Co to jest system ERP? O rozwiązaniach do zarządzania firmą w kontekście potrzeb współczesnego biznesu

Systemy klasy ERP powstały pod wpływem rosnących potrzeb biznesu zmieniającego się na przestrzeni dekad, ale też dzięki technologii informatycznej, która najpierw umożliwiła ich stworzenie, a następnie udoskonalanie. Pierwsze tego typu rozwiązania służyły wyłącznie kontroli stanu zapasów w magazynie. Z czasem zyskały dodatkowe funkcjonalności ułatwiające również planowanie zasobów pod względem ilości i rodzaju wymaganych surowców – były to systemy planowania potrzeb materiałowych MRP (Material Requirements Planning). Szybko jednak okazało się, że dla wydajności procesów i rentowności firmy również pozostałe aspekty działalności biznesowej wymagają technologicznego wsparcia.

System klasy ERP dla firm

Planowanie zasobów i zarządzanie nimi – tak w dużym skrócie można zdefiniować system ERP (Enterprise Resource Planning). I chodzi tu o zasoby z każdego działu przedsiębiorstwa. Oprogramowanie dla firm integruje więc wszystkie realizowane procesy, a zatem wszystkie obszary – księgowość i finanse, kadry i płace, obieg dokumentów, magazyn, produkcja, logistyka, sprzedaż, marketing, obsługa klientów, przyjmowanie i realizacja zamówień, kontakt z kontrahentami, analiza i raportowanie. W ten sposób ułatwia komunikację między działami, zapewniając pracownikom dostęp do aktualnych i ujednoliconych informacji.

Zintegrowany system ERP jest uniwersalnym oprogramowaniem:

• o architekturze zgodnej ze strukturą przedsiębiorstwa,
• o funkcjonalnościach zgodnych z zakresem każdej działalności.

Dzięki temu może być używany w firmach różnej wielkości i z różnych branż. W każdym przypadku pomaga w planowaniu, zarządzaniu, analizie, rozliczaniu i prognozowaniu, spełniając potrzeby przedsiębiorstwa.

„Współczesne systemy ERP mocno się różnią od tych oferowanych jeszcze kilka lat temu, a raczej zmianie uległy oczekiwania odbiorców, którzy są zdecydowanie lepiej zorientowani w aktualnych możliwościach i mają też bardziej sprecyzowane wymagania. Naturalnie więc, wraz ze zmieniającą się technologią, ewolucji uległy też systemy informatyczne dla firm, zyskując szereg innowacji – dodaje Paulina Wizmur, konsultant handlowy ds. systemów ERP – Wśród cech, które mają decydujące znaczenie przy wyborze systemu, odbiorcy wskazują wydajność, responsywność i łatwość dostępu do informacji. Nie bez znaczenia jest także możliwość bieżącej, szybkiej reakcji na zmiany prawne czy logistyczne (aktualizacje) w błyskawicznie zmieniających się warunkach rynkowych”. „Można więc dziś mówić o inteligentnych systemach informatycznych ERP nowej generacji, w których obok oczekiwanych przez użytkowników funkcjonalności coraz częściej wykorzystuje się również uczenie maszynowe (machine learning), a nawet sztuczną inteligencję (artificial intelligence)” – dodaje Daniel Duda, Dyrektor Pionu Systemów ERP w OPTeam.

Cechy oprogramowania dla biznesu

Systemy informatyczne klasy ERP posiadają szereg standardowych rozwiązań, decydujących o ich użyteczności i możliwości powszechnego zastosowania bez względu na rodzaj prowadzonej działalności. Jednocześnie na bieżąco wprowadzane są w nich innowacje technologiczne, będące odpowiedzią na zmiany rynkowe, a co za tym idzie oczekiwania rozwijających się i nowoczesnych przedsiębiorstw. Wybór systemu ERP uwarunkowany jest więc wieloma jego cechami.

