Jak wygląda obieg dokumentów w firmie i jak go usprawnić?
Obecnie elektroniczny obieg dokumentów jest powszechnie stosowany w większości firm. Szczególnie ostatnie lata zweryfikowały, jak ważny jest dostęp do w pełni elektronicznej biblioteki z udostępnianymi plikami. Przejście na tryb pracy zdalnej spowodowało, że pracownicy zajmujący się danymi obszarami musieli posiadać wgląd do umów, raportów, pism, wniosków i procesów HR, dokumentów kosztowych czy faktur. Dzięki możliwościom, jakie dawał elektroniczny obieg dokumentów firmy mogły działać płynnie i bez zakłóceń, co przyczyniło się do tego, że rozwiązanie zyskało status „must have” w większości przedsiębiorstw działających na rynku.
Jak wygląda tradycyjna forma obiegu dokumentów w firmie?
Zarządzanie dokumentami to jeden z podstawowych obowiązków wszystkich współczesnych firm. Oczywiście sam ten proces może być wykonywany w dwojaki sposób, w zależności od tego czy przedsiębiorstwo decyduje się na korzystanie z tradycyjnej formy obiegu, czy też na podstawie nowocześniejszego odpowiednika w postaci zdigitalizowanej dokumentacji. Tradycyjny obieg dokumentów to rozwiązanie, na którym wciąż bazują mniejsze firmy, które nie posiadają wielu oddziałów czy kilkuset pracowników. Model zarządzania dokumentami w formie analogowej zmusza jednak do przechowywania, udostępniania, a także procesowania wyłącznie w postaci papierowej. Niestety, takie rozwiązanie wiąże się z utrudnieniami, które wynikają m.in. z konieczności przekazywania dokumentów w formie fizycznej. Co więcej, praca z dokumentacją papierową wcale nie jest ani łatwa, ani przyjemna. Osoby mające do dyspozycji wyłącznie taką formę tracą sporo czasu na odnajdywanie pism, przekazywanie ich właściwym osobom lub działom czy też wysyłanie tradycyjną pocztą, co często zabiera nawet kilka dni w procesie. Dodatkowymi utrudnieniami są częste zaginięcia, zniszczenia lub pominięcia, co zazwyczaj negatywnie odbija się na prawidłowym działaniu całej firmy i niejednokrotnie może to narazić na straty finansowe czy wizerunkowe szczególnie w oczach klientów. Warto do tego wziąć pod uwagę kwestię niczym nieograniczonego dostępu do danych wrażliwych spoczywających na biurkach, z których każdy może zabrać ważny dokument z poufnymi informacjami.
Jakie rozwiązania stosuje się w zarządzaniu dokumentacją?
Dostępne na rynku systemy do zarządzania dokumentacją przedsiębiorstw to kompleksowe i mocno rozbudowane narzędzia, które dzięki swojej funkcjonalności mogą usprawnić realizację większości zadań związanych z procesowaniem dokumentacji w formie cyfrowej. Analizując dostępne rozwiązania, szczególnie warto zwrócić uwagę na platformy low-code, które cieszą się dużym zainteresowaniem. Tego typu rozwiązania bazują na innowacyjnych mechanizmach oraz nowoczesnej technologii pozwalającej osiągnąć szereg korzyści zarówno dla pracowników, jak i samego biznesu. Wysokiej klasy platformy niskokodowe (np. platforma low-code nAxiom) działają w oparciu o wbudowane silniki takie jak: workflow, optyczne rozpoznawanie tekstu (OCR), uczenie maszynowe (ML), sztuczna inteligencja (AI) czy robotyzacja procesów biznesowych (RPA). Co więcej, większość dostępnych rozwiązań pozwala na szybkie tworzenie oraz dostarczanie gotowych aplikacji biznesowych dopasowanych do potrzeb zarówno pracowników, jak i samego przedsiębiorstwa. Rozbudowane oraz zaawansowane funkcjonalności realnie wpływają na utrzymanie konkurencyjności na rynku, a także odpowiadają na dynamiczne zmiany zachodzące w biznesie.
Rys. 1. Schemat wizualnego projektowania procesu obiegu dokumentów w platformie low-code nAxiom.
Jakie problemy rozwiązuje elektroniczny obieg dokumentów?
