E-Portiernia
Nowoczesna e-Portiernia z Elektroniczną Księgę Kluczy (EKK) to moduł systemu OPTIpass. System funkcjonuje z wykorzystaniem technologii zbliżeniowej, dzięki czemu eliminuje wiele wad i niedogodności, które występują w przypadku tradycyjnej portierni z papierową rejestracją pobierania kluczy oraz sprzętów.
Elektroniczny rejestr wypożeczeń i zwrotów
Rozwiązanie umożliwia kontrolę nad bezpieczeństwem mienia budynku, pracowników oraz gości odwiedzających organizację. Pozwala na weryfikację obecności pracowników na podstawie wydanych kluczy, informację o zajętości poszczególnych pomieszczeń i sprzętu, a także automatyzację procesu rejestracji wydanych i zwróconych kluczy oraz sprzętów. Umożliwia również generowanie raportów z wszystkich zaewidencjonowanych zdarzeń.
|
|
|
|
 Informacja o statusie zajętości klucza lub sprzętu |
 Podgląd kluczy lub sprzętów niewypożyczonych |
 Podgląd kluczy lub sprzętów wypożyczonych |
Usprawnij zarządzanie potiernią i zasobami organizacji
Zobacz, jak dzięki wdrożeniu nowoczesnej e-Portierni Systemu Karty Pracowniczej OPTIpass możesz ułatwić czynności związane z wydawaniem i zwrotem kluczy, jak również zwiększyć kontrolę nad stanem zasobów organizacji. Usprawnij obsługę pracowników poprzez wdrożenie dedykowanego rozwiązania informatycznego do automatyzacji procesu obsługi portierni. Zastąp tradycyjny rejestr elektronicznym z wbudowanymi narzędzami raportowania.
Pełna kontrola nad bezpieczeństwem zasobów
Cechy
- Automatyzacja procesu wypożyczania.
- Rejestr operacji w oparciu o układ zbliżeniowy.
- Ewidencja rejestrowanych zdarzeń.
Zalety
- Sprawniejsza obsługa portierni.
- Monitoring zajętości zasobów.
- Archiwum historii zdarzeń.
Korzyści
- Oszczędność czasu pracowników.
- Lepsza kontrola nad mieniem.
- Tworzenie raportów i zestawień.
Sprawne zarządzanie kluczami i sprzętem
Intuicyjna obsługa nie wymaga od użytkownika zaawansowanej wiedzy informatycznej. Rejestracja i zwrot klucza odbywa się błyskawicznie. Zamiast odnotowywać jego pobranie i zwrot w papierowym rejestrze, pracownik organizacji przykłada swoją kartę pracowniczą do czytnika, a jego dane z oprogramowania wyświetlane są na monitorze. Status kluczy i sprzętów ewidencjonowany jest poprzez plastikowe breloki lub naklejki z układem zbliżeniowym.
Ewidencja kluczy
Klucze mogą być wydawane osobom, którym przyznano wcześniej w systemie uprawnienia do ich pobierania i określono prawa dostępu do poszczególnych budynków, hal, pomieszczeń, sal konferencyjnych itp. Każde wypożyczenie i zwrot może być opatrzone dodatkowo komentarzem. Z założenia klucze wydawane są osobom uprawnionym, jednak system obsługuje również sytuacje nietypowe, jak wydania kluczy gościom lub osobom nieposiadającym przy sobie karty pracowniczej, a nawet osobom bez odpowiednich uprawnień.
Ewidencja sprzętu
System może obsługiwać proces wypożyczania sprzętu np. narzędzi, sprzętu biurowego, różnego typu urządzeń itp., po wcześniejszym zarejestrowaniu poszczególnych urządzeń w systemie, naklejaniu etykiety zbliżeniowej, przyporządkowaniu do punktów wypożyczania i zdefiniowaniu uprawnień. Sprzęt można wydawać osobom uprawnionym na takich samych zasadach, jak ma to miejsce w przypadku kluczy w portierni.
Raporty i harmonogramy
Użytkownik systemu w portierni ma do dyspozycji szereg raportów, które pozwalają m.in. na sprawdzenie aktualnego stanu kluczy, wyświetlenie historii wypożyczeń czy odnalezienie danych osoby, która w danym momencie posiada wypożyczony klucz. System umożliwia tworzenie harmonogramów, które pozwalają na planowanie dostępu do poszczególnych sal oraz wypożyczeń sprzętu w określonych ramach czasowych. Harmonogram można przypisać do grupy osób lub jednej osoby, przydzielając lub zabierając określone uprawnienia.
Dlaczego warto?
- Definiowanie grup i pojedynczych osób, którym nadane zostaną uprawnienia dostępu do poszczególnych pomieszczeń, infrastruktury, sprzętu.
- Automatyczne generowanie raportów z wykonanych operacji wypożyczenia i zdania klucza lub sprzętu.
- Sprawowanie kontroli nad bezpieczeństwem zasobów pracowniczych oraz materialnych organizacji, dzięki możliwości nadawania uprawnień dostępu do pomieszczeń i sprzętu.
- Stały monitoring stanu zajętości danego pomieszczenia oraz sprzętu, ze względu na zapisywanie w systemie wszystkich operacji.
- Dostęp do aktualnej informacji dzięki możliwości automatycznego generowania raportów z wykonanych operacji wypożyczenia/zdania klucza oraz środka trwałego.
- Łatwe i szybkie odnajdywanie danych kontaktowych osoby, która wypożyczyła klucz lub sprzęt.
- System Portiernia może być zintegrowany z systemem depozytorów kluczy, które do obsługi nie wymagają osoby portiera.
Nowa jakość obsługi portierni
Elektroniczna Portiernia może być wdrożona niezależnie od pozostałych elementów składowych Systemu Karty Pracowniczej OPTIpass. Skalowalność rozwiązania sprawia, że jest w stanie spełnić potrzeby zarówno małych, jak i dużych organizacji.