1. Moduły ERP grupujące funkcjonalności.

Cechą charakterystyczną systemów ERP jest budowa modułowa, która sprawia, że oprogramowanie może być dostosowywane pod względem funkcjonalności do rodzaju działalności prowadzonej przez przedsiębiorstwo. Wynika to z tego, że każdy z modułów posiada dokładnie takie funkcje, jakie potrzebne są do obsługi procesów w konkretnym dziale firmy. Przykładowo, moduł Finanse i Księgowość w systemie Comarch ERP XL wyposażony jest funkcjonalności ułatwiające analizy finansowe, księgowanie okresowe, rozliczanie kosztów, prognozowanie wydatków i wpływów. Z kolei moduł CRM posiada szereg dedykowanych funkcjonalności wspomagających zarządzanie sprzedażą – począwszy od zamówienia, aż po zamknięcie transakcji. Z kolei system TimeLine ERP wyróżnia się rozbudowanym modułem do obsługi procesów produkcyjnych, który wyposażony jest w funkcjonalności ułatwiające m. in. planowanie i monitorowanie przebiegu wytwarzania wyrobów, kontrolę stanu zasobów, organizowanie zaopatrzenia materiałowego.

2. Elastyczność w zakresie konfiguracji.

Modułowa budowa sprawia, że system klasy ERP jest rozwiązaniem elastycznym. W zależności od indywidualnych potrzeb firmy, rodzaju i zakresu działalności biznesowej, oprogramowanie można uruchamiać w dowolnym zakresie funkcjonalnym. Firma zajmująca się sprzedażą nie będzie potrzebować modułu produkcyjnego, więc inwestycję ograniczy tylko do tych rozwiązań, które wpisują się w profil działalności. Jeśli tylko sytuacja biznesowa będzie tego wymagać, dodatkowe moduły można wdrożyć w dowolnym momencie.

Elastyczność systemu ERP to jednak nie tylko swobodna konfiguracja modułów, a więc i zgrupowanych w nich dedykowanych funkcjonalności. To również możliwość dopasowywania widoków interfejsu do indywidualnych preferencji, a nawet modyfikacji elementów budujących funkcjonalności. Przykładem może być system TimeLine ERP, który posiada wbudowane narzędzie Rapid Customizing pozwalające na samodzielną modyfikację i rozbudowę oprogramowania (formatki, tabele, wykresy itp.) w obrębie bazy danych, raportów i wydruków, a także interfejsu.

Systemy klasy ERP są również elastyczne ze względu na tzw. skalowalność, czyli zdolność rozwijania ich wraz z rozwojem przedsiębiorstwa. Dzięki niej oprogramowanie działa sprawnie bez względu na liczbę użytkowników, obsługiwanych procesów, jak i ilość gromadzonych danych – co w dobie Big Data jest kluczowe. Ponadto systemy ERP mogą być integrowane z zewnętrznym oprogramowaniem i dopełniającymi aplikacjami biznesowymi w ramach jednej infrastruktury IT.

3. Centralna baza z aktualnymi danymi.

Dla współczesnego przedsiębiorstwa, funkcjonującego na dynamicznie zmieniającym się rynku, charakteryzującym się wysoką konkurencyjnością, bardzo ważna jest możliwość szybkiego i trafnego podejmowania decyzji biznesowych w oparciu o rzetelne dane. Dlatego moduły systemów ERP zintegrowane są w ramach jednej bazy danych o zdefiniowanej strukturze. Stanowi ona centralne repozytorium dla informacji zbieranych z różnych źródeł w czasie rzeczywistym. Ich pozyskiwanie odbywa się w znacznym stopniu w sposób automatyczny, co ogranicza czasochłonne działania związane z ręcznym wprowadzaniem informacji. „Zintegrowanie danych jest ważną cechą systemu ERP. Oznacza, że raz wprowadzone dane, niezależnie od modułu, w którym są zapisywane, dostępne są dla wszystkich użytkowników, dzięki czemu znacząco skraca się czas obsługi poszczególnych operacji w systemie i unika się możliwych pomyłek na etapie ponownego wprowadzania informacji” – wyjaśnia Paulina Wizmur, konsultant handlowy ds. systemów ERP. Pozwala to organizować i usprawniać wykonywane zadania, eliminując sytuacje powielania i rozpraszania danych.

