System Rejestracji Czasu Pracy

Jeśli chcesz lepiej zarządzać czasem pracy swoich pracowników, a jednocześnie usprawnić realizację zadań w dziale personalnym, zastąp tradycyjną listę obecności w formie papierowej Systemem Rejestracji Czasu Pracy. Eliminując konieczność ręcznego podpisywania list i późniejszego przepisywania danych do systemu kadrowo-płacowego, ograniczysz czas i koszty związane z obsługą pracowników. Dzięki automatyzacji pomiaru godzin pracy zapobiegniesz rozbieżnościom w ewidencji i uzyskasz pełen obraz jakości funkcjonowania Twojej organizacji.

Kompletna i rzetelna ewidencja obecności

Zastosowana w Systemie Rejestracji Czasu Pracy automatyczna metoda ewidencji to wygoda dla pracowników zobowiązanych do odnotowania swojej obecności i ułatwienie dla specjalistów działu personalnego odpowiedzialnych za sporządzanie miesięcznych rozliczeń i raportów z czasu pracy.
system_rejestracji_czasu_pracy_i_elektroniczna_karta_pracownicza.png

System Rejestracji Czasu Pracy to rozwiązanie, które sprawdzi się w każdej organizacji, nawet o mocno rozbudowanych strukturach. Z łatwością można go dostosować do potrzeb organizacji wielooddziałowych i działających w kilku odrębnych lokalizacjach. W zależności od wielkości obiektu i wyznaczonych w nim stref użytkowych nawet kilkadziesiąt urządzeń rejestrujących zainstalowanych w wielu kluczowych punktach zgromadzi dokładne informacje na temat czasu pracy wszystkich pracowników organizacji. Zapobiega to występowaniu pomyłek w tworzonej ewidencji, która w rezultacie zawsze jest przygotowana w sposób dokładny i rzetelny.

Dzięki możliwości integracji i wymiany danych Systemu Rejestracji Czasu Pracy z każdym systemem klasy ERP i systemem dziedzinowym do obsługi procesów kadrowo-płacowych, specjaliści działu personalnego uzyskują wgląd do zbiorczych danych na temat ewidencji czasu pracy wszystkich osób zatrudnionych, a każdy pracownik do indywidualnych statystyk dotyczączych własnej frekwencji. Udostępnione informacje dotyczą m. in.:

  • okresu przebywania na terenie obiektu,
  • nieobecności planowanych (urlopy, delegacje),
  • wyjść służbowych,
  • nadgodzin,
  • spóźnień,
  • zwolnień chorobowych.

Sprawna realizacja procesów kadrowo-płacowych

cog.svgCechy

  • Automatyczny zapis wejść i wyjść.
  • Wymiana danych z systemami HR.
  • Elektroniczne archiwum o frekwencji.

check.svgZalety

  • Eliminacja papierowych list obecności.
  • Sprawne miesięczne rozliczanie godzin.
  • Generowanie dowolnych zestawień z obecności.

chart.svgKorzyści

  • Rzetelna ewidencja czasu pracy.
  • Ograniczenie czasu i kosztów obsługi procesów HR.
  • Kompletne raporty z ewidencji czasu pracy.

Automatyzacja pomiaru i rozliczania czasu pracy

Na System Rejestracji Czasu Pracy składają się elektroniczne karty pracownicze, urządzenia rejestrujące i oprogramowanie zarządzające. Każdorazowe użycie przez pracownika karty zostaje zapisane przez urządzenie rejestrujące, z uwzględnieniem daty, godziny, numeru identyfikatora i rodzaju aktywności. Tak odnotowane zdarzenie związane z wejściem lub wyjściem z budynku, jak również z przemieszczaniem się między strefami, jest przekazywane do bazy danych oprogramowania zarządzającego. W ten sposób System Rejestracji Czasu Pracy gromadzi i przetwarza informacje na temat tego, kiedy i w jakim okresie każdy z pracowników przebywał na terenie obiektu. Następnie informacje te automatycznie przekazuje bezpośrednio do systemu dziedzinowego używanego przez specjalistów działów personalnych, dzięki czemu ewidencja i rozliczenie czasu pracy dokonywane jest znacznie szybciej. Częstotliwość transferu danych pomiędzy systemami można definiować indywidualnie, co do dnia i godziny.

system_rejestracji_czasu_pracy_zasada_dzialania.png

Czas pracy w Systemie RCP rozliczany jest na podstawie zarejestrowanych aktywności pracowników i w odniesieniu do harmonogramów ustalanych przez dział personalny. Harmonogramy mogą być budowane w dowolnej ilości, dla określonych grup pracowników lub indywidualnie dla osoby zatrudnionej. Zawierają informacje na temat:

  • planowej godziny rozpoczęcia pracy (wejścia),
  • planowej godziny zakończenia pracy (wyjścia),
  • system_rejestracji_czasu_pracy_-_korzysci.pngwyjść służbowych,
  • wcześniejszych wyjść,
  • ewentualnych nadgodzin,
  • nieobecności planowych (urlopy),
  • delegacji.

System Rejestracji Czasu Pracy zapewnia szerokie możliwości konfiguracji w odniesieniu do struktury organizacji i przyjętego systemu pracy. Umożliwia:

  • łączenie pracowników w działy, grupy i podgrupy zgodnie z procedurami obowiązującymi w organizacji (np. zmianowość czy długość okresu rozliczeniowego),
  • obsługę różnych systemów i rozkładów czasu pracy (w tym również pracy zmianowej),
  • definiowanie dowolnych okresów rozliczeniowych,
  • elastyczne określanie godzin rozpoczęcia i zakończenia czasu pracy.

Zaletą rozwiązania jest wbudowany mechanizm analizy rejestrowanych aktywności, który informuje o ewentualnych błędach w ewidencji i wskazuje metodę ich korekty. Daje to pewność, że sporządzona ewidencja będzie poprawna, a raporty dotyczące czasu pracy szczegółowe i kompletne.

Dlaczego warto?

  • Automatyczne rejestrowanie i rozliczanie czasu pracy zgodnie z obowiązującymi procedurami w organizacji i przepisami prawa.
  • Sprawnie i prawidłowo wykonywana ewidencja czasu pracy za dany okres rozliczeniowy.
  • Szczegółowe zestawienia na temat frekwencji pracowników w dowolnie wybranym przedziale czasowym.
  • Dostęp do raportów na temat wszystkich zdarzeń zarejestrowanych w ewidencji czasu pracy.
  • Dostęp do raportów odzwierciedlających jakość zarządzania personelem w poszczególnych jednostkach organizacyjnych.

Monitorowanie efektywności i bezpieczeństwa

System Rejestracji Czasu Pracy jest dostosowany do obowiązujących przepisów prawnych, a w przypadku wprowadzenia w nich zmian na bieżąco aktualizowany. Dodatkowo wbudowany mechanizm weryfikuje zgodność czasu pracy pracownika z normą obowiązującą w Kodeksie Pracy (długość zmiany, suma nadgodzin, liczba przepracowanych godzin w tygodniu, czas przysługującego odpoczynku, liczba dni wolnych, praca w dni wolne i święta). System  może być łączony z Systemem Kontroli Dostępu w ramach jednej bazy danych. Integracja obu rozwiązań opartych na elektronicznej karcie pracownika jeszcze dokładniej odzwierciedla sytuację na terenie obiektu, a w rezultacie przekłada się na poprawę bezpieczeństwa całego personelu.


Dowiedz się więcej