Elektroniczny Obieg Dokumentów
Decydując się na elektroniczny obieg dokumentów, warto postawić na rozwiązanie elastyczne i skalowalne, które spełni obecne, jak i przyszłe potrzeby organizacji. Dlatego specjalizujemy się we wdrożeniach systemów zarządzania dokumentacją i automatyzacją związanych z tym procesów, wykorzystując nowoczesne technologie klasy low-code. Mamy za sobą implementację kilkuset zarówno standardowych, jak i unikalnych obiegów oraz procesów z wszystkich obszarów funkcjonowania organizacji.
Wsparcie w każdym obszarze działania Twojej organizacji
Elektroniczny obieg dokumentów to możliwość sprawnego podejmowania decyzji bez względu na lokalizację interesariuszy i ograniczenia czasowe. Narzędzie to daje natychmiastową informację o statusie spraw bieżących i wgląd do historii procesów, które obejmuje. Jest kluczowe w zarządzaniu na każdym szczeblu organizacyjnym i w każdej komórce przedsiębiorstwa i instytucji.
Księgowość i finanse
- Obsługa faktur i dokumentów finansowych
- Obsługa wniosków finansowych
- Rozliczenia pracownicze
- Rozliczanie delegacji
- Obsługa i rozliczenie zaliczek
- Rozliczenie i zwrot wadium
- Obsługa wniosków zakupowych i sprzedażowych
Kadry i HR
- Aktualizacja danych osobowych
- Obsługa wniosków pracowniczych
- Obsługa wniosków ZFŚS
- Ewidencja umów
- Oświadczenia podatkowe i ubezpieczeniowe
- Raportowanie premii
- Alerty o terminach
- Wnioski o zapotrzebowanie na specjalistów
Kancelaria
- Dekretacja poczty wewnętrznej
- Rejestr dokumentów wewnętrznych
- Tworzenie list nadawczych
- Obsługa spraw i zadań
- Raportowanie
- Generowanie zestawień
Zarząd
- Wnioski na zarząd
- Agenda z posiedzenia
- Rejestr decyzji
- Rejestr uchwał i zarządzeń
- Proces opiniowania
- Procedura głosowania
Administracja
- Ewidencja umów i aneksów
- Archiwizacja dokumentów
- Obsługa poczty przychodzącej i wychodzącej
- Udzielanie pełnomocnictw
- Zarządzanie flotą
- Rejestr umów z kontrahentami
- Obsługa zamówień
- Archiwizacja zasobów
- Wewnętrzne regulacje prawne
- Konsultacje prawnicze
- Rejestr spraw
- Wnioski inwestycyjne
- Obserwacja BHP i OŚ
- Publikacja zarządzeń
Administracja
- Ewidencja umów i aneksów
- Archiwizacja dokumentów
- Obsługa poczty przychodzącej i wychodzącej
- Udzielanie pełnomocnictw
- Zarządzanie flotą
- Rejestr umów z kontrahentami
- Obsługa zamówień
- Archiwizacja zasobów
- Wewnętrzne regulacje prawne
- Konsultacje prawnicze
- Rejestr spraw
- Wnioski inwestycyjne
- Obserwacja BHP i OŚ
- Publikacja zarządzeń
Sprzedaż
- Obsługa umów i aneksów handlowych
- Rejestr sprzedawców i kontrahentów
- Wnioskowanie o umowę
- Powiadomienia
Produkcja
- Zatwierdzanie dostawcy
- Zmiany w technologii
- Rejestr projektów
- Listy materiałowe (Bill of Material)
- Dokumentacja produktowa
- Korekta stanów
Zamówienia i zakupy
- Zgłoszenia zapotrzebowania
- Plany zakupowe
- Planowanie budżetu
- Wnioski zakupowe
- Zamówienia materiałów
- Ocena wykonawcy
- Wnioski o przedpłatę
IT
- Nadawanie i odbieranie uprawnień
- Wnioski o zapotrzebowanie na sprzęt
- Zarządzanie sprzętem
- Nadawanie uprawnień do zasobów
- Dezaktywacja zasobów
Kontrola i bezpieczeństwo
- Wydawanie przepustek
- Ewidencja gości
- Procedura klasyfikacji
- Eksport dokumentów
Dowiedz się, co to jest system elektronicznego obiegu dokumentów
Skuteczne narzędzie zarządzania e-dokumentacją
Elektroniczny obieg dokumentów to efektywne narzędzie do sprawnego zarządzania dokumentacją w formie elektronicznej i papierowej. System rozwiązuje problemy pojawiające się podczas korzystania z tradycyjnej formy obiegu, takie jak opóźnienia w trakcie przekazywania czy dotarcie do aktualnie poszukiwanego dokumentu. Pozwala na zoptymalizowanie przepływu informacji, dzięki czemu osoby pracujące w formie zdalnej lub hybrydowej oraz w rozproszonych zespołach mają możliwość bieżącego i wygodnego dostępu do dokumentów, umów, faktur, korespondencji czy ewidencji delegacji. Elektroniczny obieg dokumentów daje natychmiastową informację o statusie spraw bieżących i wygodny wgląd do historii procesów, które obejmuje. Jest kluczowy w zarządzaniu na każdym szczeblu organizacyjnym i w każdej komórce przedsiębiorstwa i instytucji. Rozwiązanie minimalizuje ryzyko zagubienia lub błędnego zarchiwizowania dokumentów, a także pozwala zredukować koszty powstające przy zbędnej biurokracji w tradycyjnym modelu.