Dodatkowo, dzięki wbudowanym lub zintegrowanym z systemem ERP rozwiązaniem Business Intelligence użytkownicy mają dostęp do spójnych raportów, opartych na aktualnych danych przetwarzanych w czasie rzeczywistym. Przykładowo, w systemie zarządzania produkcją TimeLine ERP moduł analizy i raportowania BI Power Pivot, będący integralną częścią oprogramowania, pozwala na bieżącą ocenę efektów poprzez zestawianie danych zbieranych na bieżąco z założeniami przyjętymi w planie produkcji. Wyniki analiz prezentowane są w formie wizualnej w konfigurowalnych dashboardach menadżerskich. Z kolei narzędzie analityczne Comarch BI Point pozwala na gromadzenie ogromnych zbiorów danych potrzebnych do kompletnej analizy. Dostęp do analiz mogą mieć pojedynczy użytkownicy, jak i wyznaczone grupy, a ich wyniki prezentowane są za pośrednictwem interaktywnych kokpitów menadżerskich.

Dzięki platformom BI pracownicy poszczególnych działów mają dostęp do zawsze aktualnych i spójnych raportów, opartych o dane przetwarzane w czasie rzeczywistym. Pozwala to:

• lepiej kontrolować przebieg procesów zachodzących w różnych działach,
• weryfikować efektywność procesów i porównywać ją ze wstępnymi założeniami,
• szybko identyfikować problemy powodujące obniżenie efektywności,
• na bieżąco wprowadzać zmiany optymalizacyjne i działania naprawcze,
• dokonywać oceny sytuacji w każdym obszarze przedsiębiorstwa.

Analiza przeprowadzana z wykorzystaniem narzędzi Business Intellingence daje rzetelną podstawę do podejmowania szybkich i trafnych decyzji biznesowych, mających na celu zwiększenie wydajności działań i maksymalizację zysków.

4. Technologia internetowa.

„Od współczesnych systemów ERP oczekuje się tzw. dostępności, rozumianej jako możliwość korzystania z oprogramowania, jak i gromadzonych danych przez wszystkich uprawnionych użytkowników, bez względu na miejsce przebywania” – zauważa Daniel Duda, Dyrektor Pionu Systemów ERP. Duży wpływ na zmiany w systemach ERP w tym kontekście miało rozpowszechnienie technologii internetowych i chmurowych. Początkowo systemy ERP instalowane były lokalnie, w ramach własnych zasobów firmy. Rodziło to konieczność posiadania serwerowni ze sprzętem do obsługi oprogramowania, a to wiązało się z dodatkowymi kosztami. Dostęp do Internetu sprawił, że oprogramowanie zaczęto instalować w modelu SaaS, jako usługę w chmurze, korzystającą ze zdalnych serwerów. W rezultacie nowoczesne oprogramowanie dla firm:

• jest dostępne z poziomu przeglądarki internetowej,
• jest obsługiwane z poziomu urządzeń mobilnych,
• pozwala na gromadzenie danych w chmurze.

W ten sposób zarządzanie informacją stało się jeszcze łatwiejsze, bo możliwe z każdego miejsca i dowolnym momencie, bez konieczności instalowania oprogramowania na każdym urządzeniu. „A tak szybki i bezpośredni dostęp do danych sprawia, że wszelkie zadania realizowane są sprawniej i efektywniej” – dodaje Daniel Duda, Dyrektor Pionu Systemów ERP.

Przykłady systemów ERP

Na rynku dostępne są rozwiązania klasy ERP o zróżnicowanym zakresie funkcjonalnym, dostosowane do potrzeb i możliwości dużych, średnich lub małych firm. Wśród nich znajdują się rozbudowane systemy pozwalające na zarządzanie całym przedsiębiorstwem (Comarch ERP XL, TETA ERP), jak również narzędzia specjalizowane – przeznaczone dla określonych działów (np. obszar kadrowo-płacowy, księgowość) czy też odpowiadające profilowi prowadzonej działalności (np. produkcja, magazynowanie, logistyka, sprzedaż). Producenci posiadają w swojej ofercie również dedykowane aplikacje uzupełniające funkcjonalności oprogramowania podstawowego – przykładowo narzędzia do realizacji procesów HR, które ułatwiają obsługę spraw pracowników również w sposób zdalny.
Warto przyjrzeć się najpopularniejszym i najczęściej wybieranym rozwiązaniom informatycznym zarówno polskich, jak i zagranicznych producentów.

