E-legitymacja. O nowych obowiązkach i związanych z nimi wyzwaniach w obszarze edukacji
Zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Edukacji i Nauki z dnia 7 czerwca 2023 r. w sprawie świadectw, dyplomów państwowych i innych druków obowiązek stosowania legitymacji plastikowej obejmie wyłącznie pierwszoklasistów i sytuacje, kiedy zachodzi konieczność wydania duplikatu zagubionego lub zniszczonego dokumentu. Jednak mimo wprowadzonego ograniczania, dopełnienie obowiązku ustawowego i tak będzie dużym przedsięwzięciem organizacyjnym dla obszaru edukacji. Dlatego już teraz warto przygotować się do nachodzących zmian, aby w sposób sprawny realizować wymogi rozporządzenia.
Nowe wyzwania organizacyjne w obszarze edukacji
Pierwszym wyzwaniem wynikającym ze zmiany formatu legitymacji będzie zamówienie odpowiedniej liczby blankietów do wydania nowych dokumentów oraz potrzebnych duplikatów. W sezonie naboru do Polskiej Wytwórni Papierów Wartościowych przesłanych zostanie wiele zamówień, których obsłużenie będzie wymagało czasu. Podobnie jak późniejsza personalizacja i wydruk dokumentów, dokonywany przez podmiot zewnętrzny świadczący tego rodzaju usługę. Procedura przygotowania zaplanowanej partii legitymacji może więc trwać nawet kilka tygodni. Już teraz wielu dyrektorów i pracowników administracyjnych wyraża obawę o możliwe opóźnienia w przygotowaniu wymaganych dokumentów, zwłaszcza że jeszcze końcem rekrutacji pojawiają się uczniowie chcący zapisać się do szkoły. Co więcej, w trakcie trwania roku zgłaszane są zagubienia i zniszczenia legitymacji. Tego rodzaju zdarzenia wiążą się z koniecznością wysyłania do wydruku jednego bądź kilku blankietów poza wcześniej zaplanowaną partią.
Jednak na tym wyzwania się nie kończą. Szkoły mają obowiązek zarządzania cyklem życia legitymacji, co oznacza konieczność skrupulatnego prowadzenia rejestru wydanych dokumentów, duplikatów, hologramów. Każda informacja musi zostać odnotowana i zarchiwizowana, co w przypadku ręcznie prowadzonej dokumentacji może zwiększać ryzyko pomyłek i wydłużać czas wyszukiwania danych.
Dokument tożsamości ucznia i karta dostępu w jednym
Najprostszą wersją nowej legitymacji jest plastikowy blankiet z nadrukowanymi danymi personalnymi ucznia, który stanowi dokument identyfikacji tożsamości. Jednak może on mieć opcjonalnie umieszczoną warstwę elektroniczną, która z dokumentu czyni kartę autentykacji w zakresie kontroli dostępu i korzystania z biblioteki, stołówki czy szafki. Elektroniczna legitymacja może też pełnić funkcję biletu miejskiego. Zakres funkcjonalny e-legitymacji zależy od systemów zewnętrznych, z którymi system będzie integrowany. W kontekście e-legitymacji jako karty wielofunkcyjnej pojawia się również pojęcie m-legitymacji dostępnej na urządzeniach mobilnych, która jednak nie stanowi dokumentu i nie może funkcjonować samodzielnie, a wyłącznie jako uzupełnienie wersji plastikowej.
O zmianie papierowej legitymacji na plastikową z opcjonalnym układem elektronicznym mówi się już od dawna, jako rozwiązaniu wygodnym dla uczniów i pracowników administracji. I o ile do niedawna była to jeszcze opcja dobrowolna, o tyle teraz plastikowa wersja staje się obowiązkową, otwierając drogę dla dalszej cyfryzacji.
