Transformacja cyfrowa w fakturowaniu. KSeF jako nowy standard w obrocie gospodarczym

Data publikacji:
KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur to ogólnokrajowy system informatyczny, którego celem jest usprawnienie obiegu faktur elektronicznych, zwiększenie bezpieczeństwa transakcji oraz ułatwienie rozliczeń podatkowych zarówno dla małych i dużych przedsiębiorców, jak i administracji. Już w 2026 roku jego stosowanie ma stać się nie tylko standardem, ale też wymogiem, do którego będzie musiał stosować się każdy podatnik prowadzący działalność gospodarczą lub mający siedzibę firmy w Polsce.

KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur to ogólnokrajowy system informatyczny, którego celem jest usprawnienie obiegu faktur elektronicznych, zwiększenie bezpieczeństwa transakcji oraz ułatwienie rozliczeń podatkowych zarówno dla małych i dużych przedsiębiorców, jak i administracji. Już w 2026 roku jego stosowanie ma stać się nie tylko standardem, ale też wymogiem, do którego będzie musiał stosować się każdy podatnik prowadzący działalność gospodarczą lub mający siedzibę firmy w Polsce.

Zgodnie z założeniem Krajowy System e-Faktur ma ujednolicić sposób rozliczania dokumentów księgowych między podmiotami gospodarczymi i ułatwić związaną z tym komunikację firm z instytucjami skarbowymi.

Co to jest i jak działa KSeF?

Krajowy System e-Faktur jest rozwiązaniem informatycznym umożliwiającym wystawianie, wysyłanie oraz odbieranie faktur drogą elektroniczną. Każda z nich ma postać faktury ustrukturyzowanej, czyli zapisanej w formacie XML, zgodnie ze wzorem określonym przez Ministerstwo Finansów. Kluczowym założeniem KSeF jest uszczelnienie systemu podatkowego oraz wzmocnienie kontroli nad obiegiem dokumentów. Stanie się to możliwe, ponieważ FV zaraz po wystawieniu otrzymuje numer identyfikacyjny i pojawia się w centralnym rejestrze, co zapewnia natychmiastowy dostęp do danych zarówno nabywcom, jak i administracji skarbowej. Cały proces ma zwiększyć bezpieczeństwo obrotu gospodarczego, uprościć obowiązki administracyjne oraz przyspieszyć obieg dokumentów między firmami a fiskusem.

Jakie są różnice między fakturą ustrukturyzowaną a tradycyjną e-fakturą?

Faktura ustrukturyzowana stanowi specyficzną formę faktury elektronicznej. Jest zapisana w formacie XML, a cała jej struktura oraz zawartość są ściśle ustandaryzowane - zgodnie z wytycznymi Ministerstwa Finansów. Dzięki temu możliwe jest automatyczne przetwarzanie dokumentu przez systemy informatyczne, wyeliminowanie konieczności ręcznego wprowadzania danych i zminimalizowanie ryzyka błędów. W przeciwieństwie do faktury ustandaryzowanej, tradycyjna faktura elektroniczna nie posiada jednolitej struktury. Zapisuje się ją najczęściej w formacie PDF, co z kolei może utrudniać jej automatyczną analizę i integrację z systemami księgowymi czy podatkowymi.

Kto musi korzystać z KSeF i czy jest to obowiązkowe?

System KSeF jest dostępny od 2022 roku jednak dotychczas jego stosowanie nie było obowiązkowe. Już w 2026 roku ma się to zmienić, co w praktyce sprawi, że każda e-faktura wystawiana przez przedsiębiorcę działającego w Polsce będzie trafiała do odbiorcy poprzez KSeF. Nie ma znaczenia, czy będzie on aktywnym płatnikiem VAT, czy będzie z niego zwolniony. Przepisy przewidują jedynie 5 wyjątków, w których obowiązek e-fakturowania nie będzie miał zastosowania. Dotyczą one:

Podatników prowadzących działalność poza Polską, którzy nie posiadają tutaj siedziby ani stałego miejsca prowadzenia działalności.
Podatników mających stałe miejsce działalności w Polsce, lecz realizujących dostawę towarów lub usług, które mają miejsce poza granicami kraju.

  • Faktur dokumentujących sprzedaż rozliczaną w ramach unijnych procedur specjalnych OSS i IOSS.
  • Faktur wystawianych dla konsumentów końcowych oraz rolników ryczałtowych.
  • Faktur w wersji uproszczonej.