• Comarch ERP XL – system przeznaczony dla średnich i dużych przedsiębiorstw o dowolnym profilu działalności. Zawiera szereg funkcjonalności zebranych w modułach odpowiadających działom występującym w strukturze organizacyjnej każdej firmy. Zapewnia szczegółowe analizy biznesowe i pełne raporty potrzebne do oceny efektywności tak poszczególnych działów, jak i całej firmy. Oprogramowanie dostępne jest w wersji serwerowej i Software as a Service (SaaS) pozwalającej na zdalny dostęp. Producent posiada w swojej ofercie dodatkowe natywne narzędzia do integracji z systemem, zwiększające możliwości i komfort użytkowania (np. aplikacja mobilna dla przedstawicieli handlowych).
• Comarch ERP Optima – oprogramowanie dla małych i średnich firm z każdej branży. Posiada funkcjonalności usprawniające procesy w kluczowych obszarach działalności: księgowym, kadrowo-płacowym, handlowo-sprzedażowym. Dzięki wbudowanym rozwiązaniom CRM ułatwia zarządzanie relacjami z klientami. Dla oprogramowania producent przygotował również aplikacje mobilne, które zapewniają dostęp do informacji z dowolnego miejsca.
• Comarch WMS – system usprawniający zarządzanie procesami zachodzącymi w magazynie. Zbudowany jest z dwóch rozwiązań funkcjonalnych – WMS Zarządzanie dla kierowników i dyspozytorów oraz WMS Magazynier dla osób obsługujących magazyn. Ułatwia kontrolę przepływu towarów, wspomaga działania związane z zamawianiem i rozplanowaniem zasobów w obszarze magazynu.
• Comarch BI Point – platforma analityczno-raportowa zapewniająca szybki dostęp do danych dotyczących procesów zachodzących we wszystkich obszarach przedsiębiorstwa. Rozwiązanie umożliwia tworzenie zaawansowanych analiz i raportów pozwalających na ocenę efektywności realizowanych działań biznesowych. Przetwarzane w platformie dane pozyskiwane są z dowolnych rozwiązań IT używanych w przedsiębiorstwie. Narzędzie występuje w pięciu językach (polskim, niemieckim, angielskim, hiszpańskim oraz francuskim), co niewątpliwie docenią firmy międzynarodowe.
• Comarch Altum – system przeznaczony dla wielooddziałowych i międzynarodowych firm. Narzędzie sprawdzi się również w organizacjach holdingowych i sieciach franczyzowych. Za pomocą systemu użytkownicy mogą generować kompleksowe analizy wraz z prognozami, pomagającymi w podejmowaniu trafnych decyzji biznesowych.
• TimeLine – specjalizowany system zarządzania produkcją, zawierający funkcjonalności takich rozwiązań jak APS, MES czy MRP. Posiada wbudowane narzędzie BI Pivot do analizy i raportowania, które pozyskuje i przetwarza dane w czasie rzeczywistym. Dodatkowo narzędzie QC ułatwiające kontrolę jakości procesu wytwarzania, półproduktów i produktów końcowych. Zaletą oprogramowania jest opcja integracji CAD dostępna w obszarze funkcjonalnym PDM, dzięki której lista złożeniowa projektu jest automatycznie importowana do systemu. Oprogramowanie ma również funkcję symulacji procesu wytwarzania na planie, przeprowadzaną na wykresie Gantta lub w kalendarzu, ale bez zakłócania bieżących linii produkcyjnych. Dzięki temu możliwe jest szybkie dokonanie wstępnej kalkulacji projektu na potrzeby przygotowania oferty. Tym, co wyróżnia oprogramowanie jest wbudowane narzędzie Rapid Application Development (RAD), za pomocą którego użytkownik może dokonywać modyfikacji elementów w obszarach raportów, interfejsów i bazy danych.
• TETA ERP – system TETA ERP jest rozwiązaniem o uniwersalnym charakterze, ponieważ został dostosowany zarówno do wymagań firm, jak i uczelni oraz instytucji. Posiada szereg kluczowych funkcjonalności usprawniających procesy zachodzące we wszystkich działach organizacji, dzięki czemu pracownicy zyskują stały dostęp do aktualnych danych. Pomaga to tak w sprawnej realizacji zadań, jak i szybkim podejmowaniu właściwych decyzji zarządzania. System TETA ERP jest w pełni elastyczny, co pozwala na wybór określonego zestawu funkcjonalności, z możliwością wdrożenia kolejnych modułów w przyszłości, jeśli będzie to wymagane w organizacji.
• TETA HR – oprogramowanie wspomagające działania w obszarze zarówno miękkiego, jak i twardego HR. Narzędzie jest przeznaczone dla średnich i dużych firm oraz instytucji mających zaawansowane potrzeby zarządzania polityką personalną. System umożliwia automatyzację procesów takich, jak składanie dokumentów podatkowych, wysyłanie przelewów bankowych czy zarządzanie kompetencjami osób zatrudnionych. Posiada również wbudowaną platformę szkoleniowa Learning Management System.
• TETA ME – aplikacja mobilna TETA ME zapewnia zdalny dostęp do danych personalnych, wniosków urlopowych czy harmonogramu pracy, co przyśpiesza wykonywanie zadań i zwiększa efektywność realizowanych procesów. Użytkownik może korzystać z rozwiązania z poziomu przeglądarki zainstalowanej w smartfonie czy tablecie. Aplikacji posiada moduł „Mój profil”, gdzie pracownicy mogą sprawdzić najważniejsze informacje związane z ich zatrudnieniem – aktualne wynagrodzenie, dane członków rodziny zgłoszonych do ubezpieczenia czy prywatne dane kontaktowe.

