pl / en

Dystrybucja dokumentów w firmie – jak wyeliminować opóźnienia?

Data publikacji:
Kategoria: Aplikacje dedykowane Rozwiązania dla firm
Firmy już dawno zrezygnowały z tradycyjnych metod dystrybucji informacji na papierze, wybierając formę elektroniczną. Ograniczenie konieczności drukowania i przekazywania dokumentów między pracownikami w formie fizycznej przyczyniło się do redukcji zużycia papieru. Ułatwiło dostęp do informacji bieżących, jak i archiwalnych, a co ważne skróciło czas przetwarzania danych. Czy sam elektroniczny obieg dokumentów jest wystarczający? Jakie funkcjonalności uwzględnić, aby uzyskać kompletne narzędzie?

Łatwe modyfikowanie oraz monitorowanie statusu są priorytetami stawianymi przed systemami elektronicznego obiegu dokumentów. Przedsiębiorstwa bazujące na tradycyjnym modelu (np. Excel i dokumenty papierowe) muszą liczyć się z brakiem pełnej kontroli nad dokumentami, a co za tym idzie nad całym łańcuchem decyzyjnym. Dotarcie do konkretnego dokumentu wymaga informacji o tym, jaki jest jego aktualny status. Źle zorganizowany obieg skutecznie uniemożliwia załatwienie terminowych spraw, co generuje nieprzewidziane koszty i opóźnienia.

Workflow w przedsiębiorstwie – dlaczego jest tak ważny?

Workflow to sposób przepływu informacji pomiędzy różnymi obiektami biorącymi udział w danym procesie. W wąskim znaczeniu dotyczy przepływu dokumentów i danych między pracownikami danej organizacji wykonującymi pewien zespół czynności. Pojęcie oznacza także automatyzację procesów biznesowych, podczas której zadania, informacje czy dokumenty są przekazywane automatycznie zgodnie z określonym scenariuszem. Zastosowanie odpowiedniego oprogramowania pozwala przyspieszyć m.in. rozdzielania zadań między pracownikami ze względu na posiadane kwalifikacje lub uzyskane prawa dostępu. Oprogramowanie dla firm typu workflow takie jak EOD (Elektroniczny obieg dokumentów) daje możliwość szybkiego rozwiązywania problemów związanych z opóźnieniami spowodowanymi przestojami między poszczególnymi jednostkami. Możliwość bieżącego kontrolowania statusu i wprowadzanych zmian pozwala na szybkie reagowanie oraz skuteczne egzekwowanie realizacji zadań. Odpowiednio przystosowane programy typu workflow są doskonałymi narzędziami do sterowania zaawansowanymi procesami, zdecydowanie redukującymi opóźnienia w ich przebiegu.

Potrzebujesz indywiudalnie dopasowanego elektronicznego obiegu dokumentów? Zaprojektujemy i wdrożymy system dopasowany do obowiazujących procedur i zachodzących procesów w Twojej organizacji. Dowiedz się więcej o systemie elektronicznego obiegu dokumentów

Jak korzystanie z EOD pozwala wyeliminować opóźnienia?

Porównując model tradycyjny i nowoczesny, można zauważyć, w jaki sposób z łatwością pozbyć się kłopotów z niedotrzymywaniem terminów. W przypadku klasycznego rozwiązania opóźnienie pojawia się nawet przy codziennych czynnościach związanych np. z księgowaniem przyjętych faktur, wyszukiwaniem dokumentów czy udostępnianiem pism w formie papierowej. Dzięki zastosowaniu EOD można skutecznie zredukować opóźnienia, korzystając z funkcjonalności pozwalających na narzucanie terminów akceptacji czy możliwości wysyłania powiadomień z przypomnieniem, a co najważniejsze zredukować ilość papierowej dokumentacji zgodnie z polityką Paperless. Dodatkową zaletą narzędzia jest możliwość wykonywania obowiązków z każdego zakątka świata, co jest szczególnie ważne w przypadku pracy hybrydowej i ma pozytywny wpływ na redukowanie opóźnień. Niezaprzeczalną korzyścią jest szansa na zminimalizowanie występowania pomyłek ludzkich oraz przypadków losowych, które w wielu przypadkach wydłużają cały proces decyzyjności. Warto także wspomnieć, że EOD pozwala załatwić więcej spraw w krótkim czasie, co w przypadku tradycyjnej formy jest utrudnione.

Czy sam EOD wystarczy?

Warunkiem utrzymania konkurencyjności jest możliwość szybkiej reakcji na zmiany w otoczeniu biznesowym. Dlatego system, który zostanie wdrożony, musi mieć realną możliwość rozwoju. Należy wziąć pod uwagę czy posiadany już system elektronicznego obiegu dokumentów będzie wystarczający, czy może warto wdrożyć narzędzia, które można płynnie modyfikować w zależności od zmieniających się potrzeb. W dzisiejszych czasach standardem systemu, na którym buduje się przewagę konkurencyjną poprzez wprowadzanie na niej innowacyjnych procesów jest platforma typu low-code. Jest to system, który umożliwia tworzenie procesów cyfrowych w bardzo krótkim czasie. Przykładem takiego systemu w warunkach polskich jest nAxiom.

Zbuduj elektroniczny obieg dokumentów w oparciu o narzędzie elastyczne i skalowalne, które spełni aktualne i przyszłe wymagania Twojej organizacji. Skorzystaj z nowoczesnej technologii low-code, która pozwoli TWojej firmie szybko dostosowywać się do zmieniajacych się warunków. Poznaj możliwości niskokodowej platformy nAxiom

Dlaczego warto wybrać nAxiom?

Platforma low-code nAxiom ma funkcjonalność EOD i daje możliwość praktycznie samodzielnego budowania procesów cyfrowych. Oprócz tego można tworzyć nowe procesy niebędące obiegiem dokumentów takie jak aplikacje na urządzenia mobilne związane m.in. z logistyką, produkcją, przetwarzaniem danych w bazach itp. Zaletą tej platformy jest to, że wszystkie te procesy mają jedno środowisko informatyczne, co znakomicie redukuje koszty utrzymania. Narzędzie ma wspólny interfejs, dzięki czemu wszystkie procesy buduje się praktycznie intuicyjnie bez konieczności angażowania programistów.

Podsumowanie

Korzystanie z platformy low-code nAxiom z wbudowanym silnikiem workflow pozwala na dowolne graficzne zaprojektowanie całego procesu przepływu zadań. Niewątpliwie, wszyscy użytkownicy platformy low-codowej mają szansę na przyspieszenie swoich codziennych działań, co przełoży się na efektywność pracy. Wykorzystywanie platformy nisko kodowej to opłacalne rozwiązanie dla firm, które chcą nadążać za branżą i wyprzedzać konkurencję.

Powiązane wpisy

Powrót
Skontaktuj się z naszym specjalistą

Prosimy o zapoznanie się z Informacjami o przetwarzaniu danych osobowych przez OPTeam S.A., które dostępne są TUTAJ.

Poczta elektroniczna - wyrażam zgodę na otrzymywanie od OPTeam S.A. z siedzibą w Tajęcinie treści marketingowych dotyczących produktów oraz usług oferowanych przez OPTeam, za pośrednictwem poczty elektronicznej.
Kontakt telefoniczny - wyrażam zgodę na otrzymywanie od OPTeam S.A. z siedzibą w Tajęcinie treści marketingowych dotyczących produktów oraz usług oferowanych przez OPTeam, za pośrednictwem telefonu.
* - pola wymagane
Firma