System elektronicznego obiegu dokumentów dla firm i instytucji
Rozwiązania usprawniające wykonywanie podstawowych zadań są niezbędne niezależnie od branży. Każda firma, uczelnia czy instytucja państwowa niezależnie od wielkości potrzebuje narzędzi pracy dopasowanych do indywidualnych wymagań. Narzędzie sprawdza się w szczególności tam, gdzie zmienił się model pracy – praca zdalna i hybrydowa, praca w systemie rozproszonym, udział przy konkretnych projektach. To właśnie elektroniczny obieg dokumentów może w prosty sposób zapobiegać chaosowi spowodowanemu koniecznością przekazywania wniosków czy faktur w sposób tradycyjny. Dzięki EOD każdy uczestnik procesu widzi, w którym miejscu powstał problem z zahamowaniem przepływu informacji mogąc jednocześnie wprowadzić zmianę docelowo go usprawniając.
Cechy
- Krótki czas tworzenia rozwiązań.
- Możliwość szybkiego rozwoju rozwiązań.
- Elastyczność w budowie elektronicznych obiegów dokumentów.
Zalety
- Usprawnienie procesu opiniowania i akceptacji.
- Łatwy dostęp do zarchiwizowanej dokumentacji.
- Bieżący dostęp do informacji o statusie spraw.
Korzyści
- Lepsze gospodarowanie zasobami.
- Przyśpieszenie procesów w organizacji.
- Obszczędność czasu i kosztów administracyjnych.
Patrz w przyszłość i wybierz nowoczesny system elektronicznego obiegu dokumentów
W oparciu o najbardziej optymalną platformę zapewniamy odpowiednie przepływy danych i algorytmy ich przetwarzania. Budujemy spójne interfejsy obsługi różnych procesów, przez co łatwiejsze jest wdrażanie zarówno nowych użytkowników, jak i nowych procesów. Procesy projektowane są w intuicyjnych edytorach graficznych, a stosując tzw. metody zwinne stopniowo osiągamy najbardziej optymalne funkcjonalności przy uwzględnieniu sugestii użytkowników i dynamiki zmian otoczenia biznesowego.
Obsługuj procesy w jednym środowisku technologicznym
Producenci istniejących systemów nie dostarczają indywidualnych funkcjonalności dla poszczególnych użytkowników. Dlatego dotychczas na potrzeby elektronicznego obiegu dokumentów dodawano nowe procesy do istniejących systemów ERP lub tworzono nowe rozwiązania branżowe. Jednak takie działania są kosztowne, czasochłonne i ryzykowne. Aktualnie rolę optymalizacji procesów przejmują platformy typu low-code / Rapid Application Development, które umożliwiają obsługę procesów biznesowych w jednym spójnym środowisku technologicznym. W konsekwencji wchłaniają inne rozwiązania, takie jak aplikacje branżowe czy obiegi dokumentów, które mogą być swobodnie rozwijane z wykorzystaniem wszystkich zalet tej technologii. W rezultacie nie odstają funkcjonalnie i stanowią pełnoprawne elementy rozbudowanych procesów.
Szybko i precyzjnie projektuj nowe obiegi dokumentów
Obecnie elektroniczny obieg dokumentów staje się częścią ogólnego systemu obsługi procesów, slatego coraz bardziej wymaga podejścia i możliwości, jakie zapewnia technologia low-code. Pozwala ona na tworzenie aplikacji szybciej niż w tradycyjnej metodzie budowy oprogramowania. Dzięki temu organizacja może wdrażać zmiany wystarczająco szybko, aby być konkurencyjną na rynku oraz prawidłowo realizować swoje zadania statutowe. Przedsiębiorstwo może sprawniej zmieniać ogniwa w łańcuchu dostaw i dostosowywać sprzedaż do zmieniających się rynków i wymagań prawnych. Instytucja może dynamicznie reagować na zmiany przepisów, aby prawidłowo obsługiwać obywateli.
Stawiaj na wszechstronne rozwiązanie
Zdarzają się sytuacje, kiedy organizacja obsługuje bardziej złożone procesy biznesowe i potrzebuje narzędzia, które będzie nadążać za zmianami. Dlatego warto rozważyć wdrożenie rozwiązania indywidualnie zaprojektowanego w technologii low-code. Największą jej zaletą jest możliwość szybkiego dostarczania aplikacji biznesowych tworzonych techniką Drag&Drop, przyjaznej zarówno dla specjalistów IT, jak i mniej doświadczonych użytkowników nieposiadających kompetencji programistycznych.
