E-Teczka Studenta. Digitalizacja dokumentacji elementem cyfrowej dostępności uczelni

Data publikacji:
Cyfryzacja w sektorze szkolnictwa wyższego postępuje bardzo szybko. Odzwierciedleniem tego jest automatyzacja kolejnych procesów w obszarze administracji i digitalizacja dokumentacji, w tym studenckiej z zakresu obsługi toku studiów. Jak w praktyce wygląda elektroniczne zarządzanie dokumentacją? Czy jest to alternatywa, czy może już konieczność w kontekście uczelni cyfrowo dostępnej?

Na mocy ustawy z dnia 20 lipca 2018 r. – Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce (Dz.U. z 2023 r., poz. 742 ze zm.) wprowadzono tzw. E-Teczkę Studenta, umożliwiając tym samym zarządzanie dokumentacją przebiegu studiów w postaci elektronicznej. Zasady dotyczące prowadzenia tej dokumentacji określono rozporządzeniem Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego z dnia 27 września 2018 r. w sprawie studiów (Dz.U. z 2021 r., poz. 661 ze zm.), a doprecyzowano przepisami wprowadzanymi w kolejnych latach. Kwestię odręcznego poświadczania rozwiązano, zezwalając na uwierzytelnienia w systemie teleinformatycznym uczelni, stosowanie kwalifikowanych pieczęci uczelni i podpisów elektronicznych.

Stopień digitalizacji dokumentacji studenckiej

Obecnie większość dokumentacji w uczelni może być digitalizowana, a nawet powinna w zakresie, w jakim wskazują na to wprowadzone przepisy prawa. Zainicjowana nimi transformacja otworzyła drogę cyfryzacji w obszarze obsługi toków studiów i elektronicznego obiegu dokumentów studenckich. I choć ich digitalizacja wciąż jest dobrowolna w świetle istniejącego prawa, zmieniające się przepisy oscylujące wokół zwiększania dostępności cyfrowej uczelni zawierają coraz więcej przesłanek, że jej obowiązek może okazać się już tylko kwestią czasu. Wynika to przede wszystkim z dążenia do usprawniania procesów administracyjnych, zapewnienia szybszego dostępu do informacji o przebiegu kształcenia, ułatwienia komunikacji uczelni ze studentami, ale i między jej wydziałami oraz jednostkami.

Jak dotąd niewiele uczelni zdecydowało się wdrożyć narzędzia do obsługi dokumentacji studenta w formie elektronicznej i w zakresie wskazanym przez regulacje przejść z dokumentacji papierowej na zdigitalizowaną. Cześć uczelni postawiła na metodę hybrydową, łącząc tradycyjne zarządzanie dokumentacją z cyfrowym. Są też szkoły wyższe, które w całości dokumentację prowadzą wyłącznie w formie papierowej. Wynika to m. in. z braku obligatoryjności i niejednoznacznie brzmiących przepisów wymagających interpretacji. Kolejną wskazywaną kwestią są wyzwania techniczne w zakresie integracji z użytkowanymi systemami informatycznymi i obawy o brak kompatybilności. Równie ważne okazuje się dopasowanie nowego rozwiązania do obecnych i wciąż zmieniających się przepisów prawa, które mogą sprawić, że wdrożone narzędzie wcześniej czy później będzie wymagało zmian.

Aplikacja low-code nAxiom odpowiedzią na cyfrowe dylematy

Większość dylematów związanych z decyzją o digitalizacji dokumentacji toku studiów rozwiązuje zbudowana na platformie nAxiom aplikacja E-Teczka Studenta. Nie jest to kolejne oprogramowanie o uniwersalnym zastosowaniu, ale dziedzinowa aplikacja przeznaczona wyłącznie dla uczelni. Wynika to z tego, że powstała jako efekt współpracy dwóch środowisk – informatyków oraz pracowników administracyjnych, gdzie ci pierwsi wykorzystali technologię low-code do budowy narzędzia zgodnie z wytycznymi pochodzącymi z dziekanatów. Tym samym pracownicy dziekanatów nie są wyłącznie użytkownikami aplikacji, ale niejako jej twórcami, którzy na bazie wiedzy i doświadczenia wskazali jej kluczowe funkcjonalności. W rezultacie powstało rozwiązanie wpisujące się w specyfikę pracy dziekanatów i zgodne z wytycznymi ustawowymi dotyczącymi cyfryzacji dokumentacji toku studiów.

