pl / en

Archiwum Dokumentacji Technicznej

Prawidłowo przeprowadzony proces archiwizacji oraz wdrożenie dedykowanej aplikacji informatycznej pozwalają na bezpieczne przechowanie dokumentów przez wiele lat w odpowiedniej „kondycji", skracają czas wyszukiwania oryginałów oraz informacji w nich zawartych dla szerokiego grona interesariuszy.

Zarządzanie dokumentacją przedsiębiorstwa

Informacje zawarte w dokumentacji technicznej są jednym z najistotniejszych zasobów przedsiębiorstw z sektora utilities. Dlatego prawidłowa archiwizacja i zarządzanie dokumentacją techniczną to bardzo ważny element działalności firmy. Obsługa tych procesów bez użycia specjalizowanych narzędzi informatycznych jest czasochłonna i uciążliwa.
archiwum_dokumentacji_technicznej.jpg

Dzięki specjalizowanej aplikacji OPTiRCM Archiwum archiwizacja i kompleksowe zarządzanie dokumentacją techniczną nie będzie już wyzwaniem. Nasze kompetencje w obszarze archiwizacji dokumentacji technicznej Operatorów Systemów Dystrybucyjnych (OSD) to:

  • przeprowadzanie analiz dokumentacji i opracowywanie niezbędnych dokumentów regulujących funkcjonowanie archiwum dokumentacji OSD: Instrukcja Archiwalna, Rzeczowy Wykaz Akt,
  • wykonywanie operatów szacunkowych zgromadzonej dokumentacji,
  • wdrażanie dedykowanej aplikacji do obsługi archiwum OSD uwzględniającej układ eksploatacyjny sieci elektroenergetycznej,
  • archiwizacja i digitalizacja dokumentów realizowana przez doświadczony zespół pracowników.

Autorska aplikacja OPTiRCM Archiwum umożliwia sprawne zarządzanie dokumentacją majątku sieciowego OSD, zgodnie z obowiązującymi przepisami o zasobach archiwalnych i archiwach.

Archiwizacja i zarządzanie dokumentacją

cog.svgCechy:

  • Zarządzanie cyklem życia dokumentów.
  • Pojemność i skalowalność systemu.
  • Możliwość customizacji interfejsu.
  • Prosty i intuicyjny interfejs.

check.svgZalety:

  • Jednolita struktura archiwum.
  • Podział dokumentów na kategorie.
  • Centralizacja zarządzania dokumentacją.

chart.svgKorzyści:

  • Ustandaryzowanie procedur.
  • Kontrola nad dostępem do informacji zawartej w dokumentach.
  • Ograniczenie kosztów powielania i wyszukiwania.

OPTiRCM Archiwum

Dzięki wykorzystaniu technologii web OPTiRCM Archiwum zapewnia zdalny i szybki dostęp do zdeponowanych w nim dokumentów oraz jednolitą strukturę archiwum. Oprogramowanie umożliwia przejrzysty podział dokumentów na zdefiniowane w systemie kategorie – dokumentacja prawna, powykonawcza i eksploatacyjna obiektów. Zarchiwizowane dokumenty są prezentowane według typu obiektu: WN, GPZ, linii SN, stacji SN/nn, linii nn, przyłączy oraz według aktualnego schematu eksploatacyjnego sieci.

Podstawowe funkcjonalności aplikacji to:

  • aplikacja dedykowana dla Operatorów Systemów Dystrybucyjnych umożlwiająca zarządzanie dokumentacją techniczną majątku sieciowego zgodnie z obowiązującymi przepisami o zasobach archiwalnych i archiwach,
  • zdalny i szybki dostępu do zdeponowanych dokumentów,
  • jednolita struktura archiwum z przejrzystym podziałem na dokumentację prawną, powykonawczą i eksploatacyjną obiektów,
  • prezentacja danych wg typu obiektu: WN, GPZ, linii SN, stacji SN/nn, linii nn, przyłączy oraz wg aktualnego schematu eksploatacyjnego sieci,
  • pojemność, skalowalność umożliwiające rozbudowę bazy wiedzy o infrastrukturze sieciowej,
  • zarządzania cyklem życia dokumentu (od przekazania do brakowania),
  • tworzenie spisów zdawczo-odbiorczych,
  • wypożyczania dokumentów,
  • przechowywanie dokumentów,
  • możliwość integracji z systemem klasy GIS.