Korzyści z cyfryzacji obiegów dokumentów są oczywiste
Co nas wyróżnia?
Od lat wdrażamy elektroniczne obiegi dokumentów dopasowane do indywidualnych potrzeb naszych Klientów. Wyróżniamy się dużym doświadczeniem potwierdzonym setkami zrealizowanych projektów wykonanych z wykorzystaniem różnych narzędzi. Dostarczamy naszym Klientom rozwiązania EOD w oparciu o natywne komponenty systemów ERP (np. Comarch – DMS) zapewniające wsparcie w digitalizacji procesów biznesowych. Problemy naszych Klientów traktujemy indywidualnie, dlatego też zapewniamy rozwiązania skalowalne wprost dopasowane do biznesu. Budujemy obiegi z wykorzystaniem autorskiej platformy Low-Code nAxiom, dzięki której użytkownik może szybko zasygnalizować potrzebę zmiany procesu, zachowując przy tym pożądaną elastyczność. Wieloletnie doświadczenie w różnych branżach (biznes, sektor publiczny, szkolnictwo wyższe) idące w parze z wiedzą wdrożeniową pozwalają sprostać wyzwaniom stawianym przez naszych Klientów. Przeprowadzamy przez każdy etap wdrożenia narzędzia – od projektu aż po jego realizację. Pokazujemy, że obsługa procesów z wykorzystaniem elektronicznego obiegu dokumentów jest prosta, szybka i efektywna.
Szybciej osiągaj cele biznesowe
Wdrażając elektroniczny obieg dokumentów, dajemy użytkownikom szereg korzyści usprawniających i przyspieszających ich prace oraz pomagamy szybciej osiągnąć zamierzony cel. Wśród najczęściej wymienianych zalet, użytkownicy systemu elektronicznego obiegu dokumentów wskazują na możliwość zredukowania opóźnień w realizowanym procesie. Jest to możliwe dzięki opcji określenia terminów realizacji zadania osobom odpowiedzialnym np. za akceptację danego dokumentu. Uczestnicy procesu mają możliwość ustawienia kroków wraz z bieżącą kontrolą statusów (np. przesłanie dokumentu prawnikowi w celu wydania opinii, na którą ma 2 dni robocze). Dodatkowo mechanizm kontroli statusów może też wysyłać powiadomienia o upływającym terminie realizacji konkretnego zadania do uczestników procesu.
Minimalizuj koszty w prosty sposób
Mając świadomość zmian technologicznych, jakie zaszły w ostatnich latach dajemy użytkownikowi możliwość wygodnego oraz w pełni zdalnego dostępu do plików o każdej porze dnia i nocy z dowolnego miejsca na świecie przy użyciu przeglądarki internetowej lub aplikacji mobilnej. Możliwość przechowywania wniosków w elektronicznym repozytorium pozwala zarówno zachować porządek w dokumentacji, jak i ograniczyć konieczność czasochłonnego wyszukiwania. Opcja wglądu do elektronicznej wersji dokumentu to szansa na przyspieszenie realizacji założonych i strategicznych celów biznesowych.
Zalety korzystania z elektronicznego obiegu dokumentów
Elektroniczny obieg dokumentów ma wiele zalet, które przekładają się na usprawnienie procesów biznesowych szczególnie w przypadku dużych i rozproszonych organizacji pracujących w trybie zdalnym lub hybrydowym. Wybierając system do EOD, warto zwrócić uwagę na jego skalowalność, elastyczność oraz możliwość połączenia z wdrożonymi już systemami. Wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów to możliwość budowy i udostępnienia w pełni zabezpieczonej cyfrowej biblioteki, co dodatkowo pozwala na ujednolicenie procesu archiwizacji, zachowując przy tym wszystkie prawne wymogi oraz porządek. Wśród zalet rozwiązania wymienia się także możliwość szybkiego wyszukiwania danych, tworzenia kopii zapasowej oraz automatyzacji zadań cyklicznych. Organizacje posiadające systemy ERP mogą korzystać z wbudowanego narzędzia umożliwiającego obsługę workflow z OCR zintegrowanego z pozostałymi modułami. W przypadku złożonych procesów biznesowych wymagających unikalnego/indywidualnego podejścia lepiej sprawdzą się narzędzia zewnętrzne oparte o technologię low-code, których główną zaletą jest możliwość elastycznego dopasowania do zmieniającego się biznesu.
Teraz czas na Twój wybór systemu elektronicznego obiegu dokumentów
Dlaczego warto?
- Oszczędność czasu i większe możliwości analizy funkcjonowania procesów.
- Racjonalizacja kosztów utrzymania i rozwoju infrastruktury IT.
- Szybsza implementacja koniecznych zmian dająca przewagę konkurencyjną.
- Monitorowanie parametrów procesów w czasie rzeczywistym.
- Zminimalizowanie ryzyka występowania tzw. pomyłek ludzkich.
- Umożliwienie funkcjonowania w pełnym zakresie w trybie online / home office.