Zapewnij nowoczesną obsługę toku studiów z zachowaniem ciągłości i bezpieczeństwa dokumentacji z elektronicznym archiwum dokumentacji studenta. Dowiedz się więcej o systemie E-Teczka Studenta

Aplikacja spełnia regulowane przepisami prawa formalne wymagania w zakresie prowadzenia akt osobowych studenta. Dzięki temu, że została zbudowana przy użyciu technologii low-code, daje możliwość łatwej modyfikacji, jeśli tylko uczelnia uzna to za konieczne – ze względu na chęć dostosowania do własnych procedur czy ewentualną zmianę przepisów w przyszłości. Modyfikacje są szybkie do wprowadzenia, nie powodują przerwy w działaniu aplikacji i obsłudze procesów, a tym samym nie są kosztowne. Aplikacja może być łączona z innymi systemami użytkowanymi na uczelni, ponieważ powstała na platformie nAxiom, która wręcz pomaga likwidować ograniczenia funkcjonalne systemów dziedzinowych. Dodatkowo zastosowane w niej mechanizmy zapewniają wygodę użytkowania i bezpieczeństwo przechowywanych danych, potwierdzone wieloma testami i certyfikatami.

Zaletą E-Teczki Studenta jest innowacyjność zastosowanych w niej technologii. Dodawanie, pobieranie, tworzenie i modyfikowanie dokumentów odbywa się z wykorzystaniem mechanizmów uwierzytelniających i podpisów elektronicznych. Wykorzystanie modułu podpisu elektronicznego OPTiSIGN integrującego się z podpisami używanymi na uczelni, umożliwia stosowanie podpisów seryjnych dla dokumentów. Wszelkie zmiany w zbiorach danych mogą być dokonywane wyłącznie przez osoby upoważnione, a każda wykonana czynność jest automatycznie rejestrowana.

Kluczowe korzyści digitalizacji dokumentacji

Uczelnie, które zdecydowały się na wdrożenie E-Teczki Studenta uzyskały szereg korzyści w wymiarze operacyjnym i finansowym. Podkreślają efektywność procedur administracyjnych, jakość obsługi toku studiów, wygodę dostępu do informacji i bezpieczeństwo przetwarzanych danych jako aspekty istotne w kontekście uczelni nowoczesnej i cyfrowo dostępnej. Wskazują na cenną oszczędność czasu dzięki szybkiemu dostępowi do dokumentacji studenckiej scentralizowanej w jednym repozytorium elektronicznym zintegrowanym z systemami dziedzinowym istniejącymi w ramach infrastruktury IT. Wyszukiwanie dokumentów stało się łatwiejsze i może być dokonywane zdalnie, co przyspiesza wykonywanie prac administracyjnych.

Dowiedz się, jak usprawniliśmy zarządzanie dokumentacją w uczelni poprzez wdrożenie dedykowanej aplikacji umożliwiającej digitalizację dokumentów.

Pobierz case study

case_study_wdrozenie_e-teczki_studenta.png

Przechowywanie i zarządzanie zdigitalizowaną dokumentacją wyeliminowało konieczność korzystania z tradycyjnych dokumentów, a tym samym teczek i segregatorów, co pozwoliło ograniczyć koszty związane z ich tradycyjną archiwizacją. Wyeliminowało ryzyko pomyłek i duplikowania formalności podejmowanych w procesie obsługi toku studiów. Zwiększyło też bezpieczeństwo danych poprzez tworzenie kopii zapasowych cyfrowo gromadzonych informacji.

Podsumowanie

Decyzja o wdrożeniu aplikacji E-Teczka Studenta to kwestia usprawnienia procesów administracyjnych w zakresie obsługi toku studiów i zwiększenia dostępności cyfrowej. Mimo że wciąż pozostają dokumenty, które muszą być dostępne w wersji papierowej, digitalizacja pozostałych prowadzi do udogodnień, z których skorzystają wszyscy pracownicy uczelni. Podobnie zresztą studenci chętnie patrzący w stronę kolejnych technologicznych rozwiązań wprowadzanych w szkołach wyższych. Wszystko to sprawia, że wprowadzenie obowiązku przechowywania cyfrowej wersji dokumentów toku studiów może stać się i tak naprawdę już staje się rzeczywistością.

Powiązane wpisy


Skontaktuj się z naszym specjalistą