Jak wybrać system CMS? Najważniejsze cechy oprogramowania do tworzenia stron internetowych?
Internet jest ważnym miejscem promocji, ale też komunikacji i współpracy każdej organizacji z otoczeniem społecznym. Dlatego trudno dziś znaleźć firmę, instytucję czy uczelnię, która nie dysponowałaby oficjalną witryną. Niestety zdarza się, że posiadana strona internetowa nie spełnia potrzeb danej organizacji za sprawą nieprawidłowo dobranego systemu CMS. W takiej sytuacji niemożliwa staje się skuteczna realizacja celów biznesowych czy instytucjonalnych w tak ważnej dziś przestrzeni wirtualnej.
Dlaczego potrzebny jest CMS?
Z definicji system CMS to narzędzie do tworzenia stron internetowych i zarządzania ich zawartością bez konieczności prowadzenia prac programistycznych. Ułatwia więc budowę witryny o dopasowanym do potrzeb zakresie funkcjonalnym bez kodowania i daje możliwość zarządzania jej strukturą z poziomu intuicyjnego panelu administracyjnego. Samodzielnie można więc zmieniać hierarchię podstron, dodawać nowe lub usuwać istniejące, aktualizować ich zawartość. W razie potrzeby można robić o wiele więcej, oczywiście jeśli tylko pozwala na to system CMS, na którym postawiono witrynę internetową.
Trzeba bowiem pamiętać, że systemy CMS dzieli się w zależności od potrzeby ich użycia. Niektóre platformy są przystosowane do budowy prostych stron internetowych, inne do bardziej zaawansowanych serwisów. Stąd też mamy do czynienia z rozwiązaniami o funkcjonalnościach odpowiadających potrzebom stron informacyjnych czy blogów, ale też z narzędziami bardziej zaawansowanymi, które mają umożliwiać szereg różnych interakcji z otoczeniem, świadczenie usług drogą elektroniczną czy prowadzących do pozyskiwania i przetwarzania dużej ilości danych.
Jakie przyjąć kryteria wyboru?
Najważniejsze kryteria wyboru systemu CMS to łatwość użytkowania, elastyczność umożliwiająca dostosowywanie, skalowalność zgodnie z potrzebami organizacji, wydajność zapewniająca obsługę rozbudowanych witryn, mechanizmy zabezpieczające przed nieuprawniony, dostępem, integralność pozwalająca na łączenie z innymi systemami.
1. Łatwość użytkowania.
Zazwyczaj z systemu CMS korzysta kilka osób o różnych kompetencjach. Są to programiści odpowiedzialni za utrzymanie witryny, jak i content marketerzy dbający o jej zawartość. Dlatego ważne, aby oprogramowanie posiadało intuicyjny interfejs i edytor WYSIWYG do tworzenia kompletnych projektów stron, który osobom technicznym ułatwi wprowadzanie niestandardowych rozwiązań, a redaktorom tworzenie i edytowanie treści. W edytorze WYSIWYG elementy projektu odzwierciedlają ostateczną jego wersję, dzięki czemu bez konieczności kodowania uzyskujemy pożądaną kompozycję strony głównej, podstron i układu treści. Za sprawą edytora WYSIWYG czas pracy nad budową czy przebudową witryny jest krótszy i nawet osoba bez znajomości HTMLa czy innych stosowanych języków programowania może wykonywać związane z tym prace.
2. Elastyczność dostosowywania.
Elastyczność systemu CMS to możliwość jego dopasowania do indywidualnych wymagań wynikających z rodzaju prowadzonej działalności. Ważne, aby móc wykonać jak najwięcej z poziomu panelu administracyjnego, bez konieczności wsparcia zespołu programistów. Warto więc sprawdzić, jakie wbudowano funkcjonalności i opcje dostosowywania w panelu, ile jest dostępnych dodatkowych rozszerzeń i czy są regularnie wypuszczanie aktualizacje. Oprogramowanie powinno pozwalać na szybkie i łatwe dostosowanie witryny (np. szablony podstron), obsługę wszelkiego rodzaju contentu i na zbieranie danych poprzez właściwe formy interakcji online z użytkownikami.