System Elektronicznej Legitymacji Szkolnej
Z chwilą wejścia w życie ustawy dającej możliwość korzystania z e-legitymacji pojawiły się pierwsze szkoły zainteresowane wprowadzeniem jej w miejsce tradycyjnej. I nie chodziło wyłącznie o zastąpienie papierowego dokumentu tożsamości, lecz o stworzenie wielofunkcyjnej karty identyfikacji i autentykacji.
„System Elektronicznej Legitymacji Szkolnej (SELS), będący naszym autorskim rozwiązaniem zbudowanym w oparciu o Platformę Multiportalową web360, wdrożyliśmy w Zespole Szkół Technicznych i Ogólnokształcących w Jarosławiu, Zespole Szkół Łączności w Krakowie oraz Szkole Mistrzostwa Sportowego Resovia w Rzeszowie – wyjaśnia Aleksander Maziarz, Dyrektor Sprzedaży Obszaru Public w OPTeam. – W każdej ze szkół uczniowie otrzymali dokument służący nie tylko identyfikacji tożsamości, ale zapewniający też wygodny dostęp do usług świadczonych przez daną placówkę edukacyjną.”
„System Elektronicznej Legitymacji Szkolnej stworzony przez OPTeam w dłuższej perspektywie pozwoli znacznie przyspieszyć czynności administracyjne, związane z obsługą uczniów, którzy mogą posługiwać się praktycznymi dokumentami pełniącymi funkcję identyfikatorów i kart dostępu do usług, np.: biblioteki szkolnej, stołówki w internacie szkoły, biletu okresowego komunikacji miejskiej, krakowskiej karty rodziny wielodzietnej itp.” – dodaje Dyrektor Zespołu Szkół Łączności w Krakowie.
Wymienione szkoły dysponują kompletnym System Elektronicznej Legitymacji Szkolnej, w pełni samodzielnie realizując procedurę personalizacji i wydruku dokumentów dla uczniów. Posiadają aplikację do personalizacji i rejestrowania cyklu życia legitymacji, drukarkę umożliwiającą wydruk graficznie opracowanych blankietów, a także opcjonalnie czytnik identyfikujący zapisany w układzie elektronicznym unikalny numer. Numer ten automatycznie jest zapisywany w systemie i innym zintegrowanym z nim oprogramowaniem użytkowanym w szkole, dzięki czemu e-legitymacja może pełnić wiele dodatkowych funkcji. Dane na potrzeby przygotowania legitymacji mogą być importowane do systemu w pliku Excel pobranym z e-dziennika lub przesyłane dzięki integracji obu rozwiązań.
„W sezonie naboru zawsze istnieje ryzyko, że usługodawca nie będzie w stanie dotrzymać terminu dostarczenia gotowych legitymacji – mówi Maciej Bajorek, Dyrektor Szkoły Mistrzostwa Sportowego Resovia w Rzeszowie. – Dlatego wdrożyliśmy system, który zapewnia nam niezależność i swobodę personalizacji oraz wydruku legitymacji bez względu na ilość potrzebnych w danym momencie dokumentów. I jak szybko się okazało, była to dobra decyzja, ponieważ w zaledwie dwa dni udało się nam samodzielnie przygotować aż 400 legitymacji. W związku z tym nie tylko pierwszoklasiści otrzymali nowe wersje dokumentów, ale wszyscy uczniowie uczęszczający do naszej szkoły.”
SELS nie wymaga inwestowania w infrastrukturę IT, serwery czy inne urządzenia. Wystarczy dostęp do komputera i przeglądarki internetowej, ponieważ system działa w prywatnej chmurze OPTeam. Firma udziela wsparcia we wdrożeniu, utrzymaniu i obsłudze systemu. SELS jest licencjonowany subskrypcyjnie, dzięki czemu jednostka edukacyjna otrzymuje oprogramowanie zgodne z przepisami prawa i nie musi ponosić kosztów z tytułu dostosowania go do zmieniających się regulacji.
