Rozwiązania informatyczne wspierające zarządzanie PPK
Przystąpienie pracodawców do Pracowniczych Planów Kapitałowych zostało rozłożone na lata 2019-2021. Kolejność dołączania do programu uzależniona jest m. in. od wielkości zatrudnienia. Przedsiębiorstwa, które nie przystąpią do PPK w obowiązującym ich terminie, zostaną ukarane karą grzywny do 1,5% wysokości całego funduszu wynagrodzeń. Obciążone finansowo zostaną również te podmioty, które nie zawrą umowy z wybraną instytucją finansową i nie dopełnią obowiązków wynikających z programu.
Obowiązki pracodawcy wynikające z PPK
Prowadzenie Pracowniczych Planów Kapitałowych to dla firm wyzwanie organizacyjne i prawne, wymagające wdrożenia lub dostosowania obecnie używanych systemów kadrowo-płacowych do nowych regulacji. Ustawa o PKK nakłada na podmioty zatrudniające szereg obowiązków. Pracodawca jest zobowiązany m. in. do wyboru instytucji finansowej i zawarcia z nią umowy o prowadzenie PPK. Zmianie ulega także sposób naliczania wynagrodzeń obejmujących wpłaty na rzecz Pracowniczych Planów Kapitałowych – konieczne jest prowadzenie dodatkowych rozliczeń i dokumentacji, a także terminowe dokonywanie wpłat. Rolą pracodawcy jest również zapewnienie prawidłowej komunikacji z pracownikiem oraz instytucją finansową poprzez sprawne i terminowe przesyłanie:
- informacji o rezygnacji lub ponownym dołączeniu pracownika do programu,
- wniosków o przytępieniu do programu osób po 55 r. życia,
- innych danych pracowniczych niezbędnych do prowadzenia PPK.
Powyższe działania można uporządkować i usprawnić dzięki dostępnym na rynku technologiom. Dedykowane aplikacje do pełnej obsługi PPK pozalają zautomatyzować procesy w tym obszarze, począwszy od zgłoszenia osób zatrudnionych do programu, kończąc na przekazywaniu wpłat do instytucji finansowej, z którą pracodawca współpracuje.
Aplikacja COMARCH PPK
Comarch PPK to aplikacja, która wspiera prowadzenie i zarządzanie Pracowniczymi Planami Kapitałowymi. Oprogramowanie integruje się z modułem kadrowo-płacowym Comarch ERP HR. Bez przeszkód funkcjonuje również jako wersja samodzielna, współpracując z systemami do obsługi kadrowo-płacowej innych producentów.
Podstawowe funkcjonalności aplikacji obsługują takie procesy jak: rejestr i prowadzenie ewidencji pracowników, przygotowanie wykazu osób, które przystąpiły oraz wypisały się z programu, naliczanie i ewidencja miesięcznych składek oraz deklarowanych procentowych składek członkowskich dla PPK. Ponadto rozwiązanie umożliwia tworzenie plików zgłoszeniowych i wyrejestrowujących uczestników programu oraz innych zestawień z informacjami aktualizującymi dane dla instytucji finansowej, z którą współpracuje pracodawca. Oprogramowanie jest stale rozwijane. W przyszłości jego funkcjonalności mają umożliwiać przesłanie do instytucji finansowej informacji o ustaniu zatrudnienia pracownika, automatycznym wznowieniu uczestnictwa w PPK i o zmianie danych do kontaktu elektronicznego uczestnika PPK.
Współpraca producenta aplikacji z instytucjami finansowymi uprawnionymi do prowadzenia i zarządzania PPK przełożyła się na wiele udogodnień dla pracodawców. Oprogramowanie umożliwia zawieranie z wybranymi instytucjami umów online oraz prowadzenie komunikacji w zakresie rejestracji pracownika, deklaracji czy przesłania informacji o składkach w oparciu o z bezplikową wymianę danych poprzez API. Na liście instytucji znajdują się: Aviva Investors Poland Towarzystwo Funduszy Inwestycyjnych S.A., AXA Towarzystwo Funduszy Inwestycyjnych S.A. i Towarzystwo Funduszy Inwestycyjnych Allianz Polska S.A.
TETA HR z modułem PPK
TETA PPK to jeden z modułów TETA HR, który pomaga uporządkować i zautomatyzować procesy związane z prowadzeniem Pracowniczych Planów Kapitałowych w średnich i dużych przedsiębiorstwach. Wspiera pracodawcę w realizacji takich obowiązków, jak zgłoszenie osób zatrudnionych do programu, przekazywanie wybranej instytucji finansowej wymaganych danych pracowniczych, przyjmowanie oświadczeń członków programu, naliczanie wpłat finansowych oraz wpłatę do instytucji prowadzącej. Obsługa tych procesów jest możliwa dzięki zautomatyzowanej komunikacji pomiędzy oprogramowaniem TETA HR, a oprogramowaniem wybranej instytucji finansowej, w oparciu o standard plików XML. Obszar komunikacji na linii pracownik-pracodawca usprawnia aplikacja TETA ME. Umożliwia ona przyśpieszenie procesu zbierania nformacji, które do tej pory nie były gromadzone przez pracodawcę, a których wymaga obecnie ustawa.
Podsumowanie
Pracownicze Plany Kapitałowe wiążą się z licznymi obowiązkami prawnymi i organizacyjnymi, szczególnie w początkowym etapie, kiedy firma przystępuje do programu. Dostępne na rynku dedykowane aplikacje do obsługi PPK pomagają w sprawnym uruchomieniu, a następnie zarządzaniu Pracowniczymi Planami Kapitałowymi w firmie. Ich funkcjonalności umożliwiają uporządkowanie i zautomatyzowanie procesów, dzięki czemu zarządzanie PPK jest łatwiejsze. Dlatego rozwiązania tej klasy stanowią duże odciążenie działów kadrowo-płacowych, na które spadła większość obowiązków związanych z PPK.
Powiązane wpisy
-
Jaki system elektronicznego obiegu dokumentów wybrać?
Najlepszy system elektronicznego obiegu dokumentów to taki, który zapewnia najlepszy zwrot z inwestycji. Przy założeniu, że zależy nam na systemie (...)
-
Jak wygląda obieg dokumentów w firmie i jak go usprawnić?
Obieg dokumentów w firmie obejmuje większość obszarów jej działania. Związany z księgowością, kadrami, zamówieniami i wieloma innymi wymusza w (...)