3. Skalowalność i wydajność.
System CMS powinien rozwijać się wraz z potrzebami organizacji. Jeśli zaistnieje konieczność rozbudowy funkcjonalnej witryny, system zarzadzania treścią powinien dawać taką możliwość poprzez wykorzystanie dostępnych modułów. Co więcej, dobry system CMS musi być zdolny do obsługi dużej i zazwyczaj sukcesywnie rosnącej ilości publikowanego contentu.
4. Mechanizmy zabezpieczające.
Wybierając system CMS, szczególną uwagę należy zwróć na mechanizmy zabezpieczające przed atakami cyberprzestępców. Jest to ważne ze względu na rosnącą liczbę tego rodzaju zagrożeń, które mogą zakłócać prawidłowe funkcjonowanie witryny i w konsekwencji prowadzić do naruszenia treści czy danych użytkowników. Aby zapobiec podobnym zdarzeniom, warto sprawdzić, jakie protokoły bezpieczeństwa posiada system zarządzania treścią. Dodatkową gwarancją ochrony witryny internetowej jest regularna aktualizacja oprogramowania przez producenta pod kątem potencjalnych zagrożeń.
5. Integracja z systemami.
Strona internetowa jest kanałem komunikacji i współpracy marki z otoczeniem zewnętrznym. Za jej pośrednictwem realizowane są cele biznesowe firmy czy też statutowe instytucji. Dlatego system CMS powinien zapewniać możliwość integracji z już używanym oprogramowaniem, jak choćby system do zarządzania relacjami z klientami, systemem dziekanatowym czy systemem klasy ERP. Opcja integracji ułatwia sprawną realizację strategii działania i zapobiega konieczności stosowania aplikacji uzupełniających, co wiąże się z dodatkowym kosztem.
Dowiedz się, jak usprawniliśmy obsługę klienta w Internecie, budując na Platformie Multiportalowej web360 dla znanej marki PeP Strefę Klienta zintegrowaną z użytkowaną w firmie infrastrukturą systemową.
Co jeszcze brać pod uwagę?
Oprócz wymienionych cech systemu CMS, dla większości użytkowników ważną kwestią jest intuicyjny interfejs ułatwiający obsługę zarówno w przypadku rozszerzania funkcjonalności witryny internetowej, jak i tworzenia czy edycji treści. Kolejną kwestią jest łatwość zarządzania dostępami i zakresem uprawnień. Dobry system CMS powinien umożliwiać tworzenie kont o różnym poziomie dostępu – od kompletnych administracyjnych, po redaktorskie pełne lub w wyznaczonym obszarze. W kontekście przydzielonych ról system CMS powinien pozwalać również na określenie łańcucha decyzyjnego – dodawania, zatwierdzania i publikowania komponentów, celem usprawnienia przepływu prac związanych z zarządzaniem witryną.
Podsumowanie
Warunkiem zgodnej z identyfikacją wizualną, funkcjonalnej i wydajnej strony internetowej jest dobrze dobrany system zarządzania treścią. Trzeba bowiem pamiętać, że nie każdy system CMS sprawdzi się w przypadku potrzeb biznesu czy instytucji, które realizują szereg celów związanych z szeroko prowadzoną komunikacją, świadczeniem e-usług czy przetwarzaniem dużej ilości danych. Zazwyczaj potrzebne jest rozwiązanie rozbudowane, o wielu dostępnych komponentach i wyposażone w mechanizmy zabezpieczające witrynę. Tym samym potrzeb witryny firmowej, instytucjonalnej czy uczelnianej nie spełni system CMS, który został zaprojektowany z myślą o blogach czy stronach informacyjnych. W przypadku oficjalnych witryn potrzebna jest profesjonalna platforma, nieustannie rozwijana i systematycznie aktualizowana pod kątem regulacji prawnych czy występujących cyberzagrożeń.
Powiązane wpisy
-
Co to jest system CMS? Czyli wszystko o narzędziach do tworzenia stron internetowych
Wbrew powszechnemu przekonaniu, do stworzenia strony internetowej nie jest wymagana znajomość HTMLa, PHP, CSS czy technologii internetowych. Można (...)