pl / en

Wirtualny Urzędnik OPTiBOT

Usprawnij komunikację z obywatelami, wykorzystując potencjał nowoczesnych technologii. Zapewnij interesantom możliwość szybkiego kontaktu z jednostką administracji publicznej za pośrednictwem smartfonów i popularnych komunikatorów internetowych. Wirtualny Urzędnik na bieżąco obsłuży zgłoszenia, udzieli informacji i pomoże w dopełnieniu formalności, wspomagając pracowników placówki w realizacji zadań wynikających z potrzeb społeczności lokalnej.

Wielokanałowa komunikacja online z urzędem

Wirtualny Urzędnik obsłuży ponad 80% powtarzalnych zapytań zgłaszanych do urzędu. Reagując w kilka sekund, szybko pomoże interesantom poszukującym informacji, a pracownikom w ich obsłudze.
wirtualny_urzednik_optibot_opteam.png

Skomplikowane procedury, rozbudowane formalności, długie kolejki do punktów obsługi, wizyty w kilku pokojach, trudności z nawiązaniem połączenia telefonicznego i ogólnie utrudniony kontakt to najczęstsze wyobrażenie urzędów wśród obywateli. Tymczasem pracownicy urzędów jednocześnie zajmują się szeregiem zadań związanych z ustawową działalnością instytucji publicznych i bieżącą obsługą spraw zgłaszanych przez interesantów. A sprawy te zgłaszane są nie tylko osobiście, ale też telefonicznie, drogą mailową, za pośrednictwem formularza na stronie internetowej czy komunikatorów w mediach społecznościowych. Inicjowana przez obywateli komunikacja przybiera więc formę wielokanałową i mocno angażuje pracowników jednostki administracji publicznej, którzy nie są w stanie zapewnić interesantom oczekiwanej, natychmiastowej informacji zwrotnej czy dostępności do usług o dowolnej porze 24/7. Dlatego usprawnij obsługę petentów za pomocą Wirtualnego Urzędnika, który wpisuje się w obraz nowoczesnej e-administracji.

wirtualny_urzednik_optibot_komunikacja_online.png

Postaw na nowoczesny kanał komunikacji

Wirtualny Urzędnik natychmiast zareaguje na zgłoszenie interesanta, podejmując z nim dialog w ramach procesu obsługi. Odpowie na pytania, udzieli informacji i wyjaśnień. Skróci okres oczekiwania na odpowiedź i usprawni prowadzoną komunikację, poprawiając doświadczenia obywateli w kontaktach z jednostką administracji publicznej. Pracownikom urzędu pozwoli zaoszczędzić czas przeznaczany na telefoniczną czy mailową obsługę i poświecić więcej uwagi bardziej wymagającym sprawom i zadaniom.

cog.svgCechy

  • Szybka reakcja na zgłoszenia wielu obywateli w czasie rzeczywistym.
  • Obsługa większości najczęstszych pytań i spraw.
  • Dostęp do historii przeprowadzonych konwersacji.

check.svgZalety

  • Wiele konwersacji prowadzonych jednocześnie.
  • Wsparcie pracowników urzędu w rutynowych zadaniach.
  • Analiza zakresu zgłaszanych pytań, spraw i zagadnień, a także budowa „żywej” bazy wiedzy.

chart.svgKorzyści

  • Wizerunek urzędu dostępnego i pomocnego.
  • Oszczędność czasu i lepsza organizacja pracy.
  • Usprawnienie komunikacji i obsługi interesantów.

Wirtualny Urzędnik spełni rolę przewodnika po stronie internetowej, doradcy w zakresie e-usług i konsultanta udzielającego informacji. W każdym przypadku prawidłowo obsłuży zdecydowaną większość rutynowych pytań czy problemów, kierując rozmowę do pracownika urzędu tylko w przypadku złożonych i niestandardowych spraw.

Cyfrowy pracownik centrum obsługi mieszkańca

1.svgWsparcie w odszukiwaniu informacji i dokumentów na stronie internetowej.