Archiwizacja i digitalizacja dokumentów przeprowadzana jest zgodnie z ogólnie przyjętymi standardami i uwzględnia wytyczne zawarte w instrukcji archiwalnej. W ramach procesu dokumenty pozbawiane są elementów metalowych. W kolejnym etapie następuje sortowane, przepakowywanie w specjalne teczki oraz pudła archiwizacyjne, a następnie etykietowanie i indeksacja.

Proces obejmuje:

  • digitalizację wybranej dokumentacji – w obrębie każdego typu dokumentacji wyszczególnionych zostaje kilkanaście rodzajów dokumentów,
  • ujęcie i odtworzenie zmian historycznych nazw obiektów, ustalenie zależności strukturalnych i powiązanie do dokumentacji archiwalnej,
  • powiązanie różnych dokumentów z adresem infrastruktury sieciowej z systemem paszportyzacji.

Przykładowo, dla 81 metrów bieżących dokumentacji technicznej:

  • indeksujemy 178 876 dokumentów,
  • wykonujemy 340 269 skanów,
  • wielkość powierzchni dyskowej wynosi 250 GB,
  • takie działania zajmują 4536 godzin roboczych.

Metr bieżący to taka ilość akt, jaka mieści się na jednym metrze bieżącym półki, przy ułożeniu dokumentacji ściśle przy sobie zgodnie z systemem bibliotecznym.

Dlaczego warto?

  • Centralizacja przechowywania i zarządzania dokumentacją.
  • Standaryzacja procedur przechowywania i zarządzania dokumentami.
  • Zdalny i szybki dostęp do przechowywanej dokumentacji.
  • Skrócenie czasu dotarcia do informacji zawartej w dokumentach dla szerokiego grona interesariuszy.
  • Redukcja kosztów związanych z wielokrotnym powielaniem zarchiwizowanego dokumentu.
  • Systematyzuje dokumentację formalno-prawną wykorzystywaną podczas licznych postępowań sądowych i administracyjnych związanych np. z służebnością przesyłu.
  • Skraca czas potrzebny do rozstrzygania wątpliwości związanych m.in. z lokalizacją obiektów na etapie wektoryzacji w ramach budowy modelu sieci.
  • W stosunkowo krótkim czasie budujemy element składowy bazy wiedzy o infrastrukturze sieciowej.

Uzupełnienie procesu paszportyzacji

Archiwizacja i digitalizacja dokumentacji technicznej OSD to nie paszportyzacja, ale jej uzupełnienie. Wymaga wiedzy branżowej z zakresu elektroenergetyki i nie jest tożsama z usługami archiwizacji dokumentów biurowych. W rezultacie skraca czas budowy bazy wiedzy o urządzeniach.

Dowiedz się więcej

Prosimy o zapoznanie się z Informacjami o przetwarzaniu danych osobowych przez OPTeam S.A., które dostępne są TUTAJ.

Poczta elektroniczna - wyrażam zgodę na otrzymywanie od OPTeam S.A. z siedzibą w Tajęcinie treści marketingowych dotyczących produktów oraz usług oferowanych przez OPTeam, za pośrednictwem poczty elektronicznej.
Kontakt telefoniczny - wyrażam zgodę na otrzymywanie od OPTeam S.A. z siedzibą w Tajęcinie treści marketingowych dotyczących produktów oraz usług oferowanych przez OPTeam, za pośrednictwem telefonu.
* - pola wymagane
Rozwiązania IT