Archiwum Dokumentacji Technicznej
Prawidłowo przeprowadzony proces archiwizacji oraz wdrożenie dedykowanej aplikacji informatycznej pozwalają na bezpieczne przechowanie dokumentów przez wiele lat w odpowiedniej „kondycji", skracają czas wyszukiwania oryginałów oraz informacji w nich zawartych dla szerokiego grona interesariuszy.
Zarządzanie dokumentacją przedsiębiorstwa
Informacje zawarte w dokumentacji technicznej są jednym z najistotniejszych zasobów przedsiębiorstw z sektora utilities. Dlatego prawidłowa archiwizacja i zarządzanie dokumentacją techniczną to bardzo ważny element działalności firmy. Obsługa tych procesów bez użycia specjalizowanych narzędzi informatycznych jest czasochłonna i uciążliwa.
Dzięki specjalizowanej aplikacji OPTiRCM Archiwum archiwizacja i kompleksowe zarządzanie dokumentacją techniczną nie będzie już wyzwaniem. Nasze kompetencje w obszarze archiwizacji dokumentacji technicznej Operatorów Systemów Dystrybucyjnych (OSD) to:
- przeprowadzanie analiz dokumentacji i opracowywanie niezbędnych dokumentów regulujących funkcjonowanie archiwum dokumentacji OSD: Instrukcja Archiwalna, Rzeczowy Wykaz Akt,
- wykonywanie operatów szacunkowych zgromadzonej dokumentacji,
- wdrażanie dedykowanej aplikacji do obsługi archiwum OSD uwzględniającej układ eksploatacyjny sieci elektroenergetycznej,
- archiwizacja i digitalizacja dokumentów realizowana przez doświadczony zespół pracowników.
Autorska aplikacja OPTiRCM Archiwum umożliwia sprawne zarządzanie dokumentacją majątku sieciowego OSD, zgodnie z obowiązującymi przepisami o zasobach archiwalnych i archiwach.
Archiwizacja i zarządzanie dokumentacją
Cechy:
- Zarządzanie cyklem życia dokumentów.
- Pojemność i skalowalność systemu.
- Możliwość customizacji interfejsu.
- Prosty i intuicyjny interfejs.
Zalety:
- Jednolita struktura archiwum.
- Podział dokumentów na kategorie.
- Centralizacja zarządzania dokumentacją.
Korzyści:
- Ustandaryzowanie procedur.
- Kontrola nad dostępem do informacji zawartej w dokumentach.
- Ograniczenie kosztów powielania i wyszukiwania.
OPTiRCM Archiwum
Dzięki wykorzystaniu technologii web OPTiRCM Archiwum zapewnia zdalny i szybki dostęp do zdeponowanych w nim dokumentów oraz jednolitą strukturę archiwum. Oprogramowanie umożliwia przejrzysty podział dokumentów na zdefiniowane w systemie kategorie – dokumentacja prawna, powykonawcza i eksploatacyjna obiektów. Zarchiwizowane dokumenty są prezentowane według typu obiektu: WN, GPZ, linii SN, stacji SN/nn, linii nn, przyłączy oraz według aktualnego schematu eksploatacyjnego sieci.
Podstawowe funkcjonalności aplikacji to:
- aplikacja dedykowana dla Operatorów Systemów Dystrybucyjnych umożlwiająca zarządzanie dokumentacją techniczną majątku sieciowego zgodnie z obowiązującymi przepisami o zasobach archiwalnych i archiwach,
- zdalny i szybki dostępu do zdeponowanych dokumentów,
- jednolita struktura archiwum z przejrzystym podziałem na dokumentację prawną, powykonawczą i eksploatacyjną obiektów,
- prezentacja danych wg typu obiektu: WN, GPZ, linii SN, stacji SN/nn, linii nn, przyłączy oraz wg aktualnego schematu eksploatacyjnego sieci,
- pojemność, skalowalność umożliwiające rozbudowę bazy wiedzy o infrastrukturze sieciowej,
- zarządzania cyklem życia dokumentu (od przekazania do brakowania),
- tworzenie spisów zdawczo-odbiorczych,
- wypożyczania dokumentów,
- przechowywanie dokumentów,
- możliwość integracji z systemem klasy GIS.
Archiwizacja i digitalizacja dokumentów przeprowadzana jest zgodnie z ogólnie przyjętymi standardami i uwzględnia wytyczne zawarte w instrukcji archiwalnej. W ramach procesu dokumenty pozbawiane są elementów metalowych. W kolejnym etapie następuje sortowane, przepakowywanie w specjalne teczki oraz pudła archiwizacyjne, a następnie etykietowanie i indeksacja.
Proces obejmuje:
- digitalizację wybranej dokumentacji – w obrębie każdego typu dokumentacji wyszczególnionych zostaje kilkanaście rodzajów dokumentów,
- ujęcie i odtworzenie zmian historycznych nazw obiektów, ustalenie zależności strukturalnych i powiązanie do dokumentacji archiwalnej,
- powiązanie różnych dokumentów z adresem infrastruktury sieciowej z systemem paszportyzacji.
Przykładowo, dla 81 metrów bieżących dokumentacji technicznej:
- indeksujemy 178 876 dokumentów,
- wykonujemy 340 269 skanów,
- wielkość powierzchni dyskowej wynosi 250 GB,
- takie działania zajmują 4536 godzin roboczych.
Metr bieżący to taka ilość akt, jaka mieści się na jednym metrze bieżącym półki, przy ułożeniu dokumentacji ściśle przy sobie zgodnie z systemem bibliotecznym.
Dlaczego warto?
- Centralizacja przechowywania i zarządzania dokumentacją.
- Standaryzacja procedur przechowywania i zarządzania dokumentami.
- Zdalny i szybki dostęp do przechowywanej dokumentacji.
- Skrócenie czasu dotarcia do informacji zawartej w dokumentach dla szerokiego grona interesariuszy.
- Redukcja kosztów związanych z wielokrotnym powielaniem zarchiwizowanego dokumentu.
- Systematyzuje dokumentację formalno-prawną wykorzystywaną podczas licznych postępowań sądowych i administracyjnych związanych np. z służebnością przesyłu.
- Skraca czas potrzebny do rozstrzygania wątpliwości związanych m.in. z lokalizacją obiektów na etapie wektoryzacji w ramach budowy modelu sieci.
- W stosunkowo krótkim czasie budujemy element składowy bazy wiedzy o infrastrukturze sieciowej.
Uzupełnienie procesu paszportyzacji
Archiwizacja i digitalizacja dokumentacji technicznej OSD to nie paszportyzacja, ale jej uzupełnienie. Wymaga wiedzy branżowej z zakresu elektroenergetyki i nie jest tożsama z usługami archiwizacji dokumentów biurowych. W rezultacie skraca czas budowy bazy wiedzy o urządzeniach.
Dowiedz się więcej