Jak wybrać system ERP?

Analizując rynek, można zauważyć, że producenci oprogramowania oferują kilkanaście rozwiązań w postaci mniej lub bardziej zaawansowanych systemów ERP o określonym zakresie funkcjonalnym. Wybierając więc rozwiązanie informatyczne, należy przede wszystkim dopasowywać do potrzeb firmy. Warto dobrze przeanalizować, jakie problemy mają zostać rozwiązane dzięki prawidłowej implementacji narzędzia. Należy zwrócić uwagę czy wsparcia wymaga określony dział, czy też cała organizacja.

Wpływ na decyzję o wyborze systemu ma również fakt, że po wdrożeniu oprogramowania używane jest ono przez wiele lat. Jest to więc dla przedsiębiorstwa kosztowna, choć potrzebna inwestycja. Dlatego właśnie powinna być dobrze przemyślana. Jeśli więc z jakiegoś powodu zebrane informacje wciąż uniemożliwiają dokonanie wyboru, warto skorzystać z wersji demonstracyjnej oprogramowania. Większość producentów udostępnia za darmo demo swojego produktu w celach testowych.

Na co zwrócić uwagę, wybierając system ERP?

• Funkcjonalność – system powinien zawierać przede wszystkim te funkcjonalności, które są firmie potrzebne do poprawy procesów w tych obszarach, w których rzeczywiście występują problemy. Warto też sprawdzić, czy oprogramowanie daje możliwość ewentualnego rozszerzenia zakresu funkcjonalnego wraz z rozwojem firmy. Istotna jest również częstotliwość aktualizacji oprogramowania dokonywana przez producenta, aby na bieżąco odpowiadało ono standardom wynikającym ze zmian prawnych czy gospodarczych.
• Dopasowanie do potrzeb – większość dostępnych systemów może być dowolnie konfigurowanych w zakresie dostępnych modułów. Oznacza to, że spośród funkcjonalności można wybrać i wdrożyć tylko te, których firma rzeczywiście w danym momencie potrzebuje. Pozwala to lepiej dopasować rozwiązanie do potrzeb zgodnie z budżetem przeznaczonym na implementację rozwiązania. Zapobiega też sytuacji, kiedy część z konieczności zakupionych modułów systemu po prostu pozostaje niewykorzystywana.
• Łatwość obsługi – system powinien mieć łatwy, przejrzysty i intuicyjny interfejs, aby pracownicy w krótkim czasie mogli nauczyć się jego obsługi, a późniejsze korzystanie z rozwiązania nie powodowało trudności. Zaletą nowoczesnych narzędzi jest możliwość dostosowania elementów interfejsu do indywidualnych potrzeb użytkowników.
• Prace wdrożeniowe – czas niezbędny na wdrożenie to zwykle kilka miesięcy. Proces implementacji i konfiguracji systemu wymaga zaangażowania wielu specjalistów zarówno po stronie partnera technologicznego, jak i samej organizacji. Warto więc postawić na kompetencje specjalistów IT i wybrać takich, którzy posiadają doświadczenie w implementacji oprogramowania. Istotne będą też szkolenia dla pracowników organizacji z wykorzystania i obsługi systemu.