2.svgPomoc w wypełnieniu wniosków, zaświadczeń, formularzy i deklaracji.

3.svgInformacja o przepisach i procedurach obowiązujących przy załatwianiu spraw.
4.svgPomoc w korzystaniu z usług elektronicznych dostępnych w urzędzie. 5.svgInformacja o zakresie działania jednostki administracji publicznej i jej wydziałów. 6.svgPomoc w dopełnianiu urzędowych formalności drogą internetową.

optibot_wirtualnt_urzednik_opteam.png

Większa dostępność jednostki administracji publicznej

Wirtualny Urzędnik w ciągu sekundy odpowiada na pytania obywateli i działa nieustannie. W tym samym czasie może komunikować się z wieloma interesantami w wielu różnych kanałach online – zintegrowany z witryną jednostki administracji publicznej czy poszczególnych jej wydziałów, wewnętrznymi oknami dialogowymi osadzonymi w rama wskazanych witryn internetowych, Messengerem Facebooka dostępnym na profilu urzędu, popularnymi komunikatorami. Kolejne kanały komunikacyjne mogą być tworzone w nieograniczonej ilości, a pytania z nich przesyłane zawsze będą szybko obsługiwane w tym samym czasie.

optibot_wirtualny_urzednik_zapytan_uzytkownikow.png

Szybka odpowiedź na pytania i wnioski interesantów

Wirtualny Urzędnik bardzo dobrze interpretuje intencje interesanta i precyzyjnie odpowiada na zadawane pytania, nawet w przypadku pojawienia się w nich błędów językowych. Rozumie zarówno język polski, jak i język angielski. Komunikuje w sposób naturalny i podejmuje decyzje samodzielnie, bez udziału pracownika jednostki administracji publicznej. Jeśli w trakcie konwersacji okaże się, że rozmówca ma problem z udzieleniem odpowiedzi, Wirtualny Urzędnik poprosi go o jej wskazanie spośród grupy gotowych haseł. Przez cały czas będzie prowadził rozmowę w sposób logiczny i w związku ze sprawą zgłoszoną przez interesanta.

Zależało nam, aby Wirtualny Urzędnik był realnym wsparciem zarówno dla pracowników jednostki administracji publicznej, jak i obywateli zgłaszających się do niej z pytaniami i sprawami. Dlatego nieustannie rozbudowuje on swoją bazę wiedzy, korzystając z informacji pozyskiwanych w trakcie konwersacji, jak również tych przekazywanych mu przez administratora. Dzięki temu w tym samym czasie jest w stanie szybko i prawidłowo obsłużyć wiele bardzo zróżnicowanych tematycznie zgłoszeń kierowanych przez obywateli do jednostki administracji publicznej.

wirtualny_urzednik_optibot_wirtualny_doradca.jpg

Dlaczego warto wdrożyć Wirtualnego Urzędnika?

  • Oszczędność czasu i kosztów w zakresie obsługi obywateli, dzięki automatyzacji procesów w obszarze komunikacji.
  • Wzrost liczby jednocześnie obsługiwanych interesantów ze względu na komunikację wielokanałową.
  • Zwiększenie efektywności pracy dzięki wyeliminowaniu rutynowych czynności pozwalających na lepszą organizację zadań.

Dowiedz się więcej

Prosimy o zapoznanie się z Informacjami o przetwarzaniu danych osobowych przez OPTeam S.A., które dostępne są TUTAJ.

Poczta elektroniczna - wyrażam zgodę na otrzymywanie od OPTeam S.A. z siedzibą w Tajęcinie treści marketingowych dotyczących produktów oraz usług oferowanych przez OPTeam, za pośrednictwem poczty elektronicznej.
Kontakt telefoniczny - wyrażam zgodę na otrzymywanie od OPTeam S.A. z siedzibą w Tajęcinie treści marketingowych dotyczących produktów oraz usług oferowanych przez OPTeam, za pośrednictwem telefonu.
* - pola wymagane
Rozwiązania IT