W kwietniu 2025 roku Ministerstwo Finansów poinformowało o wprowadzeniu obowiązku wystawiania faktur elektronicznych dla wszystkich podatników, zarówno czynnych, jak i zwolnionych z VAT. Proces przejścia na e-fakturowanie będzie realizowany w dwóch kluczowych etapach, z możliwością dodatkowego odroczenia dla najmniejszych przedsiębiorców.

  • Etap 1 (od 1 lutego 2026) - obejmie dużych przedsiębiorców, których wartość sprzedaży w 2024 roku przekroczyła kwotę 200 mln zł.
  • Etap 2 (od 1 kwietnia 2026) – rozszerzy obowiązek e-fakturowania na wszystkie inne firmy, oprócz najmniejszych podatników, którzy mają bardzo małe transakcje (do 450 zł na jedną fakturę i do 10 tys. zł sprzedaży miesięcznie). W tych przypadkach obowiązek korzystania z KSeF zacznie obowiązywać od 1 stycznia 2027 roku.

Jakie korzyści wynikają z korzystania z KSeF?

KSeF to nowoczesne narzędzie, które znacząco usprawnia procesy fakturowania i rozliczeń podatkowych. Jego wdrożenie przynosi szereg korzyści zarówno dla przedsiębiorców, jak i dla administracji skarbowej, wpływając na większą efektywność, bezpieczeństwo i przejrzystość obrotu gospodarczego.

  • Możliwość szybszego zwrotu podatku VAT — w ciągu 40 dni zamiast standardowych 60 dni.
  • Wyeliminowanie konieczności samodzielnego przechowywania oraz archiwizacji większości faktur.
  • Brak potrzeby sporządzania duplikatów faktur, ponieważ dokumenty w KSeF są bezpiecznie przechowywane i dostępne na żądanie.
  • Zmniejszenie ryzyka błędów przy wystawianiu faktur dzięki standaryzacji formatu.
  • Ułatwiona i zautomatyzowana wymiana faktur elektronicznych między podmiotami gospodarczymi.
  • Możliwość automatycznego importu danych z faktur zakupowych do systemów finansowo-księgowych.
  • Wprowadzenie jednolitego, obowiązującego formatu faktury.
  • Zwolnienie z obowiązku dostarczania faktur (w tym w formacie JPK_FA) podczas kontroli i innych czynności sprawdzających.
  • Uszczelnienie systemu podatkowego poprzez domniemanie autentyczności i integralności faktur.
  • Gwarancja bezpieczeństwa i nienaruszalności danych przechowywanych w systemie.
  • Zwiększenie transparentności i przejrzystości obrotu gospodarczego.

Jak KSeF współpracuje z systemami Comarch?

Krajowy System e-Faktur służy przede wszystkim do automatycznej wymiany faktur o charakterze ustrukturyzowanym. Żeby wystawić fakturę w systemie, przedsiębiorcy będą zmuszeni skorzystać z odpowiedniego oprogramowania finansowo-księgowego, a następnie przesłać dokument do Krajowego Systemu e-Faktur, który podda dokument weryfikacji, sprawdzając jego zgodność z przyjętym standardem. Systemy Comarch zostały wyposażone w dedykowane moduły, umożliwiające ich pełną integrację z Krajowym Systemem e-Faktur.

Przedsiębiorcy korzystający z systemów finansowo-księgowych Comarch ERP (Optima, XL) mogą w prosty sposób generować, wysyłać i odbierać faktury ustrukturyzowane. System automatycznie sprawdza poprawność dokumentów XML, nadaje im unikalne numery w KSeF i na bieżąco aktualizuje statusy – dzięki temu eliminuje błędy i przyspiesza obieg faktur. Moduł e Fakturowania sam archiwizuje dokumenty zgodnie z przepisami, a regularne aktualizacje gwarantują, że wszystko jest zgodne z wytycznymi Ministerstwa Finansów. To rozwiązanie odciąża księgowość i zwiększa przejrzystość rozliczeń.

Podsumowanie

Mobilna aplikacja KSeF, opracowana przez Ministerstwo Finansów, pozwala na kompleksowe zarządzanie fakturami bezpośrednio na smartfonie. Obecnie dostępna bezpłatnie w Google Play i App Store dla użytkowników dobrowolnego KSeF, zostanie wkrótce rozbudowana do wersji 2.0. Dzięki temu dotychczasowe środowisko aplikacyjne pozwoli płynnie przejść do obligatoryjnego e-fakturowania, które wejdzie w życie od 1 lutego 2026 r.

Powiązane wpisy


Skontaktuj się z naszym specjalistą