SELS w modelu indywidualnym i grupowym
Każda szkoła może w ramach własnych struktur wdrożyć i użytkować System Elektronicznej Legitymacji Szkolnej. Jednak istnieje też możliwość obsługi placówek edukacyjnych danego regionu z poziomu jednostki nadrzędnej, jak CUW, ZEAS czy wydział oświaty. Decyzja podyktowana jest różnymi czynnikami, jak ilość uczniów czy możliwości finansowe. Bez względu na wybrany model licencjonowania personalizacja i wydruk legitymacji eliminuje konieczność przekazywania danych wrażliwych do zewnętrznego usługodawcy, co jest znacznie wygodniejsze, a przede bezpieczniejsze.
„Nasze podejście do modelu subskrypcji SELS wynika ze znajomości sektora edukacyjnego i doświadczenia na rynku szkolnictwa wyższego, gdzie jak dotąd dostarczyliśmy ponad 5 milionów legitymacji studenckiej – wyjaśnia Maciej Stanisławczyk, Business Development Manager w OPTeam. – Przez lata wypracowaliśmy kompetencje, które pozwoliły nam stworzyć narzędzie skutecznie usprawniające procesy personalizacji i wydruku legitymacji, ale też dające możliwość wykorzystania układu elektronicznego do obsługi usług z zakresu kontroli dostępu.”
W przypadku modelu indywidualnego administratorem danych jest szkoła, która samodzielnie dokonuje personalizacji i wydruku legitymacji. W modelu grupowym jest nim jednostka nadrzędna, która dysponuje systemem i obsługuje podlegające jej placówki w zakresie wydruku opracowanych graficznie dokumentów.
Bezpłatne webinarium
1 marca 2024, godzina 10:00 Zarejestruj się teraz!
Każda szkoła posiada dostęp do aplikacji, w której pracownik sekretariatu personalizuje blankiety, korzystając z danych pobieranych z e-dziennika. Po zakończeniu prac tworzy zlecenie i przesyła je do jednostki nadrzędnej, gdzie odbiera je i realizuje administrator SELS. Komplet wydrukowanych przez niego legitymacji dostarczany jest do danej szkoły, gdzie po naklejeniu hologramu dokumenty wydawane są uczniom. Każdy krok związany z procedurą obsługi e-legitymacji jest odnotowywany w rejestrze. Analogicznie wygląda zlecenie wydruku jednej lub kilku legitymacji, które obsługiwane jest znacznie szybciej niż w przypadku przekazania usługodawcy zewnętrznemu.
Bezpieczne i wygodne zarządzanie cyklem życia legitymacji
System Elektronicznej Legitymacji Szkolnej to pewność wywiązania się z nałożonych obowiązków ustawowych. Umożliwia zarządzanie cyklem życia legitymacji, które wymagają prowadzenia ścisłej ewidencji zawierającej dane i adnotacje z procedury obsługi. Do minimum skraca część administracyjną, a więc czas przygotowania dokumentów, które we właściwym terminie mogą zostać wydane uczniom. W dowolnym momencie może być drukowana pojedyncza legitymacja, jak i partia kilku, a nawet kilkudziesięciu blankietów. Fakt, że procedura w całości realizowana jest w ramach własnych struktur organizacyjnych i w jednym systemie zwiększa bezpieczeństwo danych wrażliwych. Nie muszą być już przesyłane, a dostęp do nich zyskuje wyłącznie osoba upoważniona, co eliminuje ryzyko nieuprawnionego wglądu lub udostępnienia. Niewątpliwą zaletą SELS jest możliwość wyboru modelu licencjonowania indywidualnego lub grupowego przekładającego się na oszczędność kosztów tej istotnej w kontekście wchodzących w życie przepisów prawa inwestycji.
Powiązane wpisy
-
Nowe elektroniczne legitymacje studenckie częścią zmian prawnych w szkolnictwie wyższym
Reforma uczelni zapoczątkowana Ustawą 2.0, a w efekcie Rozporządzeniem Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego w sprawie studiów z dnia 27 września (...)