System Rejestracji Czasu Pracy
Jeśli chcesz lepiej zarządzać czasem pracy swoich pracowników, a jednocześnie usprawnić realizację zadań w dziale personalnym, zastąp tradycyjną listę obecności w formie papierowej Systemem Rejestracji Czasu Pracy. Eliminując konieczność ręcznego podpisywania list i późniejszego przepisywania danych do systemu kadrowo-płacowego, ograniczysz czas i koszty związane z obsługą pracowników. Dzięki automatyzacji pomiaru godzin pracy zapobiegniesz rozbieżnościom w ewidencji i uzyskasz pełen obraz jakości funkcjonowania Twojej organizacji.
Kompletna i rzetelna ewidencja obecności
System Rejestracji Czasu Pracy to rozwiązanie, które sprawdzi się w każdej organizacji, nawet o mocno rozbudowanych strukturach. Z łatwością można go dostosować do potrzeb organizacji wielooddziałowych i działających w kilku odrębnych lokalizacjach. W zależności od wielkości obiektu i wyznaczonych w nim stref użytkowych nawet kilkadziesiąt urządzeń rejestrujących zainstalowanych w wielu kluczowych punktach zgromadzi dokładne informacje na temat czasu pracy wszystkich pracowników organizacji. Zapobiega to występowaniu pomyłek w tworzonej ewidencji, która w rezultacie zawsze jest przygotowana w sposób dokładny i rzetelny.
Dzięki możliwości integracji i wymiany danych Systemu Rejestracji Czasu Pracy z każdym systemem klasy ERP i systemem dziedzinowym do obsługi procesów kadrowo-płacowych, specjaliści działu personalnego uzyskują wgląd do zbiorczych danych na temat ewidencji czasu pracy wszystkich osób zatrudnionych, a każdy pracownik do indywidualnych statystyk dotyczączych własnej frekwencji. Udostępnione informacje dotyczą m. in.:
- okresu przebywania na terenie obiektu,
- nieobecności planowanych (urlopy, delegacje),
- wyjść służbowych,
- nadgodzin,
- spóźnień,
- zwolnień chorobowych.
Sprawna realizacja procesów kadrowo-płacowych
Cechy
- Automatyczny zapis wejść i wyjść.
- Wymiana danych z systemami HR.
- Elektroniczne archiwum o frekwencji.
Zalety
- Eliminacja papierowych list obecności.
- Sprawne miesięczne rozliczanie godzin.
- Generowanie dowolnych zestawień z obecności.
Korzyści
- Rzetelna ewidencja czasu pracy.
- Ograniczenie czasu i kosztów obsługi procesów HR.
- Kompletne raporty z ewidencji czasu pracy.
Automatyzacja pomiaru i rozliczania czasu pracy
Na System Rejestracji Czasu Pracy składają się elektroniczne karty pracownicze, urządzenia rejestrujące i oprogramowanie zarządzające. Każdorazowe użycie przez pracownika karty zostaje zapisane przez urządzenie rejestrujące, z uwzględnieniem daty, godziny, numeru identyfikatora i rodzaju aktywności. Tak odnotowane zdarzenie związane z wejściem lub wyjściem z budynku, jak również z przemieszczaniem się między strefami, jest przekazywane do bazy danych oprogramowania zarządzającego. W ten sposób System Rejestracji Czasu Pracy gromadzi i przetwarza informacje na temat tego, kiedy i w jakim okresie każdy z pracowników przebywał na terenie obiektu. Następnie informacje te automatycznie przekazuje bezpośrednio do systemu dziedzinowego używanego przez specjalistów działów personalnych, dzięki czemu ewidencja i rozliczenie czasu pracy dokonywane jest znacznie szybciej. Częstotliwość transferu danych pomiędzy systemami można definiować indywidualnie, co do dnia i godziny.
Czas pracy w Systemie RCP rozliczany jest na podstawie zarejestrowanych aktywności pracowników i w odniesieniu do harmonogramów ustalanych przez dział personalny. Harmonogramy mogą być budowane w dowolnej ilości, dla określonych grup pracowników lub indywidualnie dla osoby zatrudnionej. Zawierają informacje na temat:
- planowej godziny rozpoczęcia pracy (wejścia),
- planowej godziny zakończenia pracy (wyjścia),
wyjść służbowych,- wcześniejszych wyjść,
- ewentualnych nadgodzin,
- nieobecności planowych (urlopy),
- delegacji.
System Rejestracji Czasu Pracy zapewnia szerokie możliwości konfiguracji w odniesieniu do struktury organizacji i przyjętego systemu pracy. Umożliwia:
- łączenie pracowników w działy, grupy i podgrupy zgodnie z procedurami obowiązującymi w organizacji (np. zmianowość czy długość okresu rozliczeniowego),
- obsługę różnych systemów i rozkładów czasu pracy (w tym również pracy zmianowej),
- definiowanie dowolnych okresów rozliczeniowych,
- elastyczne określanie godzin rozpoczęcia i zakończenia czasu pracy.
Zaletą rozwiązania jest wbudowany mechanizm analizy rejestrowanych aktywności, który informuje o ewentualnych błędach w ewidencji i wskazuje metodę ich korekty. Daje to pewność, że sporządzona ewidencja będzie poprawna, a raporty dotyczące czasu pracy szczegółowe i kompletne.
Dlaczego warto?
- Automatyczne rejestrowanie i rozliczanie czasu pracy zgodnie z obowiązującymi procedurami w organizacji i przepisami prawa.
- Sprawnie i prawidłowo wykonywana ewidencja czasu pracy za dany okres rozliczeniowy.
- Szczegółowe zestawienia na temat frekwencji pracowników w dowolnie wybranym przedziale czasowym.
- Dostęp do raportów na temat wszystkich zdarzeń zarejestrowanych w ewidencji czasu pracy.
- Dostęp do raportów odzwierciedlających jakość zarządzania personelem w poszczególnych jednostkach organizacyjnych.
Monitorowanie efektywności i bezpieczeństwa
System Rejestracji Czasu Pracy jest dostosowany do obowiązujących przepisów prawnych, a w przypadku wprowadzenia w nich zmian na bieżąco aktualizowany. Dodatkowo wbudowany mechanizm weryfikuje zgodność czasu pracy pracownika z normą obowiązującą w Kodeksie Pracy (długość zmiany, suma nadgodzin, liczba przepracowanych godzin w tygodniu, czas przysługującego odpoczynku, liczba dni wolnych, praca w dni wolne i święta). System może być łączony z Systemem Kontroli Dostępu w ramach jednej bazy danych. Integracja obu rozwiązań opartych na elektronicznej karcie pracownika jeszcze dokładniej odzwierciedla sytuację na terenie obiektu, a w rezultacie przekłada się na poprawę bezpieczeństwa całego personelu.