnych EDU web360. Pozwala na dostęp do kluczowych funkcjonalności poprzez urządzenia mobilne (iOS , Android) i iPhone, tablety i telefony z systemem Android, dzięki wykorzystaniu zasad elastycznego projektowania Responsive Web Design (RWD).