• Obsługa po wdrożeniowa – wdrożenie systemu ERP to nie wszystko. Równie ważna jest opieka po wdrożeniowa, aktualizacje i wsparcie w utrzymaniu oprogramowania, a także możliwość poszerzania jego funkcjonalności. Jeśli dane oprogramowanie ma zostać wdrożone w międzynarodowym przedsiębiorstwie, warto zwrócić uwagę na możliwość zmiany waluty i dopasowania do panujących w innych krajach przepisów prawa.

Jakie są koszty systemów ERP?

Wdrożenie systemu ERP to niewątpliwie poważna inwestycja, którą jednak bardzo trudno jednoznacznie oszacować. Wynika to z tego, że na łączny koszt składa się kilka czynników, które trzeba brać pod uwagę podczas wyboru rozwiązania, tak aby zmieścić się w planowanym budżecie. W kalkulacji należy wziąć pod uwagę cenę samego oprogramowania (z wybranymi modułami), liczbę stanowisk z dostępem do systemu oraz koszt prac wdrożeniowych (w tym analiza, implementacja, konfiguracja). Niewątpliwie duży wpływ na koszt ma czas uruchomienia oprogramowania, co zależy od ilości wdrażanych funkcjonalności czy też zakresu integracji z innymi rozwiązaniami IT. Ponadto trzeba brać pod uwagę okres asysty technicznej po zakończeniu wdrożenia oraz model licencjonowania. Standardowy wymaga inwestycji w infrastrukturę, co nie jest konieczne w przypadku wersji SaaS.

Warto też sprawdzić, jakie są koszty związane z aktualizacjami, dodatkami programistycznymi czy ewentualnymi szkoleniami dla pracowników. Niski koszt samego oprogramowania może być bardzo przekonujący, jednak późniejsze wydatki mogą spowodować, że całkowita inwestycja przewyższy zakładany budżet. Dokładny koszt implementacji zostanie przedstawiony podczas omawiania szczegółów z przedstawicielem producenta i na podstawie analizy sytuacji firmy.

Podsumowanie

„Obecne zintegrowany system ERP to technologiczna odpowiedź na coraz bardziej wymagający rynek i rosnącą konkurencję. Dzięki zastosowaniu w wielu, często innowacyjnych rozwiązań, realnie zwiększa wydajność przedsiębiorstwa w każdym jej obszarze działania” – podsumowuje Daniel Duda, Dyrektor Pionu Systemów ERP w OPTeam. „Wdrożenie systemu klasy ERP niesie za sobą szereg dość szybkich do zauważenia korzyści. Przede wszystkim, jako systemy zintegrowane i pokrywające funkcjonalnością praktycznie każdy aspekt działalności przedsiębiorstwa, usprawniają pracę większości działów i stanowisk – od produkcji przez handel, dział finansowy, HR, aż po kadrę zarządzającą. Przyśpieszają procesy, eliminują pomyłki na styku różnych działów, a dzięki narzędziom BI pomagają podejmować trafne decyzje na podstawie danych historycznych oraz prognoz. W aktualnej sytuacji, zmieniającej się niezwykle dynamicznie, system ERP realnie umożliwia utrzymanie pozycji rynkowej czy też jej zwiększanie” – dodaje Paulina Wizmur, konsultant handlowy ds. systemów ERP w OPTeam.