Zagłębiając się w temat obiegu dokumentów, można zauważyć, że coraz więcej przedsiębiorstw jest świadomych, jakie wady ma tradycyjny obieg. Poszukując rozwiązania dotychczasowych problemów, okazuje się, że istnieje godna zainteresowania alternatywa, która pozwala na wydajniejsze oraz płynne funkcjonowanie firmy. Właśnie takim rozwiązaniem jest elektroniczny obieg dokumentów (EOD) pozwalający na wyeliminowanie większości problemów, z którymi borykają się pracownicy podczas wykonywania codziennych obowiązków. Przed pełnym wdrożeniem konieczne jest jednak przeprowadzenie procesu digitalizacji całości lub wybranej części posiadanych dokumentów w formie papierowej. Funkcjonalność Document Management System (DMS) zintegrowana z elektronicznym obiegiem dokumentów umożliwia przechowywanie w pełni zdigitalizowanych zasobów w bibliotece zawieszonej w chmurze lub na serwerach. Wszystkie przechowywane pliki są chronione przed usunięciem, modyfikacjami oraz dostępnością osób bez uprawnień przez wysokiej klasy standardy bezpieczeństwa. Dodatkowo EOD pozwala na szybkie i sprawne przeszukiwanie zasobów, co umożliwia błyskawiczne znalezienie dokumentu spełniającego określone kryteria. Za pomocą systemu elektronicznego obiegu dokumentów można przekazać np. pismo innym uczestnikom procesu, dzięki czemu firma działa sprawnie i efektywnie.
Jak wygląda wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów?
Wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów to korzyści dla osób zajmujących się księgowością, sprawami personalnymi (HR), administracją, logistyką czy zarządzaniem. Sam proces wdrożenia wraz z wszystkimi etapami wymaga nie tylko poświęcenia czasu specjalistów, ale przede wszystkim osoby merytorycznej znającej organizację, w której rozwiązanie będzie funkcjonować. Pracownik wytypowany do koordynowania całego projektu musi znać firmę, zachodzące procesy, strukturę oraz zakres uprawnień i odpowiedzialności osób obejmujących konkretne stanowiska. Jednym z pierwszych etapów wdrożenia EOD jest sporządzenie analizy przedwdrożeniowej. Podczas tego etapu pojawiają się także pytania związane z najczęściej występującymi problemami związanymi m.in. z procedowaniem dokumentów. Sama analiza jest przeprowadzana także w celu ustalenia, czy elektroniczny obieg dokumentów wymaga integracji z innymi, już działającymi w przedsiębiorstwie systemami.
Elementy analizy przedwdrożeniowej:
- sporządzenie opisu dotyczącego obecnie funkcjonujących rozwiązań,
- wykonanie opisu potrzeb Klienta,
- przygotowanie raportu z analizy przedwdrożeniowej wraz z dokładnym opisem funkcjonalności systemów oraz wymaganiami Klienta,
- opracowanie pełnej dokumentacji projektu z makietą oferowanego systemu oraz propozycją rozwiązań,
- wycena.
Kolejnym etapem wdrożenia elektronicznego obiegu dokumentów jest akceptacja wszystkich ustaleń oraz sugestii po przeprowadzonej analizie przedwdrożeniowej. W momencie uzyskania pełnej akceptacji firmy zajmujące się wdrożeniem rozpoczynają cały proces, który w zależności od złożoności projektu może trwać od 2 do 12 miesięcy. Następnym etapem jest proces przygotowania zasobów przedsiębiorstwa. Konieczne jest zaktualizowanie obecnej dokumentacji w celu posiadania w miarę możliwości w pełni elektronicznej bazy (DMS). W momencie kiedy repozytorium jest już gotowe, warto także zorganizować szkolenie dla pracowników, podczas którego osoby odpowiedzialne za dane zagadnienia dowiedzą się, jak wykorzystać funkcjonalności EOD.
Podsumowanie
Wybierając system elektronicznego obiegu dokumentów, warto postawić na rozwiązanie, które będzie odpowiadać na potrzeby przedsiębiorstwa. Dostępność technologii low-code sprawia, że wiele firm decyduje się właśnie na takie narzędzie, które oferuje zarówno podstawowe, jak i rozszerzone funkcjonalności. Sam system elektronicznego obiegu dokumentu spełnia oczekiwania działów sprzedaży, finansowych, HR, marketingu oraz IT, usprawniając komunikację oraz przepływ informacji w całej firmie. Właściwie wykorzystany system przyspiesza wykonywanie codziennych obowiązków ułatwiając pracę.
Powiązane wpisy
-
Dystrybucja dokumentów w firmie – jak wyeliminować opóźnienia?
Firmy już dawno zrezygnowały z tradycyjnych metod dystrybucji informacji na papierze, wybierając formę elektroniczną. Ograniczenie konieczności (...)
-
Skuteczne wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów – jak zacząć?
Wdrożenie każdego systemu niezależnie od funkcjonalności wymaga czasu poświęconego na analizę potrzeb Klienta oraz przygotowanie projektu. Tylko (...)
-
System workflow – czym jest i dlaczego warto go stosować?
W celu zbudowania i utrzymania przewagi konkurencyjnej przedsiębiorstwa muszą stale wdrażać nowe produkty i rozwijać te